Opinião de Joana Santos, consultora de SI de Gestão Estratégica da Quidgest
As empresas e instituições procuram, mais do que nunca, todos os dias, aumentar a sua performance e competitividade. Todas as ferramentas tecnológicas, processuais e colaborativas, que contribuam nesse sentido são imprescindíveis e urgentes.
A incerteza e a rapidez de mudança são dois dos principais factores que caracterizam o actual ciclo económico nas organizações. Esta rapidez é consequência, entre outros factores, das profundas alterações criadas pela transição em curso para um novo paradigma, o digital, em que as barreiras de entrada em novos mercados se tornam mais ténues e em que o fenómeno da fidelização à organização ganha novos contornos e exige diferentes modelos de envolvimento com os seus interlocutores. Como consequência, as organizações modernas necessitam de sistemas de gestão capazes de proporcionar, em tempo real, informação sobre o desempenho da organização nas suas diferentes dimensões face à estratégia delineada, permitindo uma resposta rápida às mudanças detectadas. De um foco primordialmente financeiro na sua génese, estes sistemas foram naturalmente evoluindo para exigir informação estratégica e não apenas financeira como inicialmente.
É frequente depararmo-nos com o facto de, mesmo existindo uma estratégia empresarial definida, esta não ser vista de forma igual por todas as equipas envolvidas, contribuindo para que não seja apreendida por quem tem de a implementar. Ou seja, os processos internos de comunicação e ligação das actividades de cada indivíduo a objectivos da estratégia não funcionam de forma eficaz. Esta situação pode acontecer porque a estratégia e os seus resultados não são comunicados ou porque a informação enviada não tem o necessário nível de detalhe e clareza. Uma consulta a informações estatísticas internacionais sobre o tema do alinhamento de colaboradores com a estratégia organizacional revela os seguintes dados:
• 95% dos colaboradores não tem conhecimento, ou não compreende, a estratégia da sua organização;( 1 e 2)
• 75% dos colaboradores não têm os seus incentivos alinhados com a estratégia da organização; (2)
• 60% das organizações não alinham os seus orçamentos com a sua estratégia de negócio; (2)
• 90% das organizações falham na execução da sua estratégia; (1)
• 86% das equipas de gestão usam menos do que uma hora por mês na discussão da estratégia. (1)
Em resultado desta análise, é notória a necessidade de um sistema de gestão que seja apreendido da mesma forma por todos. Porque seja em empresas, indústrias, governos ou organizações não-governamentais, os principais desafios de gestão são transversais. De forma crescente, é necessário garantir o alinhamento das actividades desenvolvidas com os objectivos, visão e estratégia da organização. Da fusão de métricas puramente financeiras com outras mais orientadas para questões associadas à gestão, nasceu o conceito de Balanced Scorecard, criado pelos Drs. Robert Kaplan (Harvard Business School) e David Norton, como uma arquitectura de avaliação de desempenho que veio adicionar medidas de desempenho não financeiro às métricas tradicionais utilizadas nas empresas, para proporcionar aos gestores e executivos uma visão mais adequada do desempenho da organização. De forma simples, estes sistemas permitem aumentar o desempenho da empresa porque tornam possível a comunicação da estratégia a toda a organização, o alinhamento das acções com os objectivos estratégicos e a medição do desempenho organizacional. Ao transformar o plano estratégico num documento dinâmico, o Balanced Scorecard permite que quem planeia possa identificar actividades e métricas e liberta os executivos para que possam concretizar as suas estratégias. Adicionalmente, e em resposta às constantes mudanças do enquadramento económico e social, estes sistemas permitem, com o feedback gerado, optimizar de forma contínua o desempenho estratégico e os resultados.
Com o Balanced Scorecard, a estratégia da organização é representada graficamente num mapa. Esse mapa contempla várias perspectivas e áreas de actuação, para as quais se definem objectivos interligados entre eles. Para cada objectivo são definidos indicadores chave de desempenho, o que permite que o desempenho da organização face às metas lançadas para cada indicador seja monitorizado e seja igualmente visualizado de forma rápida e intuitiva o desempenho global da organização, facilitando a identificação de acções correctivas a implementar.
Na Quidgest, acreditamos no potencial destas tecnologias ao serviço do negócio dos nossos Clientes, e desenvolvemos uma solução flexível e sofisticada para um sistema de informação de apoio à Gestão Estratégica que tem como principal objectivo garantir a eficácia do planeamento, da comunicação, da execução, da monitorização e do controlo da estratégia organizacional, e que utilizamos internamente como forma de medir a qualidade do nosso desempenho. Visualizar rapidamente os resultados e trabalhar colaborativamente com toda a equipa alinhada e motivada em torno de objectivos comuns, inscritos no mapa estratégico, sem esquecer a necessidade de implementar e monitorizar as necessárias actividades de correcção de desvios são alguns dos benefícios da utilização desta tecnologia. E tudo isto conseguindo manter a informação concentrada e, simultaneamente, descentralizada em modo colaborativo. Porque os sistemas de apoio à gestão são uma ferramenta indispensável para garantir a agilidade da organização e a sua adaptação eficaz às condições do mercado, incorporando objectivos transformacionais nos processos de mudança da organização.
[1] Balanced Scorecard Collaborative / Society for Human Resource Management. (2002). Aligning HR with organizational strategy. Research Study 67-17052.
[2] Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (2007). A Competency that creates Competitive Advantage. Palladium Group, Inc.
