O design dos espaços de trabalho tem impacto directo na cultura organizacional. Para a B. Prime, a localização, tipologia e design do escritório influenciam a colaboração e retenção de talento.
Para Jorge Bota, managing partner da B. Prime, as decisões sobre a localização, tipologia e design dos espaços de trabalho têm um impacto directo e profundo na forma como os colaboradores vivem a cultura organizacional.
A localização determina não só o alcance geográfico dos colaboradores como também a relação destes com o seu dia-a-dia: acessos rápidos, transportes eficientes e uma envolvente rica em serviços reforçam a satisfação e aumentam a probabilidade de uma presença voluntária no escritório, explica o responsável.
Já a tipologia do espaço, ou seja, como é distribuído entre zonas de foco, áreas colaborativas e espaços informais, modela os comportamentos desejados. Trabalho em equipa, inovação e partilha benefeciam de espaços que estimulem encontros espontâneos e criatividade. As culturas mais orientadas para concentração e autonomia beneficiam de áreas silenciosas e salas individuais.
«Finalmente, o design traduz a identidade da empresa na prática diária. A luz natural, a ergonomia, a acústica, a escolha dos materiais e a narrativa visual contribuem para o bem-estar e para um sentimento de pertença, sendo elementos que comunicam, de forma subtil, mas constante, os valores e a cultura da organização», defende Jorge Bota.
Quando se desenha um escritório moderno, o ponto de partida deve ser o modelo de trabalho da empresa: como está organizada em termos de departamentos e equipas e como se relacionam, afirma o managing partner. A partir daqui, é essencial planear o espaço com base nas actividades reais – foco, videoconferência, co-criação, socialização ou formação – para que cada necessidade encontre um ambiente adequado.
«A flexibilidade é outro pilar, seja através de mobiliário modular, salas reconfiguráveis ou infra-estruturas que permitam mudanças rápidas, como através da possibilidade de acomodar expansões futuras, sem prejudicar o espaço de trabalho», considera.
A eficiência operacional é fundamental para o sucesso da empresa e para que as pessoas sintam que o espaço foi pensado para permitir facilidade de funcionamento e não entropias. A tecnologia vem assumindo cada vez um lugar mais importante, porque facilita a organização do espaço e apoia o planeamento do uso do mesmo, com os mais altos níveis de conforto para todos. Sistemas de sensores permitem recolher dados de ocupação, temperatura, qualidade do ar e ruído, apoiando decisões estratégicas e contribuindo para metas ESG.
Envolvente como vantagem competitiva
A localização é um dos factores mais relevantes no processo de decisão sobre espaço de trabalho, considera Jorge Bota. Não precisa de ser “prime” mas tem de se adequar à empresa e aos seus trabalhadores, oferecendo bons acessos, comércio e serviços variados. Esta conveniência traduz-se em qualidade de vida e, consequentemente, numa maior apetência dos colaboradores para utilizar o escritório.
No que diz respeito ao edifício, uma boa arquitectura do espaço, direccionada para os seus utilizadores, imagem distintiva e sistemas funcionais, como climatização, iluminação e elevadores, são fundamentais para o sucesso da empresa.
A envolvente de um escritório actua como parte integrante da experiência dos colaboradores e tem um peso significativo no seu bem-estar e na sua relação com o trabalho presencial, defende. Restaurantes, cafés, comércio de conveniência, ginásios, serviços de saúde, creches, espaços culturais e zonas verdes tornam a vida mais fácil e agradável.
«Quando os colaboradores conseguem resolver tarefas pessoais a poucos minutos do local de trabalho, sentem maior equilíbrio e menor stress, o que se reflecte numa maior abertura para ir ao escritório. Além disso, espaços exteriores e equipamentos de bem-estar oferecem momentos de pausa e recuperação essenciais para manter níveis saudáveis de energia e concentração», explica.
Segundo o managing partner, uma boa envolvente transforma-se num factor de competitividade para as empresas, influenciando a satisfação, a presença voluntária e o engagement.
Trabalho híbrido e novas expectativas
Nos últimos anos, especialmente com o aumento do trabalho híbrido, os colaboradores passaram a valorizar muito mais a autonomia e a qualidade das condições oferecidas no escritório. Hoje, esperam um ambiente que ofereça conforto, ergonomia e sobretudo condições ideais para concentração, como boa acústica, espaços para chamadas e salas pequenas para reuniões rápidas.
Ao mesmo tempo, valorizam uma experiência social mais rica e intencional: deslocam-se ao escritório para interagir, colaborar e sentir proximidade com a equipa, e não apenas para executar tarefas individuais, considera Jorge Bota.
«A tecnologia deixou de ser um “extra” e passou a ser um requisito: reuniões híbridas fluídas, equipamentos simples de usar e salas preparadas são fundamentais. Por fim, a preocupação com o bem-estar e a sustentabilidade tornou-se central, sendo que os colaboradores procuram ambientes saudáveis, luminosos, eficientes e alinhados com valores ambientais», afirma.
O espaço de trabalho é um acelerador de comportamentos e tem impacto directo na forma como as equipas colaboram, se relacionam e se sentem vinculadas à organização, defende o responsável. Layouts que promovem a colaboração funcional ou diversidade de ambientes de trabalho são valorizados, porque todos são diferentes e nessa flexibilidade encontram mais facilmente o seu espaço ideal.
«A qualidade do ambiente físico – luz natural, qualidade do ar, climatização adequada, insonorização e elementos de biofilia – contribui para reduzir stress, aumentar foco e melhorar energia, favorecendo a produtividade e a satisfação », sublinha Jorge Bota.
Nos próximos anos, a forma como as empresas atraem e retêm talento será fortemente influenciada pela qualidade e relevância dos seus espaços de trabalho, considera o managing partner. As organizações que conseguirem oferecer uma experiência integrada, combinando espaço, tecnologia e serviços num ecossistema coerente, destacar-se-ão.
O foco crescente na saúde física e mental, traduzido em ambientes com excelente qualidade do ar, luz natural, ergonomia e opções alimentares saudáveis, será cada vez mais decisivo. A flexibilidade, tanto no desenho interior como na estrutura dos contratos, continuará a ser um factor crítico para acompanhar ritmos de mudança acelerados. Edifícios com rooftops, ginásios, estúdios ou cafés tornam-se mais valorizados, enquanto a proliferação de phone booths e pequenas salas responde às necessidades de videoconferências individuais.
Já a sustentabilidade, «apresentada de forma transparente e apoiada em dados, será um critério importante para as gerações mais conscientes», enquanto que a proximidade ao talento, «ganhará relevância num contexto em que o tempo é cada vez mais valorizado », conclui Jorge Bota.
Este artigo faz parte do Especial Conferência Employer Branding, promovida pela Talent Portugal, que foi publicado na edição de Janeiro (nº. 181) da Human Resources.
Disponível nas bancas e online, na versão em papel e na versão digital.
