Galp: Envolver as pessoas na mudança

Na Galp, a Comunicação Interna teve de ser reinventada e adaptada ao novo contexto. Mas o propósito – Shaping The Future Together –, mantém-se inalterável.

Tendo em conta o seu papel imprescindível para as infra-estruturas críticas do país, a Galp manteve cerca de metade dos seus colaboradores no “terreno”, mesmo durante o Estado de Emergência. Ou outros ficaram em teletrabalho, privados da informalidade social. Joana Garoupa, directora de marketing e comunicação da Galp, acredita que é em alturas como esta que a Comunicação Interna assume uma importância ainda maior: «É preciso informar, motivar e unir, sempre em sintonia com a organização.» Outra prioridade foi transmitir uma mensagem de esperança e energia positiva a todos os colaboradores.

Qual a importância que a Comunicação Interna tem vindo a assumir durante a actual crise pandémica que vivemos, nomeadamente durante o período de confinamento obrigatório?
Sentimos na Galp uma inegável demonstração de resiliência das nossas pessoas e das nossas operações. E sentimos muito orgulho, não só pelos colaboradores que estiveram na linha da frente, tendo em conta o seu papel imprescindível para as infra-estruturas críticas do país, mas também pelos restantes que transitaram para home office e que começaram a regressar de forma gradual ao trabalho em Junho.

No ambiente de teletrabalho, sentimos que as relações do dia-a-dia das equipas perderam a informalidade social e até algumas saudáveis rotinas de escritório. Embora estejamos todos contactáveis, é óbvio que este contexto de trabalho à distância enfraquece questões de empatia e comunicação corporal, podendo até fazer esmorecer um pouco o espírito de equipa.

É nesta altura que a Comunicação Interna assume uma importância ainda maior: é preciso informar, motivar e unir, sempre em sintonia com a organização: liderança, recursos humanos e gestão de risco.

Tendo alguns colaboradores em casa e outros no terreno, que desafios acrescidos trouxe esta situação à comunicação? A comunicação one-to-one que vinham tentando intensificar foi importante no contexto de crise?
Efectivamente, cerca de metade dos colaboradores da Galp não estiveram em teletrabalho durante o Estado de Emergência: continuaram a trabalhar no terreno, em instalações industriais, nos postos de abastecimento e nas áreas de serviço. A dedicação destas pessoas foi essencial e, nesse sentido, desenvolvemos novos formatos de Comunicação Interna para chegarmos a todas as pessoas no geral, e a cada um em particular, seja em Portugal, seja nas diferentes geografias onde a Galp está presente.

E quais foram os principais desafios?
Apesar de nos termos confrontado com um contexto completamente novo, o que sentimos é que, num ambiente de teletrabalho bem gerido, também é possível ganhar eficiência, rapidez e agilidade. O principal desafio da Comunicação Interna passou, sem dúvida, pela adaptação a esta nova realidade: além de informar e ajudar a preparar as pessoas para este novo contexto, teve como missão envolver as pessoas nesta mudança.

O que assumiram como prioritário, para alcançar esse objectivo?
A informação sobre a realidade da empresa, transmitindo uma esperança e energia positiva, foi a nossa prioridade. Em segundo lugar, demos a conhecer as diferentes iniciativas de apoio à comunidade que estavam a ser implementadas em cada uma das geografias onde marcamos presença, e demos às nossas pessoas a oportunidade de terem um papel activo através do nosso movimento de angariação de voluntários “Um gesto muda tudo”, que teve o objectivo de levar energia positiva a quem mais precisasse.

Também demos espaço às formações online, criámos a linha de apoio psicológico “Galp Voz Amiga”, que pretendeu minimizar o impacto do isolamento social, e desenvolvemos condições especiais de entrega de bens essenciais aos colaboradores. Todos contribuíram e usufruíram destas acções, até os reformados Galp.

Para que efeitos a Comunicação Interna assumiu maior relevância?
A nova realidade do teletrabalho veio isolar fisicamente alguns dos nossos colaboradores. Se, por um lado, é essencial manter as nossas pessoas informadas sobre a realidade da empresa, por outro é, igualmente, importante promover um sentimento de inclusão entre todos. Podemos estar fisicamente distantes, mas ao final do dia continuamos juntos.

Em termos dos canais que a Galp habitualmente usa, qual se destacou como mais preponderante?
O digital tem sido, sem dúvida, o canal mais utilizado pela Comunicação Interna, mais concretamente através do formato vídeo, que ganhou uma nova dimensão perante este contexto.

