Rui Cabrita, EDP: «Só percebendo e ouvindo as equipas é que se consegue adaptar o tom da comunicação e actuar no momento certo»

Na EDP, a comunicação é vista como a “cola” entre equipas e entre as pessoas e a empresa. E é o balanço entre o “tom” e as diferentes iniciativas, umas mais formais ou mais informais, que garante que desempenha o seu papel de informar e de construir uma cultura de equipa e de grupo.

A crise causada pela COVID-19 foi muito além da área de saúde. Para as empresas, em virtude da exigência de implementação de medidas de segurança e distanciamento físico, foram impostos novos modelos de trabalho e de ligação da empresa às suas pessoas. Neste cenário, também a Comunicação e a Gestão de Pessoas passaram por grandes mudanças.

Sendo que a primeira grande preocupação foi, obviamente, garantir a segurança dos colaboradores, foi preciso alinhar estratégias, onde comunicar com transparência ganhou ainda uma maior importância. Por outro lado, «é em tempos como este que vivemos que as empresas realmente podem mostrar e comprovar a sua reputação», defende Rui Cabrita, director de Comunicação da EDP. «É em momentos de adversidade, de dificuldade e de incerteza, que as empresas têm de demonstrar a sua capacidade de adaptação, de inovação, de solidariedade, e quaisquer outros atributos que estivem associados à sua reputação.» Nestas alturas, os parceiros, clientes, colaboradores e a sociedade, no geral, «olham para as empresas para saber de que forma é que estas podem ser parte da solução. E é essa resposta que definirá a reputação da empresa», acredita.

Estamos perante uma situação de emergência e a capacidade de adaptação perante a exigência de rápida mudança é fundamental. E nunca como agora foi tão importante manter os colaboradores informados e actualizados. Perante esta urgência, também a Comunicação Interna se viu perante novos e inesperados desafios. Rui Cabrita partilha que esta área «teve de se adaptar muito rapidamente às mudanças provocadas pela pandemia, uma vez que assumiu o papel central na informação que era necessário passar às equipas, não só as que passaram a estar em teletrabalho como as que tiveram que continuar no terreno a garantir o serviço essencial de fornecimento de energia».

Mais: «A Comunicação Interna tornou-se um veículo chave para reforçar a proximidade entre pessoas que agora passam a estar distantes fisicamente, teve de reinventar processos de comunicação, utilizar novas plataformas, tudo isto com um fluxo constante de iniciativas que foi necessário criar e executar, exigindo muito das equipas.» Sendo um «período de grande foco na Comunicação Interna», tem servido «para as organizações olharem para a forma como interagem com as suas pessoas».

O director de Comunicação da EDP reitera a importância de as equipas dentro de uma organização saberem que «têm sempre uma fonte de informação, seja de temas internos ou não, à qual podem recorrer com segurança e confiança». No entanto, isto não significa que «a Comunicação tenha de ter apenas um papel institucional, sério e discreto. À margem da informação séria e credível, há espaço para as iniciativas de engagement, de proximidade e de motivação, que podem passar por registos descontraídos e mais ligeiros. Esse balanço do tom e das iniciativas de comunicação é fundamental para a Comunicação Interna desempenhar o seu papel de informar e de construir uma cultura de equipa e de grupo.»

O desafio permanente é assegurar que a «comunicação é útil para o dia-a-dia das equipas, a partilha de informação sobre iniciativas da empresa, aproximar as pessoas, fortalecer o espírito de equipa e a cultura de grupo. Esse desafio mantém-se nesta fase, acrescido de um foco cada vez maior no bem-estar das pessoas, seja físico ou mental», realça o responsável. «Todos nós devemos ser embaixadores da EDP e isso só é possível se todos soubermos exactamente quem somos e para onde vamos. E é na partilha desse conhecimento que a Comunicação Interna se posiciona», afirma Rui Cabrita.

Comunicação ágil, ligada e próxima
O clima organizacional é o termómetro que mostra o quanto os colaboradores estão motivados ou desmotivados e de que forma está a organização preparada para enfrentar a crise. Daí a importância de existir um alinhamento de informações e das estratégias de comunicação. Este é o momento para envolver os colaboradores e fomentar o espírito de equipa. Rui Cabrita defende que é necessário ter sensibilidade para avaliar quais os momentos e as iniciativas de comunicação que as pessoas precisam à medida que vamos avançando nesta pandemia. «Só percebendo e ouvindo as equipas é que se consegue adaptar o tom da comunicação e actuar no momento certo e com os conteúdos necessários, para fomentar não só o espírito de equipa, mas também a motivação e o sentimento de pertença».

