MIT. Como evitar que o regresso aos escritórios seja uma montanha-russa emocional

Para uns o regresso ao trabalho será entusiasmante. Para outros vai representar ansiedade. Para muitos, poderá até ser ambos. Em termos simples, uma coisa é certa, o regresso ao trabalho presencial será emocional. Há cinco passos que vão ajudar os líderes nesta gestão.

Por Liz Fosslien e Mollie West-Duffy, MIT Sloan Management Review

À medida que cada vez mais pessoas são vacinadas contra a COVID-19, líderes e colaboradores começam a olhar em frente para um potencial regresso aos escritórios. Muitas organizações estão a considerar um modelo de trabalho híbrido, em que as equipas estão no escritório alguns dias por semana ou alguns dias-chave por mês. Para os colaboradores que se sentiram isolados e em silos durante a pandemia, o regresso ao local de trabalho será entusiasmante. Para aqueles que preferem o trabalho à distância ou que têm preocupações de saúde persistentes, será um factor de ansiedade.

Os líderes são responsáveis por darem às suas pessoas a maior certeza possível sobre o futuro. E embora ninguém saiba realmente como será o mundo daqui a seis meses, há alguns passos que podem dar hoje para que as suas pessoas se sintam apoiadas e seguras antes de um eventual regresso ao local de trabalho. Nomeadamente:

Sejam transparentes
Não esperem para comunicar o que estão a pensar, mesmo que haja pouca informação para partilhar. Por exemplo, avancem e digam: “Vamos definitivamente trabalhar a partir de casa até Agosto e estamos a considerar mudar para um modelo de trabalho híbrido depois disso.” A incerteza gera ansiedade, e dizer algo é muito melhor do que ficar completamente em silêncio. Mesmo que ainda não se possa oferecer uma resposta específica, as vossas equipas sentir-se-ão reconfortadas sabendo que não estão a ignorar activamente a questão.

Conforme as perguntas surgem, respondam-lhes da forma mais honesta possível. E assim que tiverem um plano, certifiquem-se de cobrir todos os pormenores para que os gestores possam comunicar as expectativas de forma clara e confiante às suas equipas. Lembrem-se: o objectivo da transparência é ganhar confiança e reduzir stress desnecessário.

Revelem as preocupações desde o início
Para apoiarem o vosso pessoal, comecem por compreender melhor onde ele se encontra. Revelar preferências e preocupações desde cedo pode ajudar-vos a puxar em vez de empurrar as equipas de volta ao escritório. (Após o ano passado, será quase impossível usar a desculpa de que a organização não está preparada para o trabalho remoto e que as pessoas precisam de voltar ao escritório.)

Podem enviar um inquérito com perguntas como estas:

• Quantos dias por semana gostaria de trabalhar no escritório?
• O que lhe facilitará o regresso ao escritório?
• Há alguma circunstância atenuante que esteja disposto a partilhar que possa tornar o regresso ao escritório particularmente difícil ou assustador para si?
• Que tipos de trabalho prefere fazer a partir do escritório – por exemplo, grandes reuniões de pessoal, reuniões de novas equipas, sessões de brainstorming, etc.?
• Que tipos de trabalho preferiria fazer a partir de casa?

Não se esqueçam de partilhar os resultados do inquérito. Se querem que os colaboradores voltem a estar no escritório cinco dias por semana, e o inquérito mostrar que eles querem estar no escritório dois dias por semana, não é boa ideia simplesmente ignorar essa informação. Em vez disso, utilizem-na como ponto de partida para conversas honestas e compromissos produtivos. Incluam os grupos de recursos dos colaboradores nessas discussões para garantirem que quaisquer planos que ponham em prática têm em consideração as necessidades de todos os colaboradores.

Discutam as expectativas
Como o local onde trabalhamos se vai tornando menos importante, quando trabalhamos terá um papel central. Como parte do vosso plano de trabalho híbrido, elaborem uma lista de normas de comunicação que apoiam a produtividade e evitam o esgotamento.

