Onboarding: A chave para o sucesso com novas contratações

A cultura da sua equipa abrange a forma como trabalham uns com os outros; por isso, é importante que os novos colaboradores estejam capacitados para fazer o seu trabalho.

Os picos de contratação são positivos, mas o processo de onboarding pode falhar mesmo nas melhores empresas, especialmente se os líderes e as equipas já estiverem sobrecarregados em tempos de crise. Muitas vezes os líderes promovem colaboradores mal preparados ou contratam maus colaboradores simplesmente por desespero. Depois, ou lhes dão trabalho em excesso, esperando que se adaptem por magia, ou acabam por fazer todo o trabalho eles próprios. De qualquer forma, ninguém sai a ganhar em ambas as situações.

Apesar destes desafios, um onboarding adequado é fundamental para o sucesso de qualquer empresa a longo prazo. Um forte processo de onboarding pode levar a uma maior retenção e produtividade. A chave é desenvolver estrategicamente um conjunto de colaboradores que se adaptem às necessidades da empresa. Pode parecer uma situação complexa, mas dar simultaneamente prioridade a ambas as vias é o melhor caminho para maximizar os contributos dos colaboradores que criam o valor a longo prazo.

Segundo uma sondagem da Gallup, apenas 12% dos colaboradores pensam que as suas empresas se destacam no onboarding de novas contratações. Talvez isto não seja uma surpresa; o onboarding é um processo incerto e intensivo. É preciso desenvolver materiais e muitas vezes é preciso fazê-lo enquanto se gere toda a empresa. Além disso, é necessário criar uma relação com os novos colaboradores e habituá-los à cultura e às pessoas que os ajudarão a ter sucesso.

Porém, o esforço vale bem a pena. Embora alguns estudos digam que pode levar oito meses para que um novo colaborador se torne totalmente produtivo, um processo minucioso de onboarding, que vai além da papelada e informação administrativa, pode diminuir a quantidade de tempo necessária para acelerar as novas contratações. Esse período de adaptação pode demorar até seis semanas em tempos de crise, embora dependa do colaborador, da empresa e da complexidade do novo cargo. Colaboradores de nível básico e colaboradores experientes, que entram para funções já conhecidas, precisam geralmente de menos tempo para se ajustarem, já para novas funções exigem mais tempo.

A cultura da equipa inclui a forma como trabalham uns com os outros, por isso, se os novos colaboradores estão capacitados para fazerem bem o seu trabalho, isso é um reflexo da empresa no todo.

As seguintes dicas vão ajudá-lo a desenvolver e implementar um processo onboarding de sucesso.

1 – Contextualizar tarefas de trabalho utilizando documentos, trabalhos ou tecnologias anteriores
Dê uma vista de olhos pelas suas apresentações de clientes, resumos e documentos anteriores. É provável que estes materiais forneçam informação valiosa para um novo colaborador.

É também essencial que os novos colaboradores se familiarizem com as ferramentas que irão usar nos seus primeiros dias. Antes de começarem, trabalhe com o departamento de TI para configurar emails, software, Slack e outras ferramentas técnicas. Assegure-se de que têm tudo o que precisam para o primeiro dia. Se vão lidar com redes sociais, certifique-se de que têm as credenciais adequadas.

Se vão tratar de SEO, garanta que têm os logins de SEO. As TI podem fornecer um tutorial passo-a-passo para a instalação de todos estes recursos, ou a sua empresa pode desenvolver um documento interno de tecnologia para partilhar com os novos colaboradores.

A documentação de onboarding pode oferecer uma visão aprofundada dos padrões SEO e sociais, responder a quaisquer perguntas frequentes, indicar senhas de acesso de emergência, e apresentar outras informações diversas cruciais para o trabalho. Os novos colaboradores podem começar a aplicar a informação que aprendem a cenários reais e simulados para se sentirem mais confortáveis nas suas funções.

Ser proactivo em qualquer situação nunca é prejudicial. Ao reunir informações pertinentes com antecedência, pode concentrar-se imediatamente nas coisas importantes.

2 – Encontrar sobreposições em tarefas prioritárias e oportunidades de formação
Sejam os novos colaboradores recém-formados ou profissionais experientes, não tenha receio de lhes dar trabalho prático. Podem aprender muito sobre um cliente ou sobre os seus processos, completando algumas das tarefas mais simples, tais como estar presente numa reunião e tomar notas, ou completar algumas partes do trabalho da apresentação ao cliente.

Para além de demonstrar as normas da empresa aos novos colaboradores, esta abordagem também libertará outros membros da equipa para lidarem com trabalhos mais complexos. Constitui uma forma de os novos colaboradores adquirirem uma compreensão sólida da sua empresa, enquanto se tornam imediatamente úteis.

Não podemos simplesmente passar uma tarefa a alguém e esperar que nos entregue o que queremos. Temos de fornecer pormenores, tais como a forma como ela se insere no âmbito mais vasto da empresa, quem está envolvido no projecto, e – mais importante – o porquê por detrás de tudo. Parte de dominar o onboarding significa assumir um papel activo em ser claro sobre o objectivo de uma tarefa, e como isso ajuda tanto o novo colaborador como a empresa como um todo.

3 – Esteja preparado para resolver problemas
Os novos locais de trabalho implicam perguntas e preocupações. Por muito qualificados e experientes que sejam os recém-chegados, os colaboradores mais experientes e familiarizados com os processos da empresa são recursos inestimáveis neste período inicial. Para um bom onboarding, os líderes e colaboradores mais antigos devem estar disponíveis para resolver problemas e responder a dúvidas.

Essa disponibilidade pode materializar-se de várias formas. Pode responder a perguntas em tempo real, quer pessoalmente, quer através de uma plataforma de mensagens. Para os colaboradores remotos, uma ferramenta fiável de videoconferência pode ajudar a replicar essa experiência presencial. Agendar reuniões individuais com estes novos membros é uma boa forma de assegurar que se sentem ouvidos e de manter os gestores e líderes responsáveis por responder a quaisquer perguntas necessárias.

As organizações que estão a adaptar-se ao trabalho fora do escritório devem adoptar uma abordagem prática e eficaz. Isso significa estar pronto, disposto e capaz de responder a quaisquer perguntas dos novos colaboradores para que a sua adaptação – e o fluxo de trabalho da empresa – seja suave e ininterrupta. Implementar um bom processo de onboarding e planear uma abordagem inteligente, em vez de “atirar” o novo colaborador para o trabalho sem qualquer preparação exige trabalho. Mas é um investimento que valerá a pena e que ajudará o novo membro a adaptar- -se rapidamente e a sentir-se como um elemento valioso da equipa.

Fonte: Christine Alemany, CEO da Trailblaze Growth Advisors, no site Business.com