Repensar o recrutamento (e torná-lo ágil)

Quando os desafios do recrutamento se tornaram cada vez mais exigentes, a equipa de Talent Acquisition da Celfocus decidiu desafiar as probabilidades. O resultado? Uma transformação que começou nos processos, mas acabou por mudar mentalidades, cultura e a forma como o negócio olha para o talento.

Por Tânia Reis

Em 2022, a equipa de Talent Acquisition (TA) da Celfocus viveu um ano intenso a nível de recrutamento, o que trouxe alguns desafios associados. Desde logo, a falta de dados centralizados e a dependência de ferramentas como o Excel; mas também processos demorados, já que as limitações da ferramenta de gestão de processos de recrutamento dificultavam a eficiência e visibilidade. Paralelamente, o modelo existente implicava uma elevada necessidade de suporte externo e um reduzido grau de autonomia da equipa, dificultando uma maior proximidade ao negócio, a adaptação do processo às necessidades específicas e a consolidação de uma relação de confiança sustentada.

«Era muito claro que este caminho já não era sustentável, precisávamos de algo novo», recorda Patrícia Sousa, head of Talent Acquisition da empresa do Grupo Novabase. «Foi então que decidimos desafiar o óbvio e trazer a agilidade para o recrutamento.» Ainda que possa parecer estranho aplicar abordagens ágeis numa área não técnica, «era necessário repensar não só os processos, mas também, e principalmente, a mentalidade da equipa».

Em vez de seguir frameworks, a equipa decidiu implementar uma metodologia ágil, com o objectivo de promover maior adaptabilidade, colaboração e foco no negócio e entrega, jornada essa que implicou uma mudança significativa, «desafiando as formas tradicionais de trabalho e incentivando uma cultura de inovação e melhoria contínua».

A implementação baseou-se numa abordagem Centrada em Produto e organização do trabalho em sprints. «Cada membro da equipa tornou-se um product owner, liderando iniciativas relacionadas com o Recrutamento, envolvendo-se com stakeholders e desenvolvendo competências adicionais, com todos a obterem a Certificação de Scrum Product Owner», explica.

Os primeiros passos da mudança
Lançado em Janeiro de 2023, o Recruitment 1.0 marcou o início da transformação e «representou um dos maiores desafios». Inicialmente, a equipa não tinha conhecimento sobre metodologias ágeis e predominava a percepção de que estas eram exclusivas do desenvolvimento de software, não se aplicando ao recrutamento. O kickoff desse processo foi um convite à equipa para adoptar uma nova forma de trabalhar. «Através de formações internas sobre agile, iniciámos esta transformação, construindo progressivamente a nossa abordagem», conta.

No entanto, esse primeiro ano foi «particularmente exigente, marcado por inúmeras dificuldades e momentos de incerteza», onde frequentemente foi questionada a viabilidade da iniciativa, bem como a possibilidade de alcançar resultados concretos, admite a head of Talent.

Precisamente um ano depois, o Recruitment 2.0 consolidava a aprendizagem e trazia novos ajustamentos. «Já contávamos com uma base sólida, tendo aprendido com a experiência anterior sobre o que funcionava e o que precisava de ajustes.» Foram redireccionadas algumas abordagens, incorporadas novas ideias e o kickoff estruturado com base no feedback da equipa, garantindo um maior envolvimento de todos na implementação. «Os sucessos alcançados proporcionaram maior visibilidade à equipa de TA», realça, porém também trouxeram novos desafios. «A adopção do modelo ágil nem sempre foi imediatamente compreendida por outras equipas», por isso, lidar com «dúvidas e alguma resistência, naturais em qualquer processo de mudança» foi um desafio importante desta transformação, mas confessa que a equipa se manteve fiel ao propósito e ao impacto positivo já sentido internamente.

Finalmente, no início deste ano, a fase Recruitment 2.0 Horizon permitiu perceber que a jornada de transformação vai além da adopção do agile, é também uma transformação digital, garante Patrícia Sousa. «Desde o início deste ano temos estado a incorporar inteligência artificial (IA) nos nossos processos, a desenvolver o nosso journey mindset e a repensar toda a experiência dos nossos “clientes”.»

A transformação na equipa de TA seguiu quatro princípios, explica a responsável. Em primeiro lugar, o respeito pelo ritmo e desafios da equipa. «Cada membro foi incentivado a adoptar a metodologia no seu próprio ritmo, com espaço para adaptação e melhoria contínua, garantindo que todos se sentissem confortáveis com a transição.»

