Os segredos comerciais de pijama: desafios do teletrabalho e boas práticas
Por Filipe Gomes, associado da NLP
Trabalhar de casa com indumentária formal apenas da cintura para cima passou rapidamente de solução temporária a realidade permanente no ambiente de trabalho moderno. De acordo com o INE, no primeiro trimestre de 2024, mais de 20% da população empregada trabalhou remotamente (27% exclusivamente em teletrabalho).
Apesar dos esforços das empresas para se adaptarem a este “novo normal”, a protecção de segredos comerciais nem sempre recebe a devida atenção. E quando se trata de segredos, a prevenção é de longe o caminho mais eficaz.
Em traços gerais, por segredo de negócio entende-se informação de natureza comercial que, cumulativamente, é secreta, dotada de valor comercial em virtude do seu secretismo, e que foi objecto de diligências razoáveis no sentido de a manter secreta. Entre outros, podem constituir segredos comerciais as listas de fornecedores e clientes, estruturas de custos, cadeia de distribuição, processos de fabrico, estratégias publicitárias, perfis de consumidores ou código-fonte de software.
A receita da Coca-Cola, o molho do Big Mac e a fórmula do perfume Chanel n.º 5 são exemplos de segredos de negócio tão valiosos quanto icónicos, que são indissociáveis da singularidade e sucesso contínuo de grandes marcas.
O teletrabalho abre uma janela a riscos acrescidos de divulgação de segredos comerciais. Além de olhares curiosos para um ecrã alheio ou a fortuita auscultação de conversas privadas, o uso de redes desprotegidas e dispositivos pessoais, bem como a gestão descuidada de documentos físicos, aumentam significativamente a vulnerabilidade das informações confidenciais da empresa, sujeitando-as a um risco mais elevado de ingerência por terceiros.
Uma vez exposto, um segredo deixa de o ser, perdendo valor. Como tal, é fundamental adoptar medidas preventivas, que podem passar por:
Cláusulas contratuais e políticas internas
Além de cláusulas contratuais referentes à protecção da confidencialidade, é fundamental estabelecer uma política interna que informe os colaboradores sobre como devem tratar informações sensíveis, o que pode incluir a utilização de etiquetas de confidencialidade em determinados ficheiros, referências à confidencialidade nas comunicações e restrições à impressão ou cópia de documentos, bem como a gestão adequada do armazenamento e destruição dos mesmos.
Sensibilização dos colaboradores
Promover formações sobre a importância da confidencialidade, segurança digital e boas práticas de teletrabalho é essencial para fortalecer a cultura de protecção da informação.
Controlo de acessos (“Need to know”)
Deve ser implementado um sistema que limite o acesso à informação confidencial apenas a quem tem imprescindivelmente de a conhecer.
Segurança informática
É crucial assegurar que os colaboradores utilizam equipamentos fornecidos pela empresa com sistemas seguros, medidas de cibersegurança, confirmação de identidade e autenticação de acesso, além de garantir o uso de VPNs.
Plano de acção em caso de perda de informação
O colaborador deve ainda saber exactamente o que fazer e a quem reportar em caso de uso/acesso indevido ou extravio de informação confidencial.
O teletrabalho veio para ficar, o que significa que a sua adopção deve ser acompanhada de medidas robustas de protecção dos segredos comerciais. Se o segredo é a alma do negócio, tudo vale a pena quando ela não é pequena.