Exaustão digital de e-mails
Por Joana Russinho, People Enthusiast, head of Human Resources e autora de “Eu e os Meus rh”
– Como é que…?
– Desta forma… Já agora, a informação seguiu no e-mail sobre o tema no dia 17. Tiveste oportunidade de ler?
– Ah não, desculpa, nem o vi. São tantos, e assim é mais rápido.
Mais rápido para quem? Pensei. Porque é que esta saga se repete sempre, independentemente do sítio onde trabalhamos?
- falta de tempo?
- falta de interesse?
- sobrecarga de e-mails?
- excesso de informação?
- não atribuição de relevância ao conteúdo?
- banalização do recurso a e-mails?
Se tivesse de apostar, seria no último ponto.
É mais cómodo, embora muitas vezes com perdas de eficiência, o uso e abuso deste canal de comunicação:
- O envio de um e-mail (comunicação assíncrona) não requer que as partes estejam disponíveis simultaneamente para “conversar”. Deve estar em reunião, ou numa call, vou enviar e-mail.
- O e-mail é uma ferramenta de comunicação acessível e fácil de usar. Com pouco esforço e poupando palavras, é possível redigir e enviar mensagens para uma ou várias pessoas. Tenho de falar com IT, Marketing e Finanças – é preferível enviar um e-mail, assim ficam logo todos a par.
- O e-mail permite um lastro escrito das comunicações, o que pode ser útil para referência futura ou para documentar acordos e decisões. Pelo sim, pelo não, melhor ficar por escrito.
- Em algumas culturas organizacionais, o e-mail pode ser o principal meio de comunicação oficial. Se essa é a norma estabelecida, os colaboradores vão sentir que precisam de enviar e-mails regularmente para manter terceiros informados. Bom dia, informo que já comecei a trabalhar no projecto “Espaço” conforme registado na nossa última reunião de equipa.
- Há quem tenha transformado o uso de e-mails num hábito para todas as comunicações, independentemente da necessidade ou mais-valias. “Estou? Não vale a pena conversarmos antes, vou enviar e-mail.
Mas e como se sente quem é bombardeado diariamente com todos estes e-mails? Quem não reflecte antes de começar a escrever pode, por favor, parar agora para pensar nos efeitos negativos no bem-estar e na produtividade das outras pessoas?
Praticamos tantas modalidades de tantas coisas, podemos dedicar-nos a praticar, também, a moderação ao enviar e-mails e considerar cuidadosamente a relevância e a importância de cada mensagem antes de disparar?
Querem-se e-mails claros, concisos e organizados, destacando os pontos-chave e que tragam informações relevantes. Sem comboios em cópia (CC) de preferência.
Aqui ficam alguns possíveis mecanismos de facilitação para situações win-win:
- Certifique-se de que o conteúdo do e-mail é claro e conciso. “Li a primeira linha e não percebi nada. Nem vou continuar.”
- Facilite a leitura e compreensão do destinatário. “Parece que recebi um capítulo de um livro para ler. Arquivado.”
- Destaque os pontos-chave. “Nada que me ajude a identificar rapidamente as informações essenciais? Vou fingir que nem recebi.”
- Solicite confirmação/acção. “Gosto é destes e-mails que terminam com uma questão”.
- Tenha em atenção ao destinatário. “Recebi um e-mail com um comboio de pessoas em cópia. Não vou dar resposta, pode ser para qualquer um.”
- Utilize este canal com parcimónia. “Não se pode levantar e falar comigo? Está aqui ao lado.”
Contra a exaustão digital, falar, conversar, escutar….