Em segundo, a responsabilidade individual e colectiva pela mudança. «Cada recrutador assumiu a responsabilidade por cada processo de recrutamento end-to-end e por um produto específico. Esta abordagem promoveu autonomia e um papel mais estratégico para cada membro da equipa.»

Em terceiro, transparência nas dificuldades e sucessos. «A comunicação aberta foi incentivada, criando um ambiente onde a equipa podia partilhar desafios, vitórias e aprendizagens de forma honesta e construtiva.»

E, por fim, colaboração para eliminar silos. «A metodologia fomentou a colaboração não só dentro da equipa, mas também com outros departamentos, promovendo um trabalho conjunto e alinhado com os objectivos do negócio.»

A verdade é que o framework adoptado permitiu ajustar a abordagem às necessidades específicas de cada iniciativa, «seja um produto mais duradouro, que contribui directamente ou indirectamente para o negócio, ou objectivos pontuais, mas estratégicos, alinhados com dois dos principais drivers em TA: experiência e eficiência. É assim possível garantir que tanto os produtos quanto os projectos recebam a atenção e as pessoas necessárias para alcançar o sucesso.»

Este percurso foi reconhecido internamente na Celfocus, como um caso de sucesso na implementação de Agile em áreas não-IT, dá nota Patrícia Sousa. «Tivemos o privilégio de partilhar a nossa jornada numa talk interna, onde detalhámos os passos dessa transformação com a comunidade de agilistas e gestores de projecto.» Esse momento não só evidenciou os resultados positivos da abordagem, como também inspirou outras equipas a considerar a aplicação de metodologias ágeis em contextos semelhantes.

O obstáculo invisível
Em retrospectiva, a head of Talent Acquisition garante que, sem dúvida, foi mais fácil mudar procedimentos. «Ajustar rotinas, experimentar novos rituais ou adaptar frameworks revelou-se relativamente simples, basta tempo, prática e disciplina. O verdadeiro desafio esteve noutro lugar: nas mentalidades.»

No início, a mudança era quase um terreno desconhecido, com resistência naturais, receios legítimos e hábitos enraizados, descreve. «Às vezes, a sensação era a de estar a abrir caminho no escuro, sem certezas, sem garantias, apenas com a convicção de que havia ali uma oportunidade de trabalhar de forma diferente.» E revela também o peso silencioso: «se não conseguíssemos mostrar resultados, tudo isto podia desmoronar-se. Os resultados eram o nosso deal-breaker, e sabíamos bem disso.»

Partilha que houve momentos de escuta intensa, de «paciência necessária e de consistência quase teimosa». A equipa aprendeu a perceber quando era possível flexibilizar e quando era essencial manter o rumo, e «isso nem sempre foi claro ou fácil». Mas foi precisamente esse processo, mais cultural do que técnico, que acabou por transformar a equipa. «A mudança de mindset criou espaço para autonomia, reforçou a confiança e preparou-nos para enfrentar o futuro de forma muito mais sólida. No fim, percebemos que alterar procedimentos pode acelerar o presente, mas mudar mentalidades é o que sustenta uma equipa unida.»

Adicionalmente, há um ponto essencial para compreender esta jornada: «a transformação nasceu de dentro para fora, construída por nós, passo a passo, sem recorrer a consultorias externas ou seguir frameworks rígidas». No fundo, a adaptabilidade tornou-se o verdadeiro guia.

«Nestes últimos anos, percebi que transformar uma equipa não é sobre fazer tudo “by the book”, nem sobre acertar à primeira», garante Patrícia Sousa. «É sobre pessoas, sobre lidar com expectativas, inseguranças, resistências, mas também sobre reconhecer pequenos avanços, escutar partilhas e testemunhar a vontade de fazer diferente. Enquanto líder, aprendi a respeitar mais o ritmo de cada um. Acreditava que esta forma de trabalhar faria sentido de imediato para todos, porque para mim fez, quando a conheci.» Mas foi ao explicar os benefícios, ao ouvir verdadeiramente a equipa, ao integrar sugestões e, acima de tudo, ao não desistir, que o caminho começou a ganhar forma.

Foi um processo orgânico, experimental e humano, «e, por isso mesmo, difícil», reitera. «Houve momentos em que a pergunta pairava no ar: “Como vamos convencer alguém disto, se nem nós sabemos se vai resultar?”» Como tantas vezes acontece na vida de cada um, seja profissional ou pessoal, a persistência fez a diferença.

