A importância da transformação digital na gestão de pessoas

Do recrutamento e selecção à formação e avaliação de desempenho, passando pela gestão de faltas, férias e despesas, até à motivação, são várias as oportunidades que a transformação digital traz à Gestão de Pessoas, em particular, e às empresas, em geral. Os benefícios vão muito além dos processos.

 

Por Miguel Santos, Managing partner da IMBS

 

O primeiro passo antes de conseguirmos entender a importância da transformação digital numa empresa, é perceber o seu significado. De forma a aproveitar as tecnologias emergentes e a rápida expansão que estas têm ganho nas actividades humanas, as empresas devem potenciar a sua produtividade com ferramentas que facilitem o trabalho diário, desmaterializando processos complexos para processos mais simples. A transformação digital é então uma mudança corporativa nesse sentido, com aplicação de tecnologias digitais nos processos e informações, e com foco nas necessidades das pessoas.

Quer seja com a automação de processos, business intelligence, lean digital ou aplicações empresariais, importa capacitar a empresa das ferramentas mais adequadas às suas verdadeiras necessidades, utilizando esta capacitação como uma parte da estratégia para alavancar processos e pessoas, elevando a organização a outro patamar e apagando a ideia de que é apenas uma utilização de ferramentas e softwares de última geração.

Quando falamos na área de Recursos Humanos (RH), importa perceber que este é um departamento transversal a toda a empresa, pois é responsável pela gestão de pessoas de todas as áreas. A importância da transformação digital no departamento de RH vai alavancar, naturalmente, a comunicação entre departamentos, facilitando o trabalho das restantes áreas em inúmeros aspectos, no que toda à gestão de capital humano.

Tomemos então como exemplo as seguintes oportunidades:

Informação/controlo de dados no recrutamento e selecção
No recrutamento e selecção, o controlo de dados que permitam retirar insights céleres como o número de candidatos, o lead time de contratação, vagas por departamentos ou número de processos em curso ou interrompidos, fornece um nível de conhecimento detalhado, tornando mais ágeis os esses processos. O objectivo com a aplicação da digitalização neste processo passa, não só por aumentar a produtividade e a eficiência, através da identificação de forma mais ágil de potenciais candidatos, como também vai permitir ao departamento de RH canalizar a energia para a estruturação de outros processos internos, gerando um maior valor à organização e deixando espaço para o foco no desenvolvimento das pessoas.

Entre os benefícios na adopção desta prática, além da eficiência e produtividade, estão a segurança dos dados, armazenamento simples, procura rápida, redução do papel ou a diminuição de extravios.

 

Gestão de férias e faltas
É um facto que muitas empresas ainda recorrem a tabelas de Excel para gestão de férias e ausências, o que não está incorrecto. No entanto, é possível fazer a integração deste registo com ferramentas que permitam um controlo mais simplificado, facilitando o processo não só para a gestão como para o próprio colaborador. O passo mais simples para esta optimização é estabelecer regras no que diz respeito a férias, porém, nem todas as empresas têm essa necessidade e, mesmo que definidas, existem excepções e imprevistos.

Sendo o pedido individual e tendo este de passar pelo seu gestor e só depois comunicado para o departamento de RH, a digitalização vai não só economizar tempo e simplificar o processo de comunicação, como também possibilita uma visão geral e simplificada de todos os pedidos e aprovações num só lugar, com vista de incompatibilidades e alertas, em tempo real. Com isto, será possível fazer uma gestão assertiva de férias e ausências, controlar as solicitações e ter um planeamento de operação mais simplificado, o que facilita ainda a comunicação com o departamento financeiro ou contabilístico, para a emissão de salários a nível mensal, por exemplo.

 

Gestão de despesas
Os gestores deparam-se constantemente com desafios a nível de controlo e gestão de custos, tendo dificuldade em obter uma visão clara e simplificada sobre as despesas afectas a cada colaborador e a cada centro de custo. Este é um ponto fulcral para report à administração onde, ter uma visão clara sobre os custos com o pessoal, detalhado por gastos, remunerações, ajudas de custos, encargos, horas extras etc, permite um maior controlo sobre a operação.

