As 10 estratégias (infalíveis) para realizar apresentações de sucesso

Em 2014, num programa de stand-up comedy, Jerry Seinfeld apresentou um estudo sobre os maiores medos das pessoas. Falar em público era o número um e morrer era o número dois. Divertidamente referiu que, tendo em conta estes dados, a maioria das pessoas presentes num funeral, preferiria estar no lugar do morto do que a fazer o discurso cerimonial.

Por Tiago Gomes Santos, consultor de Performance

O artigo que se segue não pretende curar fobias mas vai decifrar quais as 10 principais  estratégias para realizar apresentações de sucesso.

1. Autoconhecimento

 Sun Tzu, célebre general chinês, autor da “Arte da Guerra”, escreveu “se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas. Se você se conhece mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota. Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas”.

Termos autoconhecimento permite-nos conhecer qual o nosso perfil comportamental, que estilo(s) de comunicação e de liderança usamos preferencialmente, quanto tempo necessitamos de preparação ou como gerimos o stress pré apresentação.

2. Conhecimento do produto

Há uns anos recordo-me de escutar um líder de uma equipa comercial dizer aos seus consultores que não precisavam de saber sobre o produto para ter sucesso nas apresentações ao cliente. Bastava criar empatia e usar as técnicas comerciais. Nada mais errado. A experiência diz-me que, os melhores comerciais são aqueles que mais sabem sobre o produto! Não necessitam é de usar todo o conhecimento do produto no pitch. Os clientes, cada vez mais, procuram especialistas e não generalistas.

3. Atitude Positiva

Como diz a música dos Monty Python, “sempre olhar para o lado bom vida” é um mote fundamental para se ter sucesso. Nem sempre as apresentações terão o impacto que pretendemos e nunca estaremos preparados na perfeição para aquele “pitch” decisivo, mas a capacidade de superar as adversidades e tirar aprendizagens com o que correu menos bem é o que significa ter atitude positiva.

4. Preparação

Benjamin Franklin escreveu no século XVIII que “falhar a preparação, é preparar a falha”. Imaginam um Chef de cozinha, com ótimo paladar e muito criativo na junção de ingredientes a não pensar previamente nos ingredientes para os pratos do dia? Certamente que não! A preparação é imprescindível para o sucesso. Para realizarmos apresentações impactantes, temos previamente de responder a perguntas tão importantes como: “qual o objetivo principal neste pitch?”; “O que procura o público-alvo?”; “Que informações valoriza o cliente?”. Num mundo global, as redes sociais aproximam-nos da nossa audiência e termos acesso a mais informações sobre eles já é possível. Ainda ao nível da preparação, seja para apresentações virtuais ou presenciais, importa confirmar se todo o material necessário está ligado e com bateria e se a internet tem boa conexão. Virtualmente, escolher um local tranquilo, com luminosidade e um fundo sóbrio é importante para não gerar ruído visual.

5. Linguagem não verbal

O clássico estudo, mesmo não sendo consensual, apresentado por Albert Mehrabian, que indica que quando recebemos uma mensagem captamos 7% das palavras ditas, 28% do tom de voz e 55% da linguagem corporal, veio colocar o foco na importância da linguagem não verbal. Sabendo que, dependendo do contexto, estas percentagens mudam, nas apresentações em público são certamente semelhantes às defendidas por Mehrabian. Vejamos o exemplo do primeiro frente a frente televisivo entre candidatos a presidente dos EUA em 1960 entre John Kennedy e Richard Nixon. Os debates eram até então transmitidos em exclusivo pela rádio, mas, naquela altura, já 88% dos lares americanos tinham televisão. A sondagem, realizada a quem escutou pela rádio, identificou que Nixon foi o mais competente, mas 74 milhões de americanos viram os candidatos pela tv e o resto é história! Kennedy venceu as eleições e tornou-se o 35º Presidente dos EUA.

Kennedy foi o primeiro político a usar o poder da imagem para influenciar pessoas e hoje podemos tirar lições desse momento. Ter uma postura aberta, ombros inclinados para trás, apresentar de pé com o olhar no interlocutor, utilizar as mãos de forma moderada ou sorrir empaticamente, são algumas das estratégias a usar para criar maior impacto. O mesmo se aplica às apresentações virtuais. Olhar para a câmara e ter uma boa distância para a mesma, de forma a ter visível as mãos e o tronco, são fatores decisivos.

6. Storytelling

O storytelling assumiu protagonismo no marketing nos últimos anos, mas este conceito é a forma mais antiga de passar conhecimento. Ainda antes de deixarmos representações através de símbolos para as gerações futuras, era pelas histórias que se iam passando conhecimentos de geração em geração. Estudos identificam que, quando seguimos uma história, o nosso corpo liberta dopamina e oxitocina que, por sua vez, aumentam os nossos níveis de empatia com o orador. Quando contamos uma história, ela conecta-se diretamente com as emoções de quem a escuta e estas sincronizam as suas ondas cerebrais com as nossas. Como refere Uri Hasson, investigador da Universidade de Princeton, ”as histórias ativam partes específicas no cérebro que fazem com que o ouvinte transforme a história que escuta como sua própria.” As histórias têm o poder de plantar ideias, pensamentos e emoções no cérebro do receptor.

Por isso, ao longo da apresentação, utilizar exemplos concretos, descritivos, verdadeiros e pessoais, de situações de sucesso e insucesso, irá permitir impactar quem nos escuta.

