A importância das estruturas organizacionais para a resiliência das empresas

Actualmente, a velocidade das mudanças, que advêm da volatilidade económica e tecnológica, obriga as organizações a adaptarem os seus negócios e, consequentemente, as suas estruturas.

Por Beatriz Themudo Barata, Senior Consultant Page Assessement, Michael Page

Neste contexto, a estrutura organizacional (um diagrama visual da empresa que descreve o que os colaboradores fazem, a quem reportam, e como se tomam as decisões em toda a organização) é muito importante para a optimização da empresa e dos seus processos. Sabendo que não existe uma receita sobre as estruturas, pois cada organização é um caso diferente, de uma forma geral, podem-se usar funções, mercados, produtos, geografias ou processos como parâmetros de análise, e adaptarem-se de acordo com a dimensão e o tipo de indústria ou sector a que pertence.

O recente estudo da Gartner, “Future of Work Trends post-COVID-19”, destacou a importância das estruturas organizacionais, para a eficiência e a resiliência no ADN corporativo, principalmente para ultrapassar a época turbulenta, ambígua e de profunda incerteza para as empresas.

Este ano, constatámos que aceleração do trabalho remoto provocou um turbilhão nas organizações e acelerou a adoção da tecnologia para minimizar os danos às operações, à comunicação e, em geral, aos negócios. Nove meses após o início da pandemia, as organizações estão a tornar-se experimentais e fluidas com a forma como abordam o trabalho, o clima organizacional, as expectativas e as relações com os colaboradores. Por isso, actualmente, as palavras-chave são flexibilidade de mentalidade e agilidade para transformar e se adaptar.

Para poder garantir os melhores resultados com o menor investimento, as chefias necessitam de reavaliar as suas estruturas periodicamente. Isto ocorre, sobretudo, quando as empresas crescem consideravelmente num curto espaço de tempo ou passam por mudanças repentinas. Estima-se que esta reavaliação deve ser feita quando a empresa tem uma dimensão entre os 60 e 100 profissionais. Definir uma estrutura clara é, pois, indispensável para o desempenho.

Actualmente, apenas as empresas com um organograma e funções de cada perfil bem descritas serão capazes de alcançar a produtividade máxima. Por isso, é fundamental que a organização tenha um olhar crítico sobre o organograma e respetivos processos para os seus resultados a longo prazo, e estratégias de análise e otimização interna e dos processos dos seus clientes. Na elaboração dessas estratégias, devem ser desenhados todos os processos de uma empresa e controlados os tempos em que os seus colaboradores investem na sua materialização. Deste modo, é possível identificar as áreas de melhoria que permitem a optimização dos processos.

Das várias medidas necessárias para adaptar o modelo organizacional da empresa às necessidades atuais e futuras, destaco a análise e descrição de funções. Uma medida fundamental para melhorar a organização e que se traduz num documento dinâmico, em constante atualização, e que evolui com o desenvolvimento da empresa. Deste modo, é possível evitar duplicações de funções, sobreposições de equipas, identificar mais claramente as responsabilidades, além de uma melhor definição das relações hierárquicas. A partir do modelo organizacional, é possível redefinir o organograma da empresa para um novo plano estratégico, focado na otimização. Um organograma bem definido e eficiente, vai permitir otimizar os custos, e economizar os recursos humanos e económicos que as empresas podem investir, para se dedicarem ao crescimento do seu negócio.

No actual ambiente VUCA (volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade) que atravessamos, mudar a forma como pensamos sobre as estruturas organizacionais pode ajudar as empresas a emergirem desta crise de forma mais forte do que antes.

Perante a transformação digital e a ambiguidade relativamente ao futuro do local de trabalho, a rapidez com que as empresas responderem e executarem o seu plano estrutural e de acção para redesenhar a sua organização, determinará a capacidade de ser bem-sucedido, sustentável e resiliente na nova normalidade e no futuro.