Para o responsável da EDP, os pilares de uma Comunicação Interna competente e envolvida «passam por uma comunicação ágil, que permita responder de forma rápida a novas necessidades, plataformas ou desafios, por uma comunicação ligada, que permita perceber as equipas e entender o que é realmente necessário, e por uma comunicação próxima, que permita que cada pessoa sinta que é útil para o seu dia-a-dia». E precisa de ser encarada de forma estratégica, já que as empresas necessitam de utilizar todos os recursos que têm disponíveis para se manterem próximas dos colaboradores da maneira mais eficiente que puderem.

«A pandemia veio mostrar aquilo que, no caso da EDP, já sabíamos: é fundamental ter estruturas e plataformas para que a organização consiga partilhar informação com as suas pessoas e para que as próprias equipas consigam contactar, colaborar e partilhar entre si», reforça Rui Cabrita. Ao colocar as pessoas mais distantes e num ambiente de mudança constante, a pandemia demonstrou que «só com uma capacidade de fazer chegar a informação e de manter as equipas ligadas é que as organizações conseguem contribuir para a qualidade do trabalho e do bem-estar das suas pessoas».

No cenário em que vivemos, a Comunicação Interna tem não só de cumprir os objectivos que já tinha antes, mas também tem de ser um elemento que possa complementar a parte de convívio e partilha de informação mais “informal” que se estabelecia nos escritórios e que hoje em dia, com o teletrabalho, é mais difícil de recriar. «Tem de ser a “cola” entre equipas e entra as pessoas e a empresa, garantido o fortalecimento da cultura EDP», afirma o director de Comunicação, fazendo notar que «o tema da cultura EDP é fundamental, sobretudo, para as pessoas que estão a chegar à organização».

Cinco eixos
Não obstante a pandemia e a necessidade de trabalho remoto, que trouxe novos desafios, a EDP já vinha dando passos no sentido de uma comunicação cada vez mais digital, acessível em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. O director de Comunicação da EDP destaca: «Tanto a nossa intranet, como a app que permite consultar informação e realizar serviços, como a rede social interna, como os conteúdos de vídeo e a própria revista – tudo é acessível no computador, tablet ou smartphone e sem qualquer dificuldade.» Mas «o local central de toda a informação é a Intranet, onde concentramos o acesso a todas as notícias, todas as plataformas e serviços, fazendo com que rapidamente o colaborador possa encontrar o que precisa».

O objectivo é «simplificar a vida das pessoas, sobretudo nesta fase em que há largos períodos de tempo ocupados com videochamadas». Assim, a EDP disponibiliza uma multiplicidade de plataformas que permitem que cada colaborador possa optar pelo formato mais conveniente para si. O fundamental é que a comunicação chegue onde estão as pessoas e da forma mais eficaz, tendo em atenção o seu perfil e a sua função. No caso da EDP, existe uma grande diversidade de funções e perfis e por isso o objectivo foi assegurar a criação de «iniciativas e plataformas tendo em mente as diferentes necessidades de quem está no terreno e de que está em funções de escritório».

Ao longo de 2020, e para dar resposta ao desafio da pandemia, a EDP desenvolveu iniciativas em cinco eixos – informação, envolvimento, teletrabalho, entretenimento & família e saúde & bem-estar – que permitiram contribuir para a motivação e o espírito de grupo. «“Juntos à distância” foi o mote de um conjunto de iniciativas que lançámos e que reflecte bem o espírito do trabalho que foi desenvolvido», afirma o responsável.

As aprendizagens trazidas pela pandemia irão ficar e «no pós-COVID as necessidades de comunicação, de partilha, de reforço do espírito de grupo vão continuar», acredita Rui Cabrita. «E a Comunicação Interna vai continuar a ser chamada para contribuir para resolver essas necessidades. Os desafios que se avizinham para 2021 passam por, numa primeira fase, encontrar os formatos e iniciativas que continuem a merecer a atenção e a motivar os colaboradores, sobretudo num momento em que se discute frequentemente o “cansaço digital”.» Numa segunda fase – conclui – «a comunicação terá de se adaptar para uma realidade de trabalho flexível, em que o regresso aos escritórios não será permanente, em que a gestão do dia-a-dia das equipas será diferente, em que os modelos e os momentos de interacção e partilha entre colaboradores terão de ser reinventados».

Este artigo faz parte do Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Fevereiro (n.º 122) da Human Resources, nas bancas.

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