7. Menos é mais

Uma das tentações quando realizamos comunicações é “despejar” a informação toda que sabemos na nossa audiência. Erro crasso! O receio de que fique algo por dizer ou que não mostremos total domínio do assunto toma conta das nossas ações. O que se sabe é que os ouvintes reconhecem maior competência aos que conseguem resumir melhor os tópicos. Para além disso, com uma boa preparação, como referido anteriormente, saberemos o que a nossa audiência procura e seremos específicos e não generalistas. Se o tempo é limitado para os tópicos que queremos abordar, o ideal é optar por aqueles mais importantes, deixando os restantes para outra ocasião, aplicando o princípio de menos é mais. Mesmo sem limite de tempo, vários estudos sugerem que o máximo que um ser humano consegue estar concentrado é de 7 a 10 minutos.

Quando realizamos a apresentação com suporte multimédia existem detalhes fundamentais, como por exemplo, privilegiar imagens, apresentar gráficos e tabelas fáceis de entender, evitar texto abaixo do tamanho 24, utilizar cores simples ou usar imagens à esquerda e texto à direita.

8. Poder das Palavras e dos números

Se vos perguntasse qual a razão do Popeye comer espinafres, a maioria de vocês responderia que era para ter força e derrotar o Brutus para ficar com a Olívia Palito. Poucos seriam aqueles que responderiam que era por ser rico em ferro, cálcio ou coenzima Q10. O mesmo se passa com a nossa audiência. Numa apresentação comercial, a maioria não pretende saber ao detalhe as características do produto. O que procuram é resolver as suas necessidades, que são transformadas no nosso pitch, como benefícios do produto. Resumindo, as características contam, os benefícios vendem!

Para além disso, já todos assistimos àqueles eventos sobre determinado tema, e todos os palestrantes têm as mesmas citações dos autores do costume. No fundo, o que pretendem com essas menções, é ter a prova social que Robert Cialdini explora no livro “Influência”, dando mais poder às palavras apresentadas. Mas serão estes autores os melhores exemplos para todas as comunicações? Certamente não. Uma das estratégias mais importantes, para criar impacto na audiência, é usar citações diferenciadoras, criativas e de referência na área específica com que estamos a lidar.

Quando referenciamos o poder dos números, importa ter em atenção a escala usada nos eixos, as variáveis comparadas ou a linha temporal que podem alterar a nossa percepção dos dados e uma melhor interpretação por parte da audiência. Algo ainda extremamente importante, é a nossa aversão à perda enquanto humanos. Como investigou Amos Tversky e Daniel Kahneman, temos tendência a valorizar mais a perda de algo do que um ganho de igual valor. Significa que, por exemplo na apresentação de um produto, devemos valorizar mais aquilo que o interlocutor vai perder, por não ter o nosso produto, do que aquilo que vai ganhar.

9. Período para perguntas

Há uns anos, num evento âncora sobre negócios, um dos palestrantes, cabeça de cartaz, logo no início da sua apresentação referiu que não ia existir possibilidade de questões. O que levará um especialista a não querer receber perguntas sobre o tópico que domina? Rapidamente especulamos que talvez não queira ficar em xeque com algo, mostrar alguma fraqueza por não saber uma determinada resposta ou quiçá, não ser assim tão especialista. Depois da sua afirmação, não importou qual a verdadeira razão para não existirem questões no final. A especulação destruiu a opinião dos ouvintes e a confiança no orador.

De forma a evitar esta situação é importantíssimo existir um período para perguntas no final da apresentação. Por isso, na preparação, esse tempo tem de ser contabilizado. Se é um momento que pode gerar nervosismo? Obviamente. Ficamos no mesmo estado de alerta que o orador da história descrita, com receio de falhar, mas no final resume-se a duas situações: ou conseguimos responder, ou não sabemos e dizemos que é uma excelente questão que teremos todo o gosto em aprofundar e entrar em contacto para dar a resposta. Em ambas as situações provamos o nosso valor e ganhamos credibilidade.

10. Treino e Feedback

Em 2013, Abel Xavier assume o cargo de treinador do Olhanense e na conferência de imprensa refere que um treinador “treina a dor” e para se ser vencedor tem de se “vencer a dor”. Deixando de lado a questão linguística e os trocadilhos, a verdade é que o processo de treino é normalmente mais exigente do que o competitivo, pois prepara-nos para cenários hipotéticos. Por isso, o treino é fundamental para que se tenha sucesso quando for real. Criar situações de simulação, gravar a nossa apresentação em vídeo e repetir, repetir e repetir são alguns exemplos de como maximizar a prática.

Ainda mais importante, é ter feedback do que estamos a treinar. Pedirmos uma opinião honesta a pessoas de confiança, procurarmos apoio de especialistas e analisarmos criticamente o que fazemos irá permitir evoluir a nossa performance. Como escreveu Angela Duckworth no livro “Grit”, “por muito que o talento conte, o esforço conta a dobrar!”.

Sempre que pensamos num professor memorável ou num líder que nos marcou, todos eles têm uma característica em comum: a sua capacidade de comunicar com impacto. Quando muitos julgam que estes têm uma “capacidade inata” e que “nasceram com esse dom”, a verdade é que todos os comunicadores de sucesso colocam o foco não naquilo que dizem, mas naquilo que os outros percebem. Na essência, valorizam a origem latina da palavra comunicar, que significa “dividir alguma coisa com alguém”, “partilhar”, “pôr em comum”. O principal objetivo de realizar apresentações de sucesso não poderia ter melhor descrição que esta.