Quando se trabalha em casa, é demasiado fácil continuar a trabalhar, o tempo todo. Em 2020, a Microsoft descobriu que o número de mensagens enviadas pelos seus colaboradores após o horário de trabalho normal duplicou, e que as pessoas que não trabalhavam muito ao sábado e domingo antes da COVID-19, viram o seu trabalho ao fim-de-semana triplicar. Não admira que 71% dos trabalhadores do conhecimento tenham sofrido burnout no último ano.

As normas de exemplo podem incluir o seguinte:

• Todas as reuniões terão uma ligação vídeo para garantir que os membros da equipa remota possam aderir;
• Para grandes reuniões onde algumas pessoas estarão no escritório e algumas remotas, todos continuarão a comunicar individualmente a partir dos seus computadores para que aqueles que estão remotos não se sintam deixados de fora;
• Todos, quer estejam ou não no escritório, deverão estar online (dentro do razoável) durante um subconjunto do horário normal de trabalho (por exemplo, das 9h às 14h), para terem alguma sobreposição com todos os colegas de trabalho;
• Todos partilharão aquilo em que estão a trabalhar durante a semana num email de grupo ou no Slack;
• Os líderes convocarão reuniões a partir de casa pelo menos um dia por semana para normalizar o trabalho remoto.

Envolvam as vossas pessoas
Um novo começo é uma oportunidade de reimaginar a apresentação do local de trabalho, por isso façam deste processo de planeamento um esforço criativo. Tentem dividir os colaboradores em pequenos grupos focais para gerar ideias sobre a melhor forma de aproveitar ao máximo o espaço de escritório e eventualmente o tempo presencial. Incluir os vossos colaboradores na conversa pode ajudar a obter melhores formas de trabalho, quebrar silos que se formaram ao longo do ano passado e deixar todos mais entusiasmados com as possibilidades de se reunirem novamente num escritório.

Realcem o que as equipas vão ganhar com o tempo presencial. Num inquérito realizado em finais de 2020, a PwC descobriu que mais de metade dos colaboradores prefere trabalhar a partir de casa três dias por semana ou mais. São grandes as probabilidades de nem todos os colaboradores ficarem entusiasmados por voltar ao escritório, especialmente se lhes pedirem que venham mais do que um par de dias por semana.

Em vez de exigirem que as vossas equipas se preparem para voltar ao local de trabalho, concentrem-se em destacar os benefícios de se reunirem pessoalmente. Se houve eventos culturais ou celebrações específicas pré-COVID-19 que as pessoas apreciaram, partilhem um plano para os reiniciar quando todos estiverem novamente juntos.

É provável que as vossas pessoas também tenham experimentado algumas frustrações por causa da comunicação digital ou se tenham sentido por vezes isoladas. Lembrem-nas de que reunir-se pessoalmente aborda ambas essas questões. De acordo com os resultados do inquérito da PwC, quase 90% dos funcionários afirmaram que a colaboração em equipa e a construção de relações eram muito mais fáceis quando feitas pessoalmente.

Apresentem a mudança como uma experiência
Os humanos resistem à mudança. Embora muitas pessoas estejam ansiosas por regressar ao escritório, ainda haverá ansiedade em torno da mudança – especialmente tendo em conta que os pormenores da transição não serão perfeitos no início.

Para aliviar a ansiedade das pessoas, enquadrem o regresso aos escritórios como um processo iterativo: Digam-lhes que a organização irá tentar a versão 1 de uma configuração de trabalho híbrida no início e depois fará alterações com base no feedback dos colaboradores. Isto ajudará as pessoas a sentirem que não tem de ser perfeito no início.

Embora o regresso aos escritórios possa ainda estar longe para a vossa organização, é provável que a maior parte dos vossos colaboradores esteja a pensar nisso. Ao darem os passos acima referidos agora, podem ajudar os colaboradores a sentirem-se mais seguros em relação ao futuro, entusiasmados por voltarem a estar com os colegas e apoiados pela equipa de liderança.

O artigo foi publicado na edição de Junho (n.º 126) da Human Resources.
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