Três lições do LinkedIn para o modelo de trabalho híbrido

Entrámos num novo capítulo na grande experiência do mundo do trabalho, despoletada pela pandemia. De acordo com a Gallup, mais de metade das pessoas que podem trabalhar remotamente esperam ou preferem fazê-lo, pelo menos parte do tempo, a partir de agora. Para as organizações, o objectivo é claro: tornar o trabalho híbrido mais viável e sustentável. O design e concepção da nova sede do LinkedIn ensina três importantes lições.

Enquanto funcionária do LinkedIn e consultor da NBBJ, respectivamente, Lisa Britz (directora de Workplace Design) e Robert Norwood (director de design de interiores) partilharam com a Harvard Business Review que estão sempre a tentar entender melhor as tendências do local de trabalho e assim poderem apoiar os colaboradores a navegar por águas agitadas.

Recentemente, testaram um novo ângulo do trabalho híbrido ao projectar a sede global de cerca de 23,5 mil metros quadrados do LinkedIn, chamada B1, no campus de Silicon Valley.

Embora esse esforço tenha começado antes da pandemia, trabalharam juntos para adaptar os seus planos para este momento da história do trabalho. Através de pesquisa, design e agora o novo espaço, incluindo normas sobre o seu uso, o processo tem sido “testar e ajustar” – equilibrando o trabalho presencial, híbrido e remoto de forma a fomentar o bem-estar do colaborador, mantendo a actividade da empresa.

Eis três das principais lições centrais que Lisa Britz e Robert Norwood aprenderam até agora.

Optimize o escritório para todo o tipo de usos

O escritório deve acomodar diversas funções e preferências. Para pais trabalhadores, pode ser um local onde podem trabalhar longe de distracções e responsabilidades familiares. Para muitos colaboradores da Geração Z, o regresso ao escritório é uma oportunidade bem acolhida para encontrar o que perderam durante a pandemia – espaço para orientação pessoal, oportunidades de aprendizagem e crescimento.

A maioria dos colaboradores procura locais onde possam construir (ou reconstruir) capital social – que a McKinsey define como «a presença de redes, relacionamentos, normas partilhadas e confiança» – que desapareceu nos últimos dois anos.

É por isso que a nova sede do LinkedIn incorpora espaços que acomodam todos esses casos: foco, colaboração, aprendizagem e socialização, além de descanso. «Oferecemos tudo, desde uma biblioteca tranquila a um café movimentado, e os colaboradores podem optar por trabalhar onde quiserem, quando quiserem.

Durante o confinamento aprendemos que a produtividade aumenta quando os trabalhadores têm mais autonomia sobre si mesmos. O design do local de trabalho deve permitir que as pessoas encontrem rotinas e ritmos individualizados que contribuam para o seu bem-estar. Isso inclui trabalhar em casa quando lhes é mais conveniente», explicam.

«Não faz sentido ir ao escritório nos dias em que vou estar fechado numa sala de reuniões a maior parte do dia. Então, planeio as minhas idas para quando posso passar tempo com a equipa», observou um colaborador da equipa de vendas do LinkedIn.

Uma das maiores mudanças que fizeram no projecto original da sede, pré-pandemia, foi reduzir o número de estações de trabalho tradicionais em cerca de 40% e substituí-las por várias dezenas de áreas de estar – “bairros” diferentes para cada equipa, adaptados às suas actividades típicas.

«Alguns parecem salas de estar e servem como área de socialização ou discussões em grupo; outros têm pontos de apoio para trabalho individual ou encontros de pares. Todo o edifício está também organizado verticalmente para mapear os vários estilos de trabalho, desde o mais social no andar térreo (com espaços de coworking, uma espécie de mercado e uma cafeteria) até ao mais simples no topo», referem.

Acolha uma força de trabalho mais diversa

Nos EUA, parte das reacções negativas à volta de um regresso ao escritório resumem-se à rejeição de velhos modelos de profissionalismo. A cultura de trabalho, no geral, e o design do escritório, em particular, precisam de reflectir uma força de trabalho mais complexa e variada, incluindo pessoas com deficiências físicas e cognitivas.

