Por Ana Vargas Santos, autora do livro Atenção na Era da Distracção
Durante a fase de teste da semana de quatro dias em Portugal, 75% das empresas implementaram pelo menos uma mudança organizacional. Não é uma consequência, dir-se-ia que é um requisito da experiência: a probabilidade de manter a redução horária é maior entre as empresas que mudaram dois ou mais processos do que entre aquelas que apenas mudaram um ou nenhum processo.
Várias das alterações implementadas pelas organizações estão directamente relacionadas com a promoção do foco dos colaboradores:
- Redução da duração de reuniões
Esta foi a mudança mais frequente entre as empresas participantes no piloto. Ter reuniões mais curtas liberta espaço na agenda para trabalho que exija concentração. Além disso, em alguns casos procurou-se concentrar as reuniões em determinados períodos do dia ou da semana, o que permite que o tempo de foco profundo seja organizado em blocos mais longos, favorecendo as tarefas criativas.
- Criação de períodos de trabalho individual e colectivo
O relatório do projecto piloto dá conta de algumas iniciativas de demarcação dos períodos de foco individual face a períodos de trabalho em equipa, trabalho com clientes, momentos de socialização e pausas. Esta delimitação facilita a gestão de expectativas dos diferentes interlocutores, promove o respeito pela organização individual do tempo e elimina a necessidade de fugir ou trabalhar fora de horas para procurar concentração. Por outro lado, tem o benefício de criar no calendário tempo de colaboração, socialização e interacção com clientes, o que pode contribuir para alimentar a cultura da empresa e o seu nível de serviço.
- Facilitação do acesso à documentação
Esta é uma medida essencial para qualquer empresa que tenha um modelo de trabalho híbrido ou remoto, mas é também importante no caso dos trabalhadores presenciais. Ter a informação disponível e acessível a todos limita as interrupções em horário de trabalho, promove o direito a descansar fora dele e gera poupanças de tempo para o indivíduo e para a empresa.
Não será por acaso que a maior experiência concertada de aumento da eficiência e da produtividade que já se fez em Portugal tenha tido como medidas centrais as de promoção do trabalho focado.
Proteger a atenção individual e colectiva é um desafio e uma exigência que se coloca a qualquer gestor nos dias de hoje. O cérebro humano não está preparado para processar interrupções ao mesmo tempo que produz trabalho cognitivo de qualidade. Cuidar da saúde mental dos colaboradores, promover a conciliação da sua vida pessoal e profissional e potenciar a sua produtividade passa, em grande medida, por preservar a sua capacidade de foco.
