Great Place To Work: Um lugar silencioso

Barulho, por si só, não é um sinal, mensagem e por vezes nem som. Som, por si só, não é comunicação, mensagem e muito menos viável para entrega.

Estabelecer uma ligação também não é apenas e somente exclusivo da linha telefónica. Dois tracinhos azuis no WhatsApp não significam que a mensagem que queria passar foi entregue.
A comunicação é a cola que mantém uma organização unida. É essencial para a colaboração eficaz, a produtividade e o bem-estar das pessoas. A cola mantém tudo no seu lugar, isto se estivermos a falar de uma boa cola. Além disso, aplicar cola não faz ruído.
Dentro desse contexto, a comunicação interna desempenha um papel crucial, é ela, em todos os formatos, que permite que as organizações prosperem a cultura.

SABER LER ALÉM DO QUE ESTÁ ESCRITO
A comunicação interna está presente em todos os momentos da rotina de uma organização. Este é todo o fluxo de informações, mensagens e conhecimento partilhado entre as pessoas desde emails, reuniões e chamadas, a conversas informais nos corredores ou à forma como as pessoas se deslocam e reagem.
A comunicação interna é uma linguagem que todos os colaboradores devem ter a oportunidade de entender. Quando damos de caras com uma porta fechada, quando a liderança passa por nós a correr ou quando as pessoas se desligam do que as rodeia dentro dos seus fones, isto também é comunicação interna.
Mas a comunicação interna, quando trabalhada e definida, tem um objectivo: garantir que todos os membros da organização estejam alinhados com a missão, visão e valores.

OMNIPRESENTE E OMNICHANNEL
Um lugar silencioso, embora pareça uma descrição tentadora, não o é.
No filme norte americano “A Quiet Place”, as pessoas fogem de extraterrestres que não têm o sentido da visão, mas são extremamente sensíveis na sua audição, fazendo com que qualquer acção que reproduza ruído se torne um momento ameaçador para os próprios humanos. Imagine dar um passo e esse mesmo passo ser o seu fim, ou tentar expressar-se e não poder de todo falar, andar, mexer-se com o receio de fazer ruído… assustador!
A ausência de um meio de comunicação pode levar ao engenho da criação de outros meios mais aprimorados, mas o sentimento de medo irá sempre permanecer sobre as suas acções.
Uma empresa com uma comunicação interna deteriorada não é muito diferente. As causas que podem levar a que um colaborador não sinta confiança para partilhar a sua verdadeira opinião pode ser tão simples como o modo autoritário com que o seu chefe se lhe dirige. Agora imagine como seria possível gerir uma empresa onde as suas pessoas tentam dar um passo sem fazer ruído, escrevem no seu teclado com dedos de algodão, ou não partilham as suas ideias e opiniões, porque o ruído criado pode ser o seu fim.
Em suma, nem todos estarão disponíveis nos mesmos canais, nem todos vão ler o que determina como informação e por isso é importante saber com quem, e como está a falar.

4 PASSOS PARA UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO INTERNA

1. Problema
O problema certamente será transversal à sua equipa. Mas se não souber como este problema é vivido e definido, nada pode fazer para o tentar resolver.
O primeiro passo é ouvir os colaboradores através de um questionário anónimo e confidencial, que lhe dirá exactamente o que a sua equipa precisa e quer.

2. Vantagem
Agora que ouviu os colaboradores, surgem mais perguntas: no que acredita a sua organização, no que acreditam os seus colaboradores? Todos dariam a mesma resposta quando confrontados com esta pergunta?
Defina então: “Quem somos, o que somos, para onde queremos ir e o que nos distingue.”

3. Insight
Quando menos esperar, o insight vai surgir. Não é conversa de criativo, mas depois de lidar de ponta a ponta com todas as informações, isto vai ser claro.
Que momento, valor, interesse, paixão, etc. que toda a sua equipa partilha? Este é o seu Insight.

4. Estratégia
Agora que preencheu todos os quadrantes da cruzeta estratégica, sabe qual é o ponto chave da sua comunicação. Com tudo isto definido, já sabe o que pode e não pode fazer para comunicar de forma eficaz com a sua equipa.

