Contratar ou sub-contratar? Externalizar!
O processo de contratação de recursos humanos numa empresa é uma tarefa difícil, morosa, que requer disponibilidade e muita responsabilidade. Muitas vezes, por falta de tempo ou devido à burocracia inerente, é um processo que se arrasta, sobrecarregando outros recursos e diminuindo a produtividade de uma equipa ou de toda a empresa.
Por João Heleno, partner empresa Wetask
Gerir a subcontratação de recursos humanos, seja 1 ou 100, durante uma semana, um mês ou um ano, e independentemente do cargo, é uma tarefa ainda mais inglória, que envolve uma carga burocrática pesada, gerando atritos e atrasando processos operacionais importantes.
Sabia que para uma empresa subcontratar serviços cumprindo todos os requisitos legais de segurança e saúde no trabalho, do lado do subcontratado são necessários, por exemplo, submeter dezenas de documentos da empresa? E outras dezenas de documentos de cada um dos seus trabalhadores? E que todos estes documentos têm que ser adequadamente analisados e validados? E que a falta de apenas um documento, ou uma assinatura, pode invalidar o processo de subcontratação?
Esta burocracia associada a uma elevada pressão e tempos de resposta muito exigentes leva a que muitas empresas fiquem expostas a um processo de subcontratação com algumas fragilidades, expondo-se a riscos desnecessários que podem ter consequências civis, criminais, profissionais e de reputação, das quais podem nunca mais recuperar.
Fazer cumprir as regras de segurança e saúde no trabalho ao longo deste processo é um dos principais desafios das empresas e um dos mais exigentes, uma vez que requer um conhecimento profundo dos procedimentos e do quadro legal em vigor, e que está em permanente atualização. Apesar de ser uma necessidade e uma preocupação mais frequente nas multinacionais, que chegam a subcontratar mais 2000 prestadores de serviço num ano, a subcontratação é transversal a todo o mercado, veja-se o exemplo dos serviços de manutenção, logística, catering, limpeza, vigilância entre muitos outros, e que normalmente é realizado por colaboradores externos.
Com a actual pandemia, fazer cumprir a legislação em vigor tornou-se uma tarefa ainda mais complexa, fazendo sobressair as fragilidades dos recursos internos das empresas no domínio e cumprimento da legislação em vigor, por via de uma subcarga de tarefas internas a desenvolver.
Mas como aliviar as empresas deste mal necessário? Fácil, contratam-se recursos para se gerirem recursos, poupando tempo e dinheiro e ganhando organização, qualidade e rigor com total eficiência operacional, por via da externalização de um serviço global de gestão documental de entidades externas.
A externalização e profissionalização deste tipo de serviço alia o know-how específico dos seus recursos humanos a ferramentas tecnológicas (tal como cloud e OCR – Optical Character Recognition), reflectindo-se este tipo de solução em ganhos de eficiência mínimos de 60%. Uma solução fácil de implementar, tornando todo o processo mais eficiente, rigoroso e controlável.