O impacto real
Em Dezembro de 2024, a equipa fez um shift claro, passou a questionar, a cocriar, a decidir. «Na altura, parecia apenas mais uma semana intensa.» Hoje, a responsável sabe que era o último degrau. «Hoje, é claro para mim que a Celfocus desenvolve inteligência a partir do talento das suas pessoas. E a equipa de Talent Acquisition é uma prova concreta desse caminho.»

Para Patrícia Sousa, os resultados mais significativos foram tanto culturais como operacionais. «Uma equipa mais autónoma, alinhada e colaborativa, com ownership real sobre os seus produtos e decisões» abrindo caminho para cada membro se tornar um verdadeiros business advisor. «Quando cheguei à Celfocus sentia-se muito o “nós” e o “os outros”. Da parte desta equipa, houve claramente um esforço para compreender melhor, explicar melhor, justificar com dados e, quando necessário, desafiar o que precisava de ser desafiado. Estamos onde queremos estar? Ainda não. Mas estamos no caminho certo.»

A head of Talent elenca ainda um aumento claro de eficiência no processo de recrutamento, «com ciclos mais curtos e métricas visíveis que permitem ajustar rapidamente a abordagem».

Um outro resultado impactante é a criação do TA Analytics, «um produto de TA que se reflecte num conjunto de dashboards em Power BI que integrámos com o nosso ATS – plataforma de gestão do processo de recrutamento – que se tornou a single source of truth do recrutamento, reduzindo drasticamente o tempo gasto em reportes manuais ou em ppt». Mas também a utilização de genAI no processo de recrutamento.

«Ao longo deste último ano, percebemos algo essencial: podemos ter várias ferramentas de genAI disponíveis, mas se as pessoas não quiserem usar – ou não souberem usar — é como se não existissem», faz notar. Por isso, 2024 e 2025 foram anos de experimentação activa. Conta que testaram todas as funcionalidades de genAI no ATS e transformaram essa utilização num hábito de equipa. Obviamente, criar um hábito leva tempo, disciplina e repetição e fizeram disso uma prática diária, o que permitiu preparar o terreno para projectos de AI mais ambiciosos. «Não podemos evoluir para o futuro se trabalhar desta forma ainda não for “normal”.»

E, acima de tudo, «uma transformação profunda de mindset, orientada para valor, melhoria contínua e experiência do utilizador, hoje, um traço distintivo da equipa». Todo o recrutamento dos novos elementos da equipa de TA foi conduzido privilegiando competências, procurando human skills essenciais e alinhadas com esta nova forma de trabalhar: «proactividade, interesse genuíno pelo negócio do recrutamento, assertividade e forte sentido de ownership e responsabilidade pelos resultados».

Os resultados foram significativos sim, mas «esta jornada está longe de terminar», reconhece a responsável.

Redesenhar o futuro do recrutamento
«O que temos agora é um terreno fértil para continuar a evoluir, com a mentalidade certa para nos levar ainda mais longe», acredita Patrícia Sousa. Fazer parte de uma equipa onde há «sempre espaço para experimentar, inovar e proporcionar às pessoas oportunidades de expressar o seu talento», permite que a «verdadeira transformação» resida na capacidade de evoluir de forma contínua, mantendo sempre a mente aberta às mudanças e ao potencial de cada um.

Olhando para o futuro, há uma certeza: «a Talent Acquisition continuará profundamente ligada ao negócio e à estratégia da Celfocus. TA é, por natureza, a área de sales na área de People – única no seu duplo jogo de negociação, entre hiring managers e candidatos – e por isso precisa de caminhar lado a lado com a direcção estratégica da empresa».

No ecossistema de Next Gen Intelligence da Celfocus – convergência de dados, IA e criatividade humana para criar organizações mais autónomas e adaptativas – o papel de Talent Acquisition ganha uma responsabilidade ainda maior: identificar e trazer as pessoas capazes de construir este futuro. «É por isso que estamos a preparar a equipa de forma estruturada, para que todos tenham as competências e o mindset necessários para esta nova fase.»

O próximo kickoff oficial de TA será apresentado no dia 16 de Janeiro de 2026, revela a head of Talent. «O nosso objectivo vai além de sermos mais ágeis, queremos redesenhar o futuro do recrutamento na Celfocus. Esta jornada está apenas a começar.»