Teletrabalho e aumento da produtividade. 5 ferramentas para uma equação de sucesso
São muitos os indicadores actuais que sugerem que as empresas que mais investem no melhoramento da experiência digital dos seus colaboradores e no equipamento necessário para o trabalho remoto obtêm equipas mais dedicadas, potenciam a sua competitividade e conseguem resultados positivos a todos os níveis, com efeitos visíveis até nos resultados do negócio.
Este retrato é traçado pelos especialistas da Liferay, para quem em cenários de crise como o atual, potenciado pela entrada em cena do coronavírus, o estado de evolução do espaço de trabalho digital (digital workplace) de uma empresa pode marcar a diferença entre a continuidade ou a queda na sua produtividade.
Segundo Carolina Moreno, vice-presidente de vendas para a EMEA e directora-geral para o Sul da Europa da Liferay, «contar com uma tecnologia que permita às empresas evoluir para espaços de trabalho digitais que dêem resposta às necessidades atuais dos colaboradores deve ser uma prioridade: tanto para coordenar equipas separadas, como para facilitar a conciliação, ou enfrentar qualquer tipo de crise – onde o trabalhador terá que lidar com um ambiente doméstico mais complexo, partilhando o espaço com a sua família ou sendo obrigado a flexibilizar o seu horário de trabalho para cuidar dela. Trata-se de fazer com que os colaboradores consigam desenvolver um trabalho – e teletrabalho – de qualidade, com todas as ferramentas que necessita ao seu alcance.»
Os especialistas da Liferay Inc., fabricante da plataforma Open Source, dispositivos móveis e dispositivos conectados, destacam cinco capacidades dos digital workplaces que podem ajudar, agora mais que nunca, a que o colaborador execute com facilidade e eficiência as suas tarefas, ao mesmo tempo que se promove a sua motivação e índice de satisfação:
1. Capacidades de gestão de conteúdos e colaboração: contar com tecnologia dotada de elevadas funcionalidades de gestão de conteúdos e documental é importante para o correto desenvolvimento da actividade profissional dos colaboradores. Além disso, as funcionalidades que permitem criar bases de conhecimento, facilitar a criação e o intercambio de conteúdos, assim como a colaboração departamental e interdepartamental com sistemas de videoconferência, chats, fóruns de discussão ou wikis colaborativas, são excelentes para manter a produtividade dos funcionários, independentemente do ambiente em o que estejam a trabalhar.
2. Personalização da experiência do trabalhador: Para manter o índice de produtividade dos funcionários, é necessário que estes tenham a experiência que responda às suas necessidades específicas. A personalização automática do conteúdo basada em comportamentos será uma ferramenta muito útil para facilitar a localização da informação, reduzindo tempos de pesquisa e aumentando a produtividade.
3. Gestão de acessos à informação baseados em perfis: Uma correcta gestão da identidade e do controlo de acessos na intranet permitirá manter um sistema de segurança contínuo no acesso à informação, ao mesmo tempo que capacita a empresa a definir políticas específicas adaptadas à situações especiais ou de crise, aplicadas a cada tipo de negócio concreto.
4. Pesquisa de conteúdos: Dispor de um potente motor de busca de primeiro nível proporcionará o acesso rápido e ágil à informação, o que repercute diretamente no índice de produtividade da equipa. Além disso, se os utilizadores contarem com ferramentas para filtrar e ordenar os resultados de busca ou para personalizar as classificações dos resultados, terão um impacto direto nos seus níveis de satisfação.
5. Integração de ecossistemas: Todas as ferramentas mencionadas fazem sentido se forem integradas com os restantes sistemas da empresa. Porque esta integração será o que permitirá oferecer uma experiência unificada ao colaborador, ao mesmo tempo que se tira o máximo partido dos investimentos previamente realizados em diferentes tecnologias pela empresa. É importante que, perante situações que necessitam de ser geridas com agilidade, as empresas contem com tecnologia que lhes permita adaptar-se e evoluir para o modelo que necessitam.
«Não há forma de deter nem abrandar a velocidade a que a transformação digital está a mudar a natureza dos espaços de trabalho, como tampouco há forma de saber quando e como voltaremos a ter uma situação como a que estamos a atravessar» , sublinha Carolina Moreno. «Mas o que sabemos é que a sobrevivência das empresas dependerá, em grande medida, do êxito das equipas de trabalho e das ferramentas que lhes são proporcionadas, portanto, ter espaços de trabalho digital avançados e equipados para os nossos colaboradores será uma vantagem fundamental para qualquer situação», conclui a responsável.