Onboarding é fundamental. Mas como conseguir os mesmos resultados, virtualmente?
O ano de 2020 apresentou dezenas de desafios às empresas e a área de Recursos Humanos não foi excepção. A pandemia provocada pela COVID-19 obrigou a que grande parte da força de trabalho mundial operasse em regime de teletrabalho. Se essa mudança já foi um grande desafio, o que dizer da integração de novos colaboradores à distância?
Por Filipa Jesus, Responsável de Recursos Humanos na Opensoft
Nos últimos anos, muitas empresas têm apostado em melhorar os seus processos de acolhimento de novos elementos (onboarding), já que é reconhecida a sua importância para a retenção dos colaboradores. Segundo uma pesquisa feita pelo portal de emprego Glassdoor, um bom processo de onboarding pode aumentar a retenção dos novos colaboradores em 82%, além de ter ganhos de produtividade na ordem dos 70%.
A grande mudança deste ano nos processos de onboarding é que estes passaram a ser feitos à distância, mas grande parte das empresas não estava preparada para fazer processos de onboarding virtuais. No entanto, com alguns ajustes em relação ao onboarding presencial, é perfeitamente exequível integrar novos colaboradores em regime de teletrabalho.
A preocupação principal é garantir que o processo de onboarding funciona tal como se estivéssemos a trabalhar de forma presencial e que as pessoas se sintam envolvidas e acompanhadas para evitar o seu isolamento.
Os profissionais de Recursos Humanos têm um papel determinante para guiar esta mudança do ambiente presencial para o virtual, mas é importante ter a colaboração de outros membros da organização que tenham um papel na integração do colaborador, por exemplo, colegas de equipa, gestores de projecto ou directores.
O onboarding digital exige recolher e disponibilizar mais documentação, mas também guiar o novo colaborador para que este não se sinta submerso pelas novas informações. Acções como identificar os interlocutores para cada área da empresa e partilhar os melhores canais para fazer perguntas ou pedidos também ajudam a que os novos colaboradores se sintam “menos perdidos”.
O que pode ser mais desafiante nos processos de onboarding virtuais é a transmissão da cultura da empresa e combater o sentimento de isolamento que, eventualmente, o teletrabalho pode provocar.
Para transmitir a cultura da empresa, os Recursos Humanos podem dar o primeiro passo para ajudar os novos contratados a adaptarem-se aos valores da organização, criando pequenas conversas sobre a história/sucessos da organização ou sobre os planos de carreira em vigor. Para evitar o isolamento e garantir uma conexão emocional com a nova equipa de trabalho, devem ser criados momentos informais de partilha de experiências profissionais e pessoais, visto que estas têm um papel importante no processo de aculturação.
É importante que o acompanhamento inicial seja feito tanto pelos Recursos Humanos, como pelo próprio gestor e restantes colegas de equipa. Deste modo, é mais fácil tentar recriar os momentos que antes aconteciam de forma presencial, sejam agora feitos de forma virtual, por exemplo a pausa para café no início de dia, as reuniões de ponto de situação de um projecto ou convívio de sexta-feira ao fim do dia.
Em alternativa pode ser definido um “amigo” para cada novo colaborador que servirá para ajudam a orientar as tarefas e a explicar quais os métodos de trabalho utilizados. Neste caso, é importante escolher colaboradores que tenham tempo e habilidade para ajudar no processo de onboarding.
Ainda que os efeitos da covid-19 para o futuro do trabalho sejam uma incógnita, existem várias empresas a considerar transferir parte da sua força de trabalho para o regime de teletrabalho. Não sabemos como serão os processos de onboarding no futuro, mas sabemos que aquelas empresas que investem nos seus colaboradores desde o início têm uma taxa de retenção mais elevada. E no fim, é tudo isso que importa — garantir que o tempo e esforço aplicado ao processo de contratação traga os melhores benefícios para a organização.