MIT. Como criar uma cultura de honestidade (e evitar a “paranóia da produtividade”)

Há quatro passos que qualquer gestor pode dar para aumentar a confiança e a honestidade num ambiente de trabalho remoto ou híbrido.

Por Pamela Meyer, MIT Sloan Management Review

Era inevitável que o aumento do trabalho a partir de casa criasse tensões em muitas organizações. Mas não precisava de ser assim tão mau. Segundo um inquérito realizado pela Envoy, menos de um quarto (24%) dos colaboradores confia nos seus colegas para realizar o trabalho à distância.

Uma das razões, segundo a Envoy, pode ser a “paranóia da produtividade”. A Microsoft definiu o termo como um cenário em ambientes de trabalho remotos e híbridos “em que os líderes receiam que a produtividade se esteja a perder por os colaboradores não trabalharem, apesar de as horas trabalhadas, de o número de reuniões e de outras métricas de actividade terem aumentado”. É possível que os colaboradores estejam a sentir esta paranóia nos seus gestores e a reflecti-la neles próprios.

A desconfiança pode ir nos dois sentidos. Os gestores queixam-se de que não conseguem controlar os seus subordinados directos que trabalham à distância. No entanto, muitos trabalhadores remotos receiam que os seus colegas que trabalham no escritório tentem utilizar o preconceito da proximidade para estabelecer relações mais estreitas com os superiores hierárquicos, ganhando vantagem em termos de oportunidades e promoções.

A pesquisa mostra que a desconfiança prejudica os locais de trabalho, ao passo que níveis elevados de confiança estimulam o empenho e a motivação, reduzindo o absentismo.

Ao longo dos anos que passei a dar formação a organizações sobre como detectar mentiras e obter a verdade, ajudei as empresas a desenvolverem culturas que geram confiança e honestidade num círculo vicioso: quanto mais confiante se torna o ambiente, mais fiáveis e produtivos se tornam os seus participantes. Desde o início da pandemia, há três anos, tenho visto o que é necessário para as organizações trilharem o caminho certo nesta nova era.

Há quatro passos que qualquer gestor pode dar para aumentar a confiança e a honestidade num ambiente de trabalho remoto ou híbrido.

1. Avalie os ambientes individuais dos colaboradores
Os trabalhadores remotos têm sido, em grande parte, agrupados como um grupo, mas não são monolíticos. Alguns são pró-activos e independentes no planeamento do seu trabalho e sentem-se à vontade não só para comunicar, como por vezes para comunicar em excesso, as suas preocupações e progressos aos seus gestores — o que o trabalho a partir de casa muitas vezes exige. Outros sentem a falta do apoio de colegas e gestores, ou têm dificuldade em concentrar- se quando estão rodeados por familiares ou colegas de quarto barulhentos.

As chefias devem dar prioridade à compreensão da forma como cada trabalhador faz o seu melhor trabalho. Em intervalos regulares ao longo do ano, verifique como se estão a sair no seu ambiente de trabalho e se é necessário fazer alterações. Quando contratar alguém que já tenha trabalhado a partir de casa e esteja interessado em fazê-lo na sua organização, pergunte- lhe se foi bem-sucedido nesse tipo de situação no passado. E quando integrar novos colaboradores, defina expectativas claras relativamente ao que se espera que façam, quer à distância ou no escritório, em conjunto com o horário de trabalho principal e quando os trabalhadores devem estar disponíveis para os outros.

Quando os gestores definem claramente as suas expectativas para todos os colaboradores, estes confiam mais nos seus gestores e acreditam mais nos seus colegas para serem produtivos.

2. Simular interacções naturais – muitas delas
As pessoas estão habituadas a desenvolver contactos pessoais, e esses contactos geram confiança. Um estudo de 2022 observou que as videoconferências carecem da dinâmica a que as pessoas estão habituadas, incluindo “a presença em tamanho real num espaço partilhado”, bem como “a capacidade de observar o que os participantes estão a ver, a linguagem corporal e os gestos dos participantes, ter conversas paralelas” e compreender a dinâmica social do grupo.

As empresas precisam de permitir mais interacções virtuais que simulem interacções presenciais e criem sentimentos de confiança semelhantes. Isto pode implicar a oferta de melhores opções e equipamento de videoconferência, para que as transmissões não congelem e os participantes utilizem as actualizações de funcionalidades mais recentes. Significa também desenvolver versões virtuais de eventos que normalmente se realizam pessoalmente, como programas de mentoria, reuniões gerais e eventos sociais, para ajudar os colaboradores a desenvolverem e aprofundarem relações à distância.

Tudo isto exige a garantia de que todos estão a par da forma de usar eficazmente a tecnologia de trabalho à distância. Muitos não admitem que não sabem como criar salas de descanso ou sondagens, por exemplo. Elabore uma lista das competências remotas necessárias e certifique-se de que todos estão actualizados. Em alguns casos, as empresas poderão ter de investir na melhoria das configurações domésticas dos trabalhadores.

Além disso, não desista totalmente das chamadas telefónicas. Um grupo de investigadores referiu recentemente que, em conversas individuais apenas com áudio, as pessoas podem “captar pistas através do ritmo da voz, da forma como esta sobe e desce, o que pode ajudar a sentirmo-nos seguros, a criar confiança” e a experimentar uma maior sensação de entusiasmo.

3. Seja transparente quanto à monitorização
Segundo uma estimativa, cerca de oito em cada 10 empregadores utilizam software de monitorização remota para controlar a produtividade dos colaboradores. Estas ferramentas levantam questões éticas e podem ter um efeito contrário, aumentando o stress e prejudicando o desempenho.

Mas descobri que a solução não é as organizações renunciarem a toda a monitorização; é demonstrarem a mesma honestidade que esperam dos colaboradores. Num inquérito da Gartner, uns impressionantes 41% dos trabalhadores afirmaram que a sua organização não lhes disse que dados são recolhidos, porque são recolhidos ou como são utilizados. Este secretismo tem de acabar.

Quando as empresas são sinceras sobre como e porquê monitorizam os colaboradores remotos e no local, as pessoas desenvolvem uma maior confiança umas nas outras. Os colaboradores no local de trabalho sentem que a empresa está a certificar- se de que os trabalhadores remotos são tão responsáveis como eles, pelo que não precisam de desconfiar. Os trabalhadores remotos conseguem ver que a empresa acompanha os seus sucessos e os dos seus colegas no escritório, reduzindo as hipóteses de o seu trabalho árduo não ser reconhecido.

Leia o artigo na íntegra na edição de Setembro (nº. 153) da Human Resources, nas bancas. 

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