Como são calculadas as despesas adicionais que devem ser pagas pelo empregador aos colaboradores em teletrabalho?

De acordo com a nova lei para o teletranalho, o empregador tem que assegurar o pagamento de algumas despesas adicionais ao colaborador. 

Foi publicada no passado dia 6 de Dezembro a Lei n.º 83/2021 que introduz importantes alterações no regime legal do teletrabalho. A nova lei entrará em vigor no dia 1 de Janeiro de 2022. mas ainda gera algumas dúvidas às quais a Valadas Coriel & Associados tenta agora responder.

– Quem tem a responsabilidade sobre os custos com equipamentos e sistemas e custos de comunicações?
De acordo com a lei, o empregador é responsável pela disponibilização dos equipamentos e sistemas necessários à realização do trabalho e à interação trabalhador-empregador. O acordo deve especificar se tais equipamentos e sistemas são fornecidos directamente ou adquiridos pelo trabalhador com a concordância do empregador acerca das suas características e preços.
Todas as despesas adicionais que comprovadamente o trabalhador suporte como consequência directa da aquisição ou do uso dos equipamentos e sistemas informáticos, incluindo acréscimos de energia e rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatíveis com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos referidos equipamentos e sistemas, são integralmente compensados pelo empregador.
De salientar que a compensação paga ao trabalhador para custear as despesas inerentes ao teletrabalho é considerada, para efeitos fiscais, como custo para o empregador e não constitui rendimento para o trabalhador. Isto significa que tais montantes não estarão sujeitos a
descontos em sede de IRS nem de contribuições para a Segurança Social.

– Como são calculadas as despesas adicionais que devem ser compensadas pelo empregador?
Consideram-se despesas adicionais as correspondentes à aquisição de bens ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo de trabalho, assim como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação do acordo de teletrabalho.

– Existem direitos e deveres específicos dos trabalhadores e dos empregadores em regime de teletrabalho?
Os trabalhadores em regime de teletrabalho têm os mesmos direitos e deveres dos demais trabalhadores da empresa com a mesma categoria profissional ou com função idêntica, nomeadamente no que respeita a formação profissional, promoção na carreira, limites da
duração do trabalho, períodos de descanso, férias pagas, protecção da saúde e segurança no trabalho, reparação de acidentes de trabalho e doenças profissionais e acesso a informação das estruturas representativas dos trabalhadores.
No que respeita à retribuição do trabalhador em regime de teletrabalho, este tem direito, no mínimo, à retribuição equivalente à que auferiria em regime presencial, com a mesma categoria e função idêntica.
O empregador deve respeitar a privacidade do trabalhador, o horário de trabalho e os tempos de descanso e de repouso da família deste, bem como proporcionar-lhe boas condições de trabalho, tanto do ponto de vista físico como psíquico.

Existem ainda deveres específicos para o empregador, nomeadamente:
• Informar o trabalhador, quando necessário, das características e do modo de utilização de todos os dispositivos, programas e sistemas adoptados para acompanhar à distância a sua actividade;
• Abster-se de contactar o trabalhador no período de descanso;
• Diligenciar no sentido da redução do isolamento do trabalhador, promovendo, com a periodicidade estabelecida no acordo de teletrabalho ou pelo menos com intervalos não inferiores a 2 meses, contactos presenciais dele com as chefias e demais trabalhadores;
• Garantir ou custear as acções de manutenção e de correcção de avarias do equipamento e dos sistemas utilizados no teletrabalho, independentemente da sua propriedade;
• Consultar, por escrito, o trabalhador antes de introduzir mudanças nos equipamentos e sistemas utilizados na prestação de trabalho, nas funções atribuídas ou em qualquer característica da actividade contratada;
• Fornecer ao trabalhador a formação de que este careça para o uso adequado e produtivo dos concretos equipamentos e sistemas que serão utilizados no teletrabalho.

– Já no que respeita aos trabalhadores, existem os seguintes deveres específicos:
• Informar atempadamente a empresa de quaisquer avarias ou defeitos de funcionamento dos equipamentos e sistemas utilizados na prestação de trabalho;
• Cumprir as instruções do empregador no respeitante à segurança da informação utilizada ou produzida no desenvolvimento da actividade contratada;
• Respeitar e observar as restrições ou condicionamentos que o empregador defina previamente, no tocante ao uso para fins pessoais dos equipamentos e sistemas de trabalho fornecidos por aquele.

– O empregador pode fiscalizar o exercício das funções no domicílio do trabalhador?
A lei prevê essa possibilidade, sendo que a visita ao local de trabalho requer aviso prévio de 24 horas e concordância do trabalhador. Tal visita apenas pode ter por objectivo o controlo da actividade laboral, bem como dos instrumentos de trabalho, e apenas pode ser efectuada na presença do trabalhador durante o horário de trabalho que tiver sido acordado.
É sempre proibida a captura e utilização de imagem, de som, de escrita, de histórico ou o recurso a outros meios de controlo que possam afectar o direito à privacidade do trabalhador.

– Existem regras específicas relativas à organização, direcção e controlo do trabalho?
A lei determina que as reuniões de trabalho à distância, assim como as tarefas que, pela sua natureza, devem ser realizadas em tempos precisos e em articulação com outros trabalhadores, devem ter lugar dentro do horário de trabalho e ser agendada preferencialmente com 24 horas de antecedência.
O trabalhador é obrigado a comparecer nas instalações da empresa ou noutro local designado pelo empregador, para reuniões, acções de formação e outras situações que exijam presença física, para as quais tenha sido convocado com, pelo menos, 24 horas de antecedência.
O empregador suporta os custos das deslocações na parte em que, eventualmente, exceda o custo normal do transporte entre o domicílio do trabalhador e o local em que normalmente prestaria trabalho em regime presencial.
O controlo da prestação de trabalho deve respeitar os princípios da proporcionalidade e da transparência, sendo proibido impor a conexão permanente, durante a jornada de trabalho, por meio de imagem ou som.