DA ESTRATÉGIA ÀS TÁCTICAS
Até agora falámos sobretudo de pensamento estratégico. Isto permitiu alinhar a expectativa da equipa de liderança com a expectativa da equipa de liderados, promovendo assim que a visão conjunta seja o futuro da sua organização. Mas na verdade, ainda não saímos do papel.
É importante entender de quem é a responsabilidade da comunicação interna. É do departamento de recursos humanos? Ou será de Marketing? Melhor ainda, seria um projecto conjunto com vários departamentos. Isto porque a execução do plano estratégico requer vários tipos de valências e uma equipa multidisciplinar pode fazer toda a diferença.
Na era do digital não faltam meios à distância de um clique, por isso quanto mais diversas forem a suas ferramentas, melhor. O email, intranet, reuniões, mensagens instantâneas e redes sociais corporativas são meios de execução rápida e acessíveis.
Os métodos offline, são também viáveis, o espaço de trabalho envolvente como o escritório, o screensaver dos computadores, as fardas de serviço, tudo isto são meios que pode usar para comunicação interna.
Todas estas ferramentas pressupõem que a sua comunicação seja clara e transparente, evitando jargões ou linguagem técnica que possa não ser acessível a todos os membros da equipa. Comunicação transparente é também comunicar resultados bons e maus, ou dar a conhecer o feedback dos colaboradores no questionário de clima organizacional, pois a comunicação interna é sempre uma via de dois caminhos.
Dar voz à sua equipa pode ser uma das tácticas utilizadas, seja através de iniciativas e práticas, ou por exemplo através do programa Certified da GPTW.
Comunicação interna é um ciclo sem fim. Na verdade, sem princípio, meio e fim. Apenas no papel conseguimos pôr por etapas. Por isso, quando realizar campanhas, iniciativas ou práticas de comunicação interna defina sempre os objectivos para que depois possa medir o impacto. Algo a ter em mente é que o fundamental de todo este trabalho é o bem-estar e engagement das pessoas da organização, daí todo o trabalho de pesquisa, definição e estratégia. Para que com isso, a comunicação seja realmente eficaz.
E o que hoje funciona, amanhã pode não funcionar. Portanto enquanto funcionar, repita.
Este é um dos motivos pelos quais fazemos pesquisa anualmente às empresas, mas também o fazemos em outros espaços temporais. Por exemplo, de seis em seis meses, muitas empresas recorrem ao nosso software Emprising e avaliam o impacto de campanhas ou iniciativas.

BRAND BOOK DA COMUNICAÇÃO INTERNA
Com todo trabalho anterior feito, está na hora de deixar registado como se posicionará a sua comunicação. Registe os objectivos e como eles vão ajudar a sua estratégia de negócio. Aqui inclua também tudo o que aprendeu sobre a sua equipa, algo que através do software Emprising será muito fácil de identificar.
Depois, e porque esta ferramenta é focada na comunicação interna, inclua o seu EVP. Não menos importante, porque falamos de cultura, defina como se dirige à sua equipa, o tom e a voz da sua comunicação é algo cultural.
Como dissemos a comunicação é Omnichannel, portanto existem diversas tácticas a serem exploradas em cada um dos canais escolhidos. Um canal apenas não é eficaz, e cada um dos canais tem uma forma nativa de partilhar a comunicação. Seja nas redes sociais, na intranet ou offline, é importante estar definido e registado qual a melhor prática.
Por último, tem que medir o impacto e actualizar frequentemente a sua estratégia de comunicação interna, por isso defina os seus KPI.

O LUGAR JÁ NÃO É SILENCIOSO
A comunicação interna é a espinha dorsal de uma organização saudável e produtiva. Quando os colaboradores estão informados, são ouvidos e valorizados, são também mais propensos a dar o melhor de si.
Do ponto de vista da liderança, tomar decisões torna-se mais prático, pois contém mais informações, a informação flui livremente e são baseadas em dados concretos, com recurso a feedback da equipa. A resolução de problemas é também um benefício directo, bem como o reforço da cultura organizacional, uma vez que se torna uníssona em toda a empresa.
Portanto, investir na melhoria da comunicação interna não é apenas benéfico, mas essencial para o crescimento e sucesso da empresa. À medida que as empresas continuam a evoluir num mundo cada vez mais complexo, a comunicação interna eficaz é a chave para manter todos a bordo e na mesma página.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna” na edição de Setembro (n.º 153) da Human Resources, nas bancas.

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