Tem dificuldade em tornar as suas reuniões digitais produtivas? Siga estas dicas

Se plataformas como o Zoom, o Skype ou Meets fazem parte do seu dia de trabalho, é importante saber como tirar melhor partido das reuniões à distância e, quem sabe até, ganhar tempo para outras tarefas laborais ou até para actividades de lazer. A Associação Mutualista partilhou dicas para assegurara que as reuniões virtuais são bem-sucedidas.

1. Teste a rede wi-fi antes da videochamada
Uma hora antes de iniciar a sua videochamada, teste a rede wi-fi ou a ligação de internet para garantir que tudo corre como previsto.

2. Seja pontual
Quando estamos em casa, podemos perder a noção do tempo. Para evitar atrasos desnecessários, faça o login na videochamada alguns minutos antes do início da reunião. Aproveite para perceber, através da câmara, como está a sua apresentação.

3. Mantenha o microfone desligado, excepto quando fala
Quando várias pessoas estão numa videochamada, os barulhos da casa, escritório ou outro local em que os participantes se encontrem podem reduzir ou até inviabilizar a comunicação. Se possível, desligue o microfone quando está a ouvir outro participante falar e ligue-o apenas para intervir. Aguarde também pela sua vez de falar – se duas pessoas o fizerem ao mesmo tempo torna-se impossível de ouvir do que ambas dizem.

4. Seja paciente com os outros participantes
Nem todos têm o melhor acesso a rede de internet, às ferramentas de última geração ou até ao conhecimento de tecnologia. Ajude os outros participantes nas suas dúvidas sobre o tema em discussão ou até questões logísticas da videochamada e seja paciente quando as coisas não correm bem.

5. Seja directo 
Estar à frente de um ecrã durante várias horas pode ser bastante cansativo e afecta a postura corporal. No mundo digital, mas também presencialmente, as reuniões mais produtivas são aquelas que vão directas ao assunto e não se perdem em fait divers. Prepare-se para a reunião e respeite a sua vez de falar. No final da videochamada, reserve um minuto para assuntos mais triviais.

6. Elimine as distracções
Se está a realizar a videochamada em casa, desligue todos os gadgets e aparelhos electrónicos que possam distraí-lo. Feche também as janelas e procure uma parede branca para poder falar sem causar distracções aos outros participantes. Mantenha a sua área de trabalho limpa e tenha atenção aos pontos de luz, prefira ficar à frente de uma janela e não o contrário, por exemplo. Se se encontra no escritório ou num espaço de co-working, procure uma sala vazia para falar e use auscultadores ou phones para manter a reunião privada.

7. Arrume os dois ambientes de trabalho
Mantenha limpo o espaço onde está instalado, seja em casa ou no escritório, mas também o ambiente de trabalho do seu computador, caso esteja a mostrar uma apresentação aos outros participantes. Feche também todas as janelas virtuais, para que ninguém possa olhar para dentro do seu computador.

8. Não ceda ao multitasking
Muitos profissionais têm o dom do multitasking, fazer várias tarefas ao mesmo tempo. No entanto, tratar de outros temas durante uma videochamada, em segundo plano, pode provocar desatenções involuntárias e mal-entendidos entre os participantes. Esteja atento ao desenrolar da reunião e renda-se ao multitasking noutra ocasião.

9. Respeite o tempo da reunião
As reuniões têm horas para começar e terminar e as que acontecem através de videochamada não são excepção. Todos temos compromissos e uma agenda para cumprir ao longo do dia de trabalho, por isso respeite o tempo certo da reunião. Quanto mais a reunião se prolongar, menos produtiva será.