«Assim, os princípios de design inclusivo estão presentes em todas as escolhas que fizemos para a nova sede do LinkedIn. Tendo em conta condições como paralisia, deficiência visual ou auditiva, neuro divergência, ansiedade, entre outros, considerámos tudo, desde rampas à iluminação e brilho, do nível de estimulação à acústica, do grau de privacidade a mobiliário que dá para 60 posturas diferentes», exemplificam.

Também deixaram claro que o dress code e outros aspectos são agora mais flexíveis e referem-no como “o novo profissionalismo”, onde as pessoas podem trazer mais de si mesmas para o trabalho, reduzindo a formalidade a favor da autenticidade e do conforto pessoal.

Essa foi uma forma importante de garantir que muitos dos colaboradores de grupos sub-representados, que preferem trabalhar em casa porque envolve menos regras e códigos, também se sintam à vontade para regressar ao escritório.

Teste, teste novamente e ajuste de acordo

«As pessoas usarão o escritório se for um espaço onde querem estar», asseguram. «Por isso adoptámos uma mentalidade de teste, experimentação e ajustes ao longo desse processo. Estamos constantemente a pedir feedback aos colaboradores para saber o que está a funcionar e o que deve mudar.» Isso inclui placards em todo o edifício, onde as pessoas podem deixar comentários, surveys frequentes, formulários de feedback, focus groups, entrevistas e dados quantitativos, como mapeamento de presença e sensores.

Uma área de investigação está relacionada com os melhores tipos de salas de conferência e de reunião: «interiores ou exteriores? Mesa comprida e cadeiras, ou sofás, espreguiçadeiras e espelhos estilo estádio? Ou todas as referidas?».

Com base no feedback da equipa até agora, estão a fazer alterações na tecnologia e nos sistemas AV para melhorar a experiência dos colaboradores híbridos. Também estão a mudar para cadeiras mais leves nas salas de conferência, para melhor apoiar as equipas que precisam de adaptar o espaço para os vários tipos de reuniões.

Outro grande desafio é como ajudar os colaboradores que alternam o trabalho no escritório e o trabalho remoto, principalmente engenheiros e outros com necessidades de hardware específicas e pesadas.

«Agora sabemos, por meio de testes e interacções constantes, que os espaços de trabalho mais utilizados são, na verdade, as secretárias normais e salas telefónicas padrão, mas devem ser equipadas com toda a tecnologia necessária para o trabalho híbrido, incluindo videoconferência e soluções de quadro branco digital (que combinem recursos de toque, escrita e videoconferência, por exemplo) e monitores ajustáveis que suportem codificação emparelhada e trabalho em equipa.»

Mas continuam a colocar questões como «precisamos de mais espaço social? Qual é a melhor configuração para equipas grandes versus equipas pequenas? Precisamos de mais mesas? O que os colaboradores precisarão no próximo trimestre ou no próximo ano? A tecnologia no espaço de trabalho promove a conectividade e a produtividade?».

Na verdade, desde que inauguraram a nova sede, descobriram que, embora os colaboradores estejam livres para trabalhar em casa ou no campus, «63% das pessoas tecnicamente alocadas a outros edifícios agora vão para o B1 desde a inauguração em Janeiro», beneficiando da variedade de zonas de trabalho e configurações que o espaço oferece. «Continuaremos a ouvir as suas sugestões para ver de que forma podemos ajudá-los a sentirem-se mais eficazes e tornar o seu local de trabalho mais agradável.»

Lisa Britz e Robert Norwood sabem que não encontraram a fórmula mágica e não esperam que tudo funcione como planeado — «a chave é perguntar o porquê, ajustar o design e depois testar novamente». De qualquer forma, a próxima etapa «é menos sobre terminar o projecto, mas sim sobre criar um espaço de escritório dinâmico o suficiente para se adaptar ao mundo de trabalho em evolução».