Gerir equipas em teletrabalho continua a ser um desafio? Estas 4 dicas vão fazer a diferença

Com a obrigatoriedade do teletrabalho a manter-se até ao fim do ano, mais do que nunca, os líderes precisam de estar presentes, ser fortes e liderar o caminho, promovendo uma comunicação transparente e positiva, garantindo que todos conhecem o seu papel no futuro da empresa.

A pensar nisto, o Doutor Finanças partilhou quatro dicas para gerir equipas em teletrabalho, de forma a manter, ou até aumentar, os níveis de produtividade e envolvimento dos trabalhadores.

1. Promover uma comunicação eficaz
Promover uma comunicação eficaz em ambiente de teletrabalho significa optimizar os processos de comunicação e escolher os melhores meios e ferramentas para proporcionar um ambiente colaborativo. A comunicação deve ser clara e transparente, optando por mensagens simples e concisas.

Deve ser definido um bom plano de comunicação síncrona vs assíncrona, definindo boas práticas em cada um dos modelos e assegurando a escolha das ferramentas digitais mais adequadas para cada finalidade (videochamada, mensagens síncronas e assíncronas e gestão de projectos).

As reuniões devem ser estruturadas, com uma intenção bem definida de forma a serem produtivas, quer sejam individuais, quer sejam colectivas.

Os gestores devem entregar feedback aos seus colaboradores, definir orientações e expetativas em relação ao seu trabalho e certificar que as pessoas entendem aquilo que é pedido.

2. Encarar cada pessoa como um líder
No trabalho à distância, mais do que nunca, é fundamental trabalhar a confiança. Para tal, é necessário cultivar a transparência e desenhar processos que permitam autonomia e abertura ao erro. A confiança deve estar acima do controlo, promovendo a responsabilização, incentivando a tomada de decisões e resolução de conflitos.

Se cada pessoa souber concretamente aquilo que é esperado do seu trabalho, torna-se possível analisar a produtividade em função de objectivos, mais do que controlar o horário de trabalho. E isto é uma verdadeira prática de trabalho flexível.

Dar abertura e liberdade às pessoas para contribuir também é uma forma de as envolver no negócio, permitindo-lhes expor os seus talentos em prol dos resultados que a empresa pretende alcançar.

3. Cultivar uma liderança de proximidade
O gestor deve optar por uma liderança de proximidade e impacto. Nos tempos actuais, estar presente, praticar a escuta activa e mostrar empatia é essencial para promover relações fortes e o envolvimento das pessoas.

O líder deve dedicar tempo a ouvir as dificuldades que as pessoas estão a sentir em regime de teletrabalho, as suas dificuldades profissionais e desafios pessoais, as suas dúvidas e receios em relação ao futuro. Deve ser transparente no feedback, mostrar apoio e promover acções concretas que possam ir ao encontro das expectativas.

Uma das práticas mais populares são as reuniões one-on-one, estruturadas em 30 minutos, onde tanto colaborador como gestor têm o seu espaço para falar sobre aspetos não relacionados com o trabalho. É uma oportunidade para criar laços e dar espaço para ouvir as pessoas.

4. Manter a equipa envolvida e motivada
É muito importante manter rituais sociais, não só para promover o contacto entre os elementos da equipa, mas também para suavizar o impacto do isolamento social provocado pela pandemia.

Deve ser estruturado um plano com actividades pensadas especificamente para cada equipa, considerando eventuais constrangimentos pessoais e familiares. Algumas ideias:

• Agendar coffee breaks virtuais, onde as pessoas se reúnem em equipa para compartilhar histórias pessoais, não relacionadas com o trabalho;
• Definir pares, aleatoriamente, para se juntarem uma vez por semana, por exemplo, ao almoço ou ao lanche, e colocarem a conversa em dia;
• Começar as reuniões com um momento dedicado à partilha pessoal, onde cada um pode dizer aquilo que está a sentir, os seus desafios e vitórias;
• Lançar desafios criativos semanais: partilha de fotos em teletrabalho (local de trabalho, vista a partir da janela, animal de estimação), criação de uma playlist temática, reflexão sobre um livro ou artigo do mês.