Esta é mais uma oportunidade que irá facilitar o processo entre departamentos, desde o colaborador ao seu gestor, passando pelas áreas de RH e Financeira, permitindo tanto uma comunicação mais rápida, como um controlo dos centros de custo da empresa.

 

Avaliação de desempenho e sistema de premiação
A falta de um modelo de avaliação, além de retirar à gestão informações fundamentais que podem ser estudadas a partir do mesmo, leva à estagnação dos recursos, que não têm inputs e reconhecimento sobre o seu trabalho. Ter um modelo de avaliação de desempenho é uma forma de identificar necessidades e valorizar o capital humano da empresa. Através de ferramentas específicas, desenhadas à medida de cada empresa, é possível diagnosticar a performance dos colaboradores, identificando necessidades e oportunidades de formação, e atribuir prémios, consoante o sistema de premiação definido.

 

Motivação
Quando se aborda este tema pode, naturalmente, ter diversas vertentes, sejam essas financeiras, pessoais, de liderança ou progressão de carreira. No entanto, existem outros factores que interferem na motivação das pessoas, podendo estes ser aspetos técnicos e práticos do dia- a- -dia, como desempenhar tarefas de valor acrescentado e ter ao seu dispor as ferramentas certas para executar as suas funções da melhor forma. Neste aspecto, a digitalização pode ser um elemento preponderante para motivar os colaboradores a sentirem que desempenham actividades de forma mais produtiva.

 

Formação
Dar continuidade de formação ao capital humano é também fundamental para manter a motivação dos mesmos, garantindo a não estagnação e o crescimento da organização. Como exemplo, podemos falar em transformação digital, aplicações low code ou business intelligence mas, sem formar os colaboradores para utilizarem essas ferramentas, não poderemos acreditar em milagres. Por isso, quando tomada a decisão de fazer um investimento a nível digital, a empresa tem de capacitar as suas pessoas não só para “comprarem” a ideia, mas também para darem continuidade a todo o processo de evolução.

Com o mercado a ser cada vez mais competitivo, principalmente no que diz respeito à gestão de pessoas, importa salientar os benefícios da digitalização nesta área. Seja na automatização de tarefas repetitivas, na redução do número de erros, na promoção da melhoria contínua, redução de custos, aumento de segurança de dados optimização de tempo e aumento da produtividade, os benefícios vão muito além dos processos, passando para as pessoas: melhora a rotina do departamento de Recursos Humanos, retira tarefas ineficientes e “chatas”, facilita reports à administração e optimiza a comunicação entre departamentos.

 

Como aderir ao processo de transformação digital?
Actualmente, a transição para uma sociedade digital é um dos quatro desafios estratégicos do nosso país. Os mais recentes dados da Comissão Europeia do Índice de Digitalização da Economia e da Sociedade (DESI), publicados em Junho, revelam que uma das categorias com maior oportunidade de melhoria diz respeito à tecnologia digital nas empresas, apontando como um dos principais obstáculos à digitalização das pequenas e médias empresas (PME), a “falta de conhecimentos digitais, causada pelos baixos níveis de literacia digital, seja em proprietários, gestores ou colaboradores”.

Esta é uma mudança que carece de conhecimento e, por isso, é importante que seja aconselhada por profissionais da área. É necessário estudar quais os processos a serem automatizados, quais as ferramentas mais adequadas para o departamento, tendo em conta o seu nível de maturidade digital e por fim, promover esta mudança dentro da organização.

O sucesso e a continuidade de qualquer ferramenta vai sempre depender dos seus recursos humanos.

 

Este artigo foi publicado na edição de Outubro (nº. 118) da Human Resources, nas bancas.

Caso prefira comprar online, pode comprar a versão em papel ou a versão digital.

Ler Mais
pub


Comentários
A carregar...