Que iniciativas promoveram desde Março, e quais foram as mais valorizadas?
A Comunicação Interna teve de ser reinventada e adaptada ao novo contexto e são vários os exemplos que podemos referir: na Energiser, plataforma multimédia da Galp, foi criada uma nova secção “Life@Galp Home Edition”, que promoveu a partilha de experiências, desafios e casos de sucesso das nossas pessoas. Em simultâneo, foram realizadas reuniões de equipa semanais e diárias e o plano de learning da marca foi adaptado de forma a dar maior destaque à produtividade em tempos de crise e à importância do bem-estar e saúde mental.

Também preparam iniciativas específicas para o regresso dos colaboradores que estiveram em teletrabalho?
O regresso gradual ao trabalho foi preparado ao pormenor: explicámos as preocupações que cada um deveria ter antes do regresso ao trabalho, redefinimos os layouts das nossas 32 instalações para garantir o distanciamento necessário entre cada lugar e divulgámos de forma massiva todos os cuidados a ter no local de trabalho.

Todos os colaboradores receberam, à entrada do edifício, um kit welcome back com equipamentos de protecção individual, para assegurar a protecção diária durante o período de trabalho no escritório. Houve uma preocupação acrescida neste ponto para garantir a saúde, segurança e bem-estar das nossas pessoas, sem esquecer o tema da sustentabilidade: para além de máscaras, toalhitas desinfectantes, luvas e álcool gel, todos receberam um saco reutilizável. Têm sido tempos de aprendizagem que agora incorporamos no modelo de funcionamento do grupo.

Uma das apostas da Comunicação Interna da Galp tem sido na bidireccionalidade e também na criação de conteúdos por parte dos colaboradores. Também promoveram estas vertentes no “período COVID”?
Sem dúvida. A secção “Life@Galp Home Edition”, que referi, é um autêntico canal de comunicação e partilha de aprendizagens, sugestões, conselhos e experiências desta fase de pandemia e isolamento social, em que parte das equipas está a trabalhar em casa.

A COVID-19 veio mudar os paradigmas da Comunicação Interna?
Acredito que a essência da Comunicação Interna se mantém, apesar de ser necessária uma adaptação a novos formatos e uma actualização permanente do plano face ao feedback que recebemos das nossas pessoas. Além de medir o sucesso das nossas iniciativas através do número de acessos e engagament gerado, é essencial estarmos próximos das nossas pessoas, para podermos saber como se sentem e o que mais valorizam.

A adaptação às suas necessidades deve ser uma constante. Nesse sentido, estamos a medir o “pulso” da organização com surveys quinzenais para perceber o “mood” das pessoas. Tem sido um excelente indicador.

É possível cumprir todos os objectivos da Comunicação Interna – nomeadamente garantir e manter um espírito comum – sem proximidade física? Por exemplo, no final de Janeiro tinha-se realizado um evento que reuniu na Altice Arena mais de 1000 colaboradores da Galp. Acha que se tivesse sido 100% digital o “efeito” teria sido o mesmo?
Certamente que não. No entanto, acredito que os novos formatos de eventos digitais devem ser explorados e trazem grandes oportunidades. Exemplo disso é a possibilidade de reunir todos os colaboradores Galp espalhados pelas 11 geografias, num único evento digital, em vez de serem apenas 1000 pessoas num evento em Lisboa. O desafio, nesta situação é garantir o envolvimento de todos os participantes.

Que estratégia tinham definido para 2020 e o que têm agora previso até final do ano?
O nosso propósito, Shaping The Future Together, mantém-se inalterável. Sentimos, inclusivamente, que houve um maior sentimento de comunhão entre as diferentes comunidades onde a Galp está presente, o que veio reforçar este propósito. Os momentos de crise são, sem dúvida, momentos de união que nos dão oportunidade de reforçar alguns valores. Não sentimos necessidade de cancelar a maioria das iniciativas internas, excepto aquelas que envolviam parcerias com eventos externos. De resto, foi necessária uma alteração de datas, reinvenção de formatos e uma adaptação a esta nova realidade.

Que tendências perspectiva para a Comunicação Interna?
A comunicação à distância não flui da mesma forma que a comunicação presencial. O papel crescente do digital é inegável. A Galp já tem vindo a fazer há algum tempo um movimento de transformação digital. O canal digital permite um contacto próximo, fácil e bidireccional com as nossas pessoas. Essa proximidade permite estabelecer um diálogo constante, contar histórias e transportar emoções que fazem parte da Galp.

Por outro lado, os nossos melhores embaixadores são, naturalmente, as nossas pessoas. São participantes activos na vida e desafios da empresa e têm orgulho por fazer parte do colectivo. Nesse sentido, reforçámos a comunicação em torno da plataforma Amplify, que promove a amplificação de conteúdos da empresa. Foi interessante perceber que temos colaboradores sem ligação às novas tecnologias, mas que durante a pandemia começaram a fazer o seu caminho no digital e passaram a ser embaixadores Galp com um enorme dinamismo.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Setembro (n.º 117) da Human Resources, nas bancas.