Jaba Recordati: A base para o crescimento e para a união dos colaboradores

Além dos desafios trazidos pela COVID-19, a Jaba Recordati enfrentou outro, pois mudou de “casa” em plena pandemia. Esta realidade colocou a organização perante novas exigências, sendo que, para as ultrapassar, baseou a sua actuação na entreajuda e na união dos colaboradores. E a comunicação foi fundamental.

Em qualquer plano de contingência, uma boa comunicação é essencial para o sucesso. Isso mesmo veio mostrar a pandemia causada pelo novo coronavírus, situação extrema que veio dar uma importância ainda maior à comunicação interna nas empresas. E, sem dúvida, que o período obrigatório de confinamento e a declaração de Estado de Emergência veio colocar à prova os planos e estratégias existentes nesta área, quer ao nível da comunicação interna, quer externa, quer também de comunicação de crise.

Afirmando que «uma comunicação fluída, contínua e transparente sempre foi uma prioridade na Jaba Recordati», Ana Porfírio, directora de Recursos Humanos da farmacêutica, reconhece que, com o confinamento obrigatório, foi necessário fazer ajustes, não só dos meios através dos quais habitualmente comunicavam com os seus colaboradores, mas também em relação à frequência com que o faziam. «Sempre privilegiámos o presencial, independentemente de utilizarmos outros meios para a nossa Comunicação Interna. Tornou-se imperativo escolher meios alternativos que permitissem, por um lado, a maior frequência de comunicação e informação – durante o período de confinamento, o contacto com toda a companhia foi diário por parte da direcção-geral, por exemplo – e, por outro, garantir momentos de confraternização digital, os quais considerámos muito necessário nesta fase», partilha.

Para esse efeito, a Jaba Recordati reforçou a implementação de soluções de reuniões online e utilizou a criação de grupos específicos em plataformas digitais, para passar informação escrita e visual de forma rápida. O facto de toda a estrutura dispor de portátil e telemóvel da companhia – para além de todos os colaboradores do Office terem instalado no computador o telefone “fixo” – «facilitou muito o contacto e a normalidade no trabalho durante este período».

Perante tantos novos desafios que se colocaram à organização, a prioridade foi assegurar todos os meios necessários para que, apesar do isolamento e da distância física, a normalidade no acesso à informação e aos colegas estava sempre disponível, de forma a manter a continuidade do negócio e do trabalho. Ana Porfírio salienta ainda que, «durante esse período, foi essencial manter o foco e a motivação de todos». E para esse objectivo, «para além do grande reforço nos canais de Comunicação Interna, optámos por disponibilizar um “Employee Assistance Programme – EAP”, de forma a integrar um modelo de suporte aos colaboradores, que foi muito bem aceite».

Voltar ao terreno a uma nova “casa”
Entretanto, e em plena pandemia, a Jaba Recordati mudou de “casa”. Ou seja, os colaboradores deixaram – quase de um dia para o outro, pela imposição de confinamento obrigatório – um escritório e voltaram para outro. «O confinamento foi decretado através da declaração do Estado de Emergência, exactamente na semana em que tínhamos agendado a mudança para a nova sede», relembra a directora de Recursos Humanos. Com o surgimento dos primeiros casos e com o exemplo do que se estava a passar noutros países, a empresa percebeu no início de Março que seria necessário antecipar esta mudança, mesmo com os acabamentos ainda a decorrer no novo escritório. «É nestes momentos que se percebe a matéria e as pessoas que compõem as empresas. Tenho muito orgulho nas minhas pessoas porque, de facto, antecipar uma mudança de 1200 metros quadrados só é possível com a colaboração e o empenho de todos, e assim foi», enaltece Ana Porfírio. «No meio de toda a azáfama das caixas e das arrumações, testemunhei a entreajuda de colegas a fazerem “a mala” de outros que, por afazeres profissionais, estavam a ficar para trás. Foi maravilhoso e só posso estar grata, pois mudámos tudo e fomos para a nova “casa”.»

As equipas comerciais da Jaba Recordati começaram a voltar ao terreno em Junho e o Office iniciou a 50% em Agosto, e assim se manteve. A responsável confessa que ainda estão a aprender a chamar de “casa” ao novo escritório, «o que é natural, mas todos reconhecem as melhorias nas condições de trabalho, na copa, nas salas de reuniões e nos postos de trabalho».

Ana Porfírio faz notar que, apesar de ter sido «uma mudança tão atribulada» e, atendendo ao momento presente, ainda não ter sido «possível celebrar esta mudança como ela merece», a Jaba fez questão de preparar um acolhimento especial neste regresso ao Office. E, uma vez mais, a comunicação interna foi fundamental.

«Para além das necessárias medidas e protocolos de segurança e higiene do espaço e das pessoas, o acolhimento passou por colocar uma peça de comunicação de boas-vindas do nosso director-geral na recepção da nova sede, juntamente com um placard onde se encontravam comprimidos gigantes com o nome de cada colaborador.» Dentro de cada comprimido estavam máscaras sociais Jaba Recordati, uma solução SABA e uma mensagem do director-geral, Nelson Pires.

«À medida que foram sendo retirados os comprimidos, ia aparecendo no placard um enorme “obrigado” a todas as nossas super pessoas», revela a responsável. «Em cada posto de trabalho colámos uma mensagem individual: “Sentimos a tua falta”, “Que bom ter-te de volta”, entre outras. E, na copa, fizemos o mesmo nas mesas de refeição: “O que é o petisco?”, “Chega-te para lá!”, entre outras, acrescentando uma pergunta no nosso quadro de mensagens:“Do que tinhas mais saudades aqui no escritório?”.» Nas palavras de Ana Porfírio, o resultado não podia ter sido melhor. «O feedback foi muito bom, as pessoas sentiram-se muito bem acolhidas, com a certeza de que lhes foi dada atenção, cuidado e segurança.»

O foco na proximidade
Não obstante todos os desafios, a COVID-19 veio criar, na Jaba Recordati, a oportunidade de reforçar a Comunicação Interna já existente, uniformizando-a e tornando-a mais institucional. «O importante agora é não esquecer ou perder o que se ganhou em proximidade», alerta Ana Porfírio. «Isto até parece um paradoxo, como é que se está mais próximo com todos confinados, mas é real.»

Na opinião da directora de Recursos Humanos, o sentido de pertença e de proimidade reforçou-se pelo facto de haver uma comunicação maior, melhor, mais rápida e mais informal. «Naturalmente que algumas das iniciativas que desenvolvemos durante as 12 semanas de Smart Work não fazem sentido manter nesta fase, no entanto, queremos manter alguns dos hábitos que ganhámos durante este período», revela.

Adicionalmente, a Jaba Recordati aproveitou para realizar uma análise crítica à sua estratégia de Comunicação Interna, estando actualmente a discutir um plano anual, ainda em fase de aprovação, para ser implementado em 2021. «Temos o foco na proximidade e na pertença das nossas pessoas, já de olhos postos no próximo ano e neste “novo” diferente. Estamos muito atentos e comprometidos em encontrar as soluções e os canais certos de comunicação para cumprir todos os nossos objectivos», garante Ana Porfírio.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Setembro (n.º 117) da Human Resources, nas bancas.