Metade das reuniões não são necessárias. E quem o afirma são os chefes

Cansado de estar presente em reuniões que considera inúteis? Provavelmente o seu chefe também.

As pessoas com cargos de maior responsabilidade passam, em média, 25 horas por semana em reuniões, no entanto, defendem que quase metade destes encontros, feitos presencialmente ou por vídeo chamada, são desnecessários e podem ser evitados sem qualquer impacto negativo.

Os dados recolhidos num inquérito feito a mais de 10.000 trabalhadores administrativos, realizado pelo Future Forum, um consórcio de investigação apoiado pela Salesforce Inc. – propriedade da Slack Technologies -, indicam que a principal razão pela qual os líderes empresariais vão a reuniões que não consideram essenciais é o facto de acreditarem que o tempo poderá ser aproveitado de forma produtiva, o que nem sempre acontece.

Outras razões que levam os chefes a convocar reuniões é o receio de perder informação importante e a intenção de mostrar ao patrão que estão a fazer o que lhes compete, de acordo com a pesquisa. Já para o resto dos trabalhadores, o motivo para a presença é comum: não têm escolha.

Estes resultados surgem numa altura em que muitas empresas estão a avaliar quais as reuniões realmente importantes e quais podem ser eliminadas num regime de trabalho cada vez mais híbrido, onde os funcionários não estão todos dias no mesmo local.

Cada vez mais, as organizações recorrem a aplicações que permitem agendar reuniões profissionais, como a Calendly, contudo nota-se uma tendência na redução dos agendamentos, o que transmite a ideia de que os patrões estão a fazer uma triagem sobre quais são ou não vantajosas.

«Não há uma abordagem única para eliminar reuniões desnecessárias», comentou o responsável pela investigação do Fórum Futuro, Brian Elliott, ao aconselhar as empresas a estar «à vontade para experimentar diferentes abordagens».

Quem assume cargos não executivos passa uma média de 10,6 horas por semana em reuniões, relata o inquérito do Fórum Futuro ao notar que 43% podem ser eliminadas. As estratégias comuns para reduzir a sobrecarga de reuniões incluem uma selecção quando é feita a escolha dos participantes, o envio com antecedência da agenda com as datas dos encontros e a garantia aos colaboradores de que a reunião vai abordar um conjunto de questões relevantes e não é apenas feito um resumo de tópicos.