Novo ano, novas ideias para transformar a forma de trabalhar: 12 meses, 12 dicas para o seu modern workplace

Para muitos de nós, novo ano significa novas resoluções. E 2022 traz-nos admiráveis oportunidades para acelerar decisivamente a transformação da forma de trabalhar, elevando o modern workplace a um novo patamar de colaboração e inovação, tirando partido de um maior envolvimento de toda a equipa.

Por Gustavo Leitão, Head of DiggSpace na Create IT

E nada melhor que o início de um novo ano para adoptar novas práticas, novas ferramentas, novas ideias. Abaixo, 12 dicas para implementar ao longo dos próximos 12 meses.

1. JANEIRO
Adopte uma intranet realmente moderna, pronta-a-usar, onde faz toda a administração directamente no frontend, com total simplicidade e sem recurso a perfis técnicos, como as configurações do portal, as customizações à sua imagem (logos, cores, navegação, links, etc.), e a própria gestão do dia-a-dia: utilizadores, grupos, permissões, criação de conteúdo e muito mais.

2. FEVEREIRO
Acabe com o envio de emails gerais, e centralize as comunicações globais. O modern workplace disponibiliza uma área de notificações onde pode segmentar a sua audiência e comunicar directamente com o seu target. Para além de ficar com um repositório central das comunicações institucionais, ainda consegue acompanhar quem já viu as suas mensagens. Parabéns, acabou com o spam interno… para felicidade de todos.

3. MARÇO
Disponibilize novos conteúdos formativos e incentive os seus colegas a fazer aquele curso ou formação online que lhe parece mesmo útil para crescerem em conjunto, enquanto equipa. Podem ser soft ou hard skills, manuais técnicos, ou até mesmo em forma de uma experiência ou roteiro (como por exemplo, o processo de onboarding), já que este tipo de conteúdos é apresentado em aspecto sequencial, tipo capítulos.

4. ABRIL
Aposte na melhoria contínua. Partilhe e peça feedback. Com certeza, começarão a emergir novas formas de melhorar as interacções e optimizar os processos internos. Comece a automatizar alguns, arranque pelos mais simples e de maior impacto na produtividade. Por exemplo, experimente utilizar os formulários nativos para desmaterializar pedidos, e envie esses dados automaticamente para outros sistemas, se necessário.

5. MAIO
Com isto, entrará em Maio proporcionando uma melhor experiência aos seus colaboradores. Adicionalmente, revisite a actualize as ferramentas de colaboração, como o directório de aplicações, os grupos de trabalho, os documentos, e invente novos formatos. Vídeos, podcasts e infografias são cada vez mais apelativos. Inove, envolva alguns colegas nesta adopção, e juntos levarão mais além toda a organização.

6. JUNHO
Desafie os seus colaboradores. Utilize o laboratório de ideias para estimular a participação de todos e de cada um, elevar os níveis de eficácia, qualidade e eficiência, ao mesmo tempo que promove a inovação organizacional e o envolvimento das pessoas. Como promover um determinado produto, como simplificar um processo, ou até, porque já estamos em Junho, que ideias podemos implementar antes de irmos de férias. Seja criativo, todos ganharão.

7. JULHO
Operacionalize uma política de gestão de conhecimento, tirando partido da inteligência colectiva. Mantenha um repositório actualizado (facilmente actualizável) e acessível com os seus relatórios, políticas, procedimentos, comunicados, instrumentos de gestão, apresentações, etc. Afinal, as férias estão à porta e não vai querer que os seus colegas o interrompam para perguntar onde está “aquele” documento.

8. AGOSTO
Cultive o espírito de grupo e de pertença mesmo em férias. Aproveite o seu modern workplace para partilhar conteúdos mais informais e promover o work-life balance. Envie o seu postal digital, organize uma actividade de give-back (por exemplo de carácter social ou ambiental) e convide os seus colegas, divulgue um roteiro cultural, incentive hábitos saudáveis (ex. receitas culinárias), sugira actividades em família. Aproveite a pausa para abusar da imaginação. Afinal, dar visibilidade do “lado B” das pessoas vai potenciar aproximações e empatias, novas conversas, novas ideias!

9. SETEMBRO
Organize a sua intranet em torno de canais como ofertas (produtos, serviços), estruturas internas (departamentos, secções, empresas, geografias), temas (competências, funções, objectivos/resultados, locais, etc.). Desta forma, mais facilmente as pessoas encontrarão grupos que mapeiam com os seus interesses, criando comunidades abertas. Os documentos, as conversas, as ideias ficam assim arrumadas e, simultaneamente, acessíveis a todos.

10. OUTUBRO
Agora que há cada vez mais actividade no seu modern workplace, os conteúdos e as partilhas são já orgânicos e crescem naturalmente. Tire o máximo partido das pesquisas para chegar àquele documento que pretende aceder, para encontrar aquele colega que o pode ajudar, para abrir aquela aplicação que raramente acede, para despoletar um novo pedido ao departamento do lado. Tudo centralizado, sempre disponível, a qualquer hora, em qualquer lugar. Não importa se está nas operações (produção, venda, distribuição), no escritório, ou em casa.

11. NOVEMBRO
Reconheça o mérito dos que o rodeiam atribuindo medalhas (virtuais) aos seus colegas. Promova um verdadeiro ambiente em que o empenho e os resultados são valorizados e onde as pessoas são efectivamente premiadas pelas suas conquistas. Dê visibilidade do esforço dos seus colegas. Afinal, ninguém consegue nada sozinho e todos apreciamos ser reconhecidos. Pessoalmente, ficará feliz por saber que está a ajudar os seus colegas a crescerem profissionalmente e a alavancar as suas carreiras.

12. DEZEMBRO
O ano passou depressa, não passou? Revisite tudo o que aconteceu e foi feito nos últimos doze meses, à distância de um par de cliques. Recorra à sua intranet para produzir automaticamente newsletters com os conteúdos mais relevantes e partilhá-los com os seus colegas. Todos adorarão rever os momentos-chave do ano e revisitar as principais conquistas da organização. Termine 2022 em grande para entrar em 2023 ainda com mais ambição e colaboração.