Rentrée: saiba como receber os novos colaboradores
Quando se recrutam novos colaboradores, é essencial existir uma “jornada de integração”, que alivie parte do inevitável stress associado ao início de um novo emprego e que assegure uma rápida aculturação, promova a motivação e crie as condições para um percurso de sucesso.
Por Caroline Carvalho, consultora senior na Michael Page
A mudança de trabalho faz-se muitas vezes após as férias de verão, quando as empresas recuperam o ritmo habitual e as pessoas voltam às suas rotinas de sempre. A maioria das grandes empresas desenvolve um conjunto de processos para orientar os novos colaboradores que acabam de chegar, mas muitas ainda têm falta de um sistema de integração para que os recém-contratados sejam rapidamente integrados nas equipas e desenvolvam, eficientemente, as suas funções.
Um princípio orientador de base seria que, para cada contratação, deveria existir uma “jornada de integração”, incluindo várias etapas, desde a orientação, passando pela integração e, finalmente, até à plena eficácia, independentemente da função ou hierarquia do novo colaborador.
A integração bem realizada de novos colaboradores permite que se familiarizem com o seu novo ambiente de trabalho de forma mais rápida e mais genuína. Isso também permitirá que não tenham dúvidas sobre qual a atitude que devem ter na nova empresa e como interiorizam os seus valores e a sua cultura. Um dos princípios chave da boa integração dos novos colaboradores passa por dar-lhes tempo.
É exagerado dizer que um novo colaborador não saberá exactamente o que lhe espera no seu primeiro dia de trabalho. Mas é essencial que o seu responsável o acompanhe, nomeadamente, o apresente pessoalmente a alguns contactos relevantes na empresa. A primeira saudação define o tom do dia e das próximas semanas. Também permite que lhe expliquem as suas novas responsabilidades de forma mais detalhada do que quando foi recrutado.
Fornecer informações básicas é igualmente crucial, dado que se trata de um ambiente desconhecido, habitualmente com um grande volume de informação para processar, em que é necessário desenvolver, passo a passo, um conjunto de procedimentos.
Os novos colaboradores devem obter as palavras-chave e contactos de email necessários logo no primeiro dia, o que lhes permite tornar-se mais eficazes, de forma mais rápida. A apresentação aos vários departamentos da empresa ou simplesmente à equipa com a qual irá trabalhar é também um passo decisivo para incentivar a familiarização com o novo ambiente de trabalho. Um manual inicial, com todas as informações relevantes, e organizado de forma clara e objectiva, poderá reforçar esta integração.
Frequentemente, os novos colaboradores ficam sobrecarregados com informações e não sabem o que é importante ou por onde começar. Esta situação pode ser evitada, através de um programa de integração para as duas primeiras semanas. O acolhimento do novo colaborador por outros com mais tempo de permanência na empresa facilita a orientação do recém-chegado. O programa também deve indicar quem contactar em caso de dúvidas. Além disso, é importante que a pessoa responsável pela intregração, habitualmente um líder ou um colaborador mais sénior, tenha tempo suficiente para essa tarefa durante a fase de integração.
Uma das tarefas mais importantes nesta fase é simplesmente demonstrar disponibilidade para o receber e prestar os esclarecimentos que forem necessários. As dúvidas e questões são habituais durante os primeiros dias e semanas. Saber que alguém está disponível para fornecer respostas vai ajudar a aliviar parte do inevitável stress associado ao início de um novo emprego. Também garante a capacidade do colaborador em trabalhar, rápida e eficientemente, de forma autónoma.
Importante ainda é disponibilizar-se para receber feedback. Além de estar pronto e ter tempo para conversas não planeadas, também será útil agendar sessões de feedback desde o início, para que o novo colaborador se possa adaptar rapidamente à organização e às metas de trabalho na empresa.
As organizações não podem ignorar mais as necessidades de integração em todos os níveis. Identificar públicos-alvo, criar jornadas personalizadas e recrutar o apoio das partes interessadas, pode acelerar significativamente o processo de integração e aculturação, e motivar os novos colaboradores para que se sintam realizados na organização e atinjam o maior sucesso.