É trabalhador independente e tem dúvidas sobre o IVA que tem de pagar? Das isenções ao que pode deduzir, veja aqui

O regime de IVA para trabalhadores independentes estabelece obrigações e direitos. As regras variam consoante a actividade exercida e o nível de facturação, podendo incluir situações de isenção ou permitir a dedução de despesas.

Por isso, ao abrir actividade, é importante que compreenda como funciona o IVA para trabalhadores independentes e saiba quando tem de declarar, pagar ou se pode beneficiar de isenção. O Contas Connosco explica.

O IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) incide sobre vendas e prestações de serviços e, salvo algumas excepções, deve ser cobrado pelo vendedor ou prestador no momento da transação.

No caso dos trabalhadores independentes, este imposto é cobrado reflectindo a respectiva taxa no preço final pago pelo cliente e, posteriormente, entregue ao Estado.

Como estes profissionais precisam de adquirir bens ou serviços para exercer a sua actividade, existe a possibilidade de deduzir o IVA das compras relacionadas com essas mesmas despesas. Assim, o valor a pagar às Finanças resulta da diferença entre o IVA cobrado aos clientes e o IVA dedutível das despesas suportadas.

No entanto, existem situações em que alguns trabalhadores independentes não são obrigados a cobrar ou a pagar IVA.

Quais as isenções de IVA previstas para trabalhadores independentes?
Os trabalhadores independentes podem ficar isentos de cobrar e pagar IVA em duas situações:

• Por tipo de actividade: quando desenvolvem atividades previstas no artigo 9.º do Código do IVA, independentemente do volume de negócios;
• Por volume de negócios: quando se enquadram no regime de isenção do artigo 53.º do CIVA.

O que é a isenção de IVA por actividade?
A isenção por actividade prevista no artigo 9.º está relacionada com o tipo de serviço prestado, abrangendo profissionais de áreas como saúde, desporto ou arte. Este regime aplica-se, por exemplo, a:

• Médicos, enfermeiros e dentistas
• Serviços como creches e lares de idosos
• Formação profissional
• Desportistas

Os trabalhadores independentes abrangidos por esta isenção devem emitir faturas ou faturas-recibo sem liquidação de imposto, indicando a menção “IVA – Isento art.º 9.º”.

Se não utilizarem o sistema de emissão do Portal das Finanças (recibos verdes), devem comunicar à Autoridade Tributária, até ao dia 5 do mês seguinte, os elementos das facturas emitidas no mês anterior.

O que é a isenção de IVA por volume de negócios?
A isenção por volume de negócios prevista no artigo 53.º aplica-se a trabalhadores independentes com faturação reduzida. Para beneficiarem desta isenção, os trabalhadores devem cumprir as seguintes condições:

• Não terem recebido no ano anterior mais de 15 mil euros (ou 14.500 euros se estiver em causa a facturação de 2024);
• Não realizarem operações de exportação ou atividades conexas.

Esta isenção aplica-se também a sujeitos passivos com sede ou domicílio noutros Estados-Membros da União Europeia (UE), desde que:

• O volume anual de negócios na UE seja inferior a 100 mil euros;
• Tenham notificado previamente o Estado-Membro de estabelecimento da intenção de beneficiar da isenção em território nacional;
• Possuam NIF com o sufixo “EX” no país de origem.

Os recibos verdes enquadrados neste regime devem emitir as faturas com a menção “IVA – regime de isenção”. Caso utilizem outros sistemas de facturação que não o do Portal das Finanças, devem comunicar à AT, até ao dia 5 do mês seguinte, as faturas emitidas.

Como funcionam as isenções de IVA para trabalhadores independentes?
Mesmo tendo direito à isenção de IVA, os trabalhadores independentes podem optar por não beneficiar dela. Essa escolha pode ser feita no momento da abertura de actividade nas Finanças ou posteriormente, através do preenchimento de uma declaração de alteração online ou num serviço de Finanças.

Caso optem por não beneficiar da isenção, devem permanecer nesse regime por, pelo menos, cinco anos.

Os trabalhadores independentes que beneficiam da isenção ao abrigo do artigo 53.º e que ultrapassem o limite anual de 15 mil euros de volume de negócios devem passar para o regime normal. Ou seja, devem começar a cobrar e a pagar IVA.

• Se o volume de negócios ultrapassar 25% do limite (ou seja, 18.750 euros), a transição para o regime normal é imediata. Neste seguimento, a fatura seguinte já deve reflectir a mudança e incluir IVA.
• Se o volume de negócios ultrapassar os 15 mil euros mas não for superior a 18.750 euros, a mudança para o regime normal ocorre a 1 de Janeiro do ano seguinte. Nesse caso, é necessário submeter a declaração de alterações no prazo de 15 dias úteis após o final do ano, indicando que o volume de negócios é superior a 15 mil euros e inferior ou igual a 18.750 euros.

Quais as obrigações fiscais relacionadas com o IVA?
Os trabalhadores independentes sujeitos a IVA têm dois tipos de obrigações: declarativas (ou seja, comunicar à AT os valores cobrados e os dedutíveis) e de pagamento (isto é, entregar o imposto devido ao Estado).

1. Entrega da declaração de IVA
Os trabalhadores independentes que não estejam isentos de IVA devem apresentar trimestralmente a declaração periódica, indicando o montante de imposto cobrado e o IVA suportado nas despesas relacionadas com a actividade.

