Sabe como fazer uma boa gestão de tarefas?

A produtividade de uma empresa está directamente ligada à gestão das tarefas distribuídas entre os colaboradores que fazem tudo acontecer.

Mas, para que tudo funcione, é preciso estabelecer regras, ferramentas, muita organização das equipas, estabelecendo e distribuindo papéis de forma planeada para evitar desperdício de tempo e de talentos. Para que um gestor possa fazer bem o seu papel de liderança, ter o trabalho bem delegado é um óptimo começo para que as coisas funcionem, chama a atenção o site meusucesso.com.

O que é uma tarefa?

Tarefa é algo que precisa de ser realizado, uma actividade que precisa de ser desempenhada por alguém que foi designado para tal. Tudo isso vem com um objectivo e com um prazo. As tarefas demonstram as actividades sequenciais, as interdependentes e os fluxos de trabalho necessários para que cada processo da organização seja executado.

Normalmente, uma tarefa está interligada a outra ou, ainda, o andamento de uma depende da entrega de outra, ou seja, um projecto para obter um bom desempenho da equipa, precisa ter a gestão de tarefas.

Tipos de tarefas
O primeiro passo para estabelecer uma ordem na organização e distribuição das tarefas é definir se elas são:

Emergências
Urgentes
No prazo
Planeadas

Essa hierarquia leva a uma melhor distribuição pois tem em conta a prioridade de conclusão de cada uma.

Como fazer a gestão de tarefas

A gestão de tarefas envolve delegação, cumprimento de prazos, optimização de performance e uma melhoria na organização geral da empresa. O mundo actual trouxe com ele e com toda a transformação digital, muitas ferramentas que auxiliam e muito a gestão de tarefas. Softwares que actuam de forma incrível e fazem com que um líder com muitos colaboradores sob a sua gestão ou, ainda, um colaborador com muitas actividades e atribuições, possa ter um painel organizado que o auxilie em: o que, para quem, para quando, com quem e etc.

A tecnologia faz um trabalho brilhante em ajudar líderes e liderados no cumprimento de suas funções. Mas a gestão das tarefas não depende somente de um bom software e sim dos envolvidos no processo, ou melhor, o compromisso das pessoas. Para uma boa gestão de tarefas, o líder precisa fazer pelo menos três passos:

1 – Priorizar tarefas
A priorização das tarefas pode acontecer dentro do dia, da semana, do mês, do semestre, convém lembrar que se tudo for prioridade, nada vai ser prioridade. Nesse caso também é papel do gestor apontar o critério que define as prioridades, se é o prazo, a relevância, o projecto.

2 – Gestão do tempo
Tempo é dinheiro, sim. Tempo é um recurso finito e escasso, por isso, é preciso administrá-lo com coerência na gestão de tarefas. É preciso qualidade mas também produtividade.

3 – Acompanhamento
Estar alinhado com a equipa e acompanhar de perto o desenvolvimento do trabalho é fundamental, mas, mais do que isso, os relatórios vão mostrar se, de facto, a gestão de tarefas está a ser efectiva. Não há como gerir algo que não é medido, neste ponto, os indicadores são super importantes.

4 – Escolher um software para a gestão
A tecnologia aplicada na gestão de tarefas é um braço facilitador e fundamental nos dias de hoje, principalmente, em tempos de pandemia, em que muitas empresas adoptaram o home office na quarentena e também definitivamente. Por isso, um painel online é fundamental.

Indicadores de gestão de tarefas

Realizar o trabalho sem medir se ele realmente está a funcionar não faz sentido, por isso, procurar indicadores que possam ajudar nessa compilação de resultados é muito importante.
Alguns exemplos de indicadores para a gestão de tarefas, são:

Tempo gasto por tarefa;
Entregas por colaborador;
Tarefas concluídas.

Uma empresa é feita de processos, projectos e tarefas, por isso a gestão desses elementos é essencial para o crescimento.