O e-mail ainda não morreu
Por Luís Roberto, Managing Partner da Comunicatorium e Professor convidado do ISCSP-ULisboa
Chegámos ao momento do ano em que as nossas caixas de correio se enchem de e-mails com mensagens de Boas Festas.
Uns mais institucionais que outros, outros mais ou menos criativos, os e-mails chegam-nos de vários endereços.
É um gesto que se repete todos os anos em tempo de celebração, que ajuda a criar uma relação mais duradoura e forte com os nossos parceiros, e muito mais, a importância que eles têm na nossa relação.
Apesar do aumento dos canais de comunicação digitais, e a utilização das redes sociais por mais de 49% da população mundial , o e-mail continua a ser um dos canais mais cotados dentro das empresas, quando se trata de comunicar business.
Segundo algumas opiniões, o e-mail continua a apresentar algumas vantagens, ie. é um meio próprio, é autorizado e, é um canal tradicional que a maioria de nós conhece bem.
A morte anunciada do email parece que ainda não chegou.
Mas para que o e-mail continue a ser um canal de comunicação eficaz e oficial para a maioria das empresas, há que ter em atenção alguns detalhes.
O e-mail não é uma plataforma de mensagens, pelo que, quem o recebe, deverá compreender o seu conteúdo e objetivo, sobretudo quando o mesmo é usado nas comunicações internas, dirigidas aos colaboradores.
Nos dias de hoje há que evitar os e-mails longos e pesados. Dificilmente encontraremos quem tenha a paciência e tempo, para ler um e-mail com mais de 20 linhas.
Contar histórias, ou escrever discursos extensos no e-mail afasta concerteza os seus leitores. O melhor mesmo é focarmo-nos no essencial e ativarmos a nossa capacidade de sintese, para o escrever.
Temos a tendência para enviar muitos e-mails. É comum ouvirmos “vou-te enviar um e-mail” quando essa pessoas está ali, ao nosso lado. Mais do que um e-mail por dia, para a mesma pessoa, poderá afastá-la em vez de atraí-la.
Certamente que muitos de nós, já apagámos e-mails, sem os abrir. Bastou ler o que vem no subject para dizer, “isto não me interessa”.
Preencher o subject de forma estratégica e objetiva, pode levar a que o seu destinatário o abra. Se o conteúdo do e-mail é positivo, não vamos escrever no seu subject “informação”.
O subject funciona como um claim (cativante) para quem acede ao inbox.
Como sabemos, o e-mail tem a facilidade de criarmos uma assinatura personalizada. Esta é também uma forma de comunicarmos a identidade da nossa empresa mas, existem limites.
As imagens das certificações, prémios e menções honrosas, para além dos contatos das delegações e entrepostos, mais os anexos pesadíssimos, só servem para “atascar”. O ideal é usar links, tornando o e-mail mais clean.
Por vezes esquecemo-nos que a maioria das pessoas acede ao e-mail a partir de vários devices. Mais de 1 bilião de pessoas na Europa, usa smartphones para aceder ao e-mail, pelo que devem ser vistos de forma correta em qualquer dispositivo móvel. Por isso é importante usar-se templates responsiveness.
Se esperamos obter resposta imediata a um e-mail que acabámos de enviar, esqueça. Este não é certamente o canal de comunicação adequado.
Atualmente quem usa o e-mail corporativo, recebe e envia em média mais de 130 e-mails por dia e estima-se que em 2022, sejam enviados diariamente 333 mil milhões de e-mails.
O e-mail ainda não morreu, mas há que cuidar dele.