Neste regime trimestral (adequado a trabalhadores independentes com um volume de negócios inferior a 650 mil euros) a declaração tem de ser entregue até ao dia 20 do segundo mês seguinte àquele a que respeitam as operações. Por exemplo, se estiver em causa o primeiro trimestre do ano (Janeiro, Fevereiro e Março), o prazo para a entrega termina a 20 de Maio.

Ainda assim, é possível que um contribuinte com um volume de negócios inferior a 650.000 euros possa entregar a declaração de IVA de forma mensal. Para isso, é necessário que indique essa periodicidade na declaração de início de atividade ou numa declaração de alterações.

A entrega da declaração é feita através do Portal das Finanças, seguindo estes passos: Serviços > IVA > Declaração Periódica do IVA > Entregar Declaração.

Tenha em conta que o envio da declaração periódica é obrigatório mesmo que não tenha existido pagamento de serviços no trimestre ou mês anterior.

Caso tenham sido prestados serviços a contribuintes de outros Estados-Membros, deve ser entregue a declaração recapitulativa até ao dia 20 do mês seguinte àquele a que respeitam as operações.

O que é o IVA automático?
O IVA automático é uma funcionalidade do Portal das Finanças que apresenta as declarações periódicas pré-preenchidas. Os dados indicados na declaração automática têm como base os valores relativos ao IVA liquidado e dedutível, que constam das facturas emitidas através do Portal das Finanças e das que foram comunicadas através do e-Fatura.

Para que o pré-preenchimento seja possível, os trabalhadores independentes devem classificar as facturas adquiridas, indicando se se referem a bens ou serviços relacionados com a actividade profissional. As facturas que estiverem fora do âmbito da actividade são automaticamente excluídas.

A declaração automática inclui informações como o total do IVA a favor do Estado, o total do imposto a favor do contribuinte e o valor a entregar ou o crédito de imposto. Depois de confirmados estes valores, a declaração pré-preenchida pode ser submetida.

2. Pagamento do IVA
Após a entrega da declaração, os trabalhadores independentes recebem uma referência para pagamento do IVA, que deve ser liquidado no prazo de cinco dias úteis. O pagamento pode ser feito através dos Serviços de Finanças, balcões dos CTT, multibanco, homebanking ou MB Way.

Se o IVA dedutível for superior ao valor a pagar, pode reportar o valor da diferença na próxima declaração ou solicitar o reembolso ao Estado. No entanto, o reembolso só pode ser pedido se o trabalhador independente tiver:

• Crédito durante 12 meses consecutivos e um valor acima dos 250 euros;
• Crédito superior a 3000 euros;
• Crédito superior a 25 euros em caso de cessação de atividade ou mudança de regime de IVA.

A atribuição do reembolso de IVA está igualmente sujeita a algumas condições:

• Todas as facturas emitidas nos períodos anteriores devem ter sido comunicadas;
• Deve ter sido indicada às Finanças uma conta bancária própria;
• Não podem existir incumprimentos na entrega de declarações ou no pagamento de IVA;
• Não devem existir diferenças entre os valores comunicados e os valores declarados do IVA liquidado e dedutível;
• Todos os clientes devem ter NIF válido e não ter cessado actividade durante o período em análise.

Que despesas podem ser deduzidas por trabalhadores independentes?
Os trabalhadores independentes enquadrados no regime normal de IVA, isto é, que ultrapassaram os limites de isenção definidos no artigo 53.º, podem deduzir o IVA das despesas relacionadas com a actividade profissional. Para o efeito, importa saber que existem três tipos de despesas dedutíveis:

Activos não correntes
Os activos não correntes (ou bens do imobilizado) são as faturas relativas à aquisição de bens que permanecem ao serviço do trabalhador independente por mais de um ano para produção e fornecimento de produtos/serviços (por exemplo: mobiliário, computadores ou alguns veículos ligeiros).

Inventário
O inventário engloba as facturas relativas a matérias-primas ou mercadorias destinadas à venda. Ou seja, trata-se de activos que são vendidos no decorrer da atividade operacional.

Outros bens e serviços
Esta categoria, mais abrangente, inclui as facturas que dizem respeito a bens e serviços adquiridos no âmbito da actividade profissional e que não se enquadram em nenhuma das classificações anteriores (por exemplo: electricidade, gás, telecomunicações e material de escritório consumível).

Ao classificar as facturas relacionadas com a actividade, o trabalhador independente deve indicar, para cada factura, se o IVA é total ou parcialmente dedutível. Se for parcial, deve especificar o valor ou a percentagem de dedução a considerar. Caso utilize o IVA automático, estes valores são calculados automaticamente.

Quais as consequências de não declarar ou pagar o IVA?
Não entregar a declaração de IVA, ou fazê-lo fora do prazo legal, constitui uma infração que pode resultar numa multa entre os 150 e 3750 euros.

Já a falta de pagamento do IVA gera uma dívida fiscal, o que permite à Autoridade Tributária emitir uma certidão de dívida. Mesmo em processo de execução fiscal, é possível pagar os valores em atraso com juros de mora, evitando penhoras.

As penalizações pela falta de pagamento incluem ainda multas que variam entre o valor da prestação em falta e o dobro desse valor. Se a infração decorrer de negligência, a coima varia entre 15% e 50% do imposto em falta.