Do papel ao digital: o desafio geracional

Por Patrícia Pereira, directora de Recursos Humanos da Konica Minolta Portugal

A transição para um escritório sem papel é uma ambição antiga, mas ainda distante de ser uma realidade universal. Em Portugal, apesar da crescente digitalização, a impressão continua a desempenhar um papel relevante na operação diária das empresas. A diversidade geracional que encontramos hoje, no mercado de trabalho, é um dos factores que condiciona a velocidade e a forma como esta transformação ocorre. Acredito que entender este fenómeno é crucial para promover uma transição digital eficaz e inclusiva.

A visão de um escritório totalmente digital remonta aos anos 70, quando surgiram tecnologias como o processamento de texto e, mais tarde, o armazenamento na cloud. No entanto, mesmo em 2025, mais de 70% das empresas continuam a considerar a impressão importante nos seus processos, seja devido a requisitos legais, necessidade de assinaturas físicas ou porque os próprios clientes ainda enviam documentos em papel. Tal como em outros países, também em Portugal, muitos sectores, como a saúde, banca e seguradoras, por exemplo, continuam fortemente dependentes de fluxos de trabalho em papel. E, tal como no resto da Europa, a transição é tanto um desafio tecnológico como um desafio cultural e geracional.

Cada geração no mercado de trabalho lida de forma distinta com a transição digital. Os Baby Boomers (1946-1964) cresceram com o papel e mantêm uma forte ligação a documentos físicos. Embora se estejam a adaptar ao digital, muitos continuam a preferir métodos tradicionais. A Geração X (1965-1980) são um elo entre o papel e o digital. Familiarizados com ambos os mundos, valorizam fluxos de trabalho híbridos. Os Millennials (1981-1996) são nativos digitais que preferem estes documentos e a flexibilidade que oferecem, ainda que reconheçam a utilidade da impressão em contextos específicos. Já a Geração Z é totalmente digital, valorizando a mobilidade, rapidez e soluções que minimizem o uso do papel.

Mesmo entre gerações habituadas ao papel, é visível uma redução gradual no uso da impressão à medida que os fluxos de trabalho digitais se tornam mais enraizados no quotidiano das empresas. Uma curiosidade que surgiu recentemente, e que não deixa de ser um contraditório no caminho da digitalização e do escritório sem papel, é a experiência de países como a Suécia, Dinamarca e Itália que mostra que a digitalização excessiva no ensino tem efeitos negativos no desempenho e na aquisição de competências linguísticas. Estas conclusões reforçam a ideia de que o papel continua a ter um papel pedagógico importante, mesmo numa era digital. Este fenómeno, aliado à fadiga digital e aos riscos de saúde associados ao uso prolongado de ecrãs, sugere que um equilíbrio entre papel e digital é não só desejável como necessário, tanto nas escolas como nas empresas.

Em Portugal, o Plano de Acção para a Transição Digital está a impulsionar a digitalização empresarial, com metas ambiciosas para 2030. Contudo, as PME, que compõem a maioria do tecido empresarial português, enfrentam desafios estruturais e culturais na adopção de fluxos totalmente digitais.

Além disso, a realidade geracional é clara: muitas empresas nacionais têm quadros intergeracionais. Ignorar as preferências e necessidades das gerações mais experientes seria contraproducente. Por outro lado, não oferecer ambientes digitais adequados às expectativas da Geração Z poderá comprometer a retenção de talentos. Tal como em outras matérias, acredito que o segredo será o equilíbrio.

Como profissionais de Recursos Humanos, temos um papel fundamental nesta transição. Não se trata apenas de adoptar novas tecnologias, mas de gerir a mudança cultural que lhes está associada. Devemos promover uma formação contínua, que garanta que todos os colaboradores, independentemente da idade, se sintam confortáveis com novas ferramentas digitais; assegurar uma comunicação transparente, que explique o racional por detrás das mudanças e ouvindo as preocupações de cada geração; oferecer mais flexibilidade e inclusão, com soluções híbridas que respeitem as diferentes formas de trabalhar; promover um bem-estar digital, que equilibre a eficiência tecnológica com práticas saudáveis de trabalho.

A transição para ambientes de trabalho mais digitais em Portugal não deve ser encarada como um processo de substituição absoluta do papel, mas como uma evolução equilibrada para ambientes com menos papel. As tendências tecnológicas, as metas ambientais e a mudança geracional apontam nesse sentido. Contudo, uma gestão consciente e humanizada da transição é essencial para garantir que nenhuma geração fique para trás e que as empresas tirem o máximo partido das oportunidades do mundo digital. O desafio que deixo é este: que cada organização encontre o seu próprio equilíbrio entre papel e digital, respeitando a diversidade geracional e cultural dos seus colaboradores. Só assim construiremos um futuro de trabalho verdadeiramente inclusivo e sustentável.