Quer economizar tempo (e energia) no trabalho? Tem de implementar esta prática no seu dia-a-dia
A especialista Rashelle Isip, consultora de produtividade e coach de gestão de tempo, partilha com a Inc.com dicas rápidas que o vão ajudar a economizar tempo e energia na sua vida profissional.
Verificar o trabalho feito é, regra, bom senso e traz grandes vantagens, porém, nos momentos em que as tarefas se acumulam e os prazos apertam, nem sempre é possível fazer um double-check.
Infelizmente, apressar esses momentos pode prejudicar o panorama geral do seu trabalho. Por isso é importante, de vez em quando, dar um passo atrás, para fazer um balanço do que foi feito, bem como para o caminho que se está a traçar.
Eis cinco dicas práticas que pode seguir para implementar a arte do double-check na sua rotina diária.
Ouça o seu instinto
O seu instinto pode ser uma ferramenta de produtividade incrivelmente poderosa, mas apenas se o colocar em prática. Quando foi a última vez que seguiu um pressentimento sobre algo no seu trabalho?
Da próxima vez que sentir que deve verificar algo, siga essa sensação. Se estiver tudo em ordem, continuará com o seu dia, mas se algo estiver errado terá potencialmente evitado a ocorrência de um cenário ou circunstância desafiadora.
Reveja e confirme a informação
No mundo digital de hoje, é fácil verificar o estado de pedidos, informações e tarefas. Infelizmente, é aqui que entra a complacência. Só que o facto de podermos verificar um pedido em qualquer lugar do mundo, não significa necessariamente que vamos rever esse pedido.
A falsa sensação de segurança quanto à precisão de factos, números, arquivos, notas, calendários e conexões faz com que seja tão importante desafiar suposições e percepções sobre a informação. A única maneira de a confirmar é realmente confirmá-la.
Peça a perspectiva a outra pessoa
Às vezes ajuda pedir ajuda a outra pessoa. Todos experimentamos o mundo de maneiras diferentes e o que cada um absorve, entende e percebe num determinado momento será completamente diferente da experiência de outra pessoa.
Confirme ou corrobore informações com colegas ou outros profissionais. Faça perguntas ponderadas para encontrar respostas relacionadas com a informação que procura.
Faça um triple-check
Já teve um daqueles momentos em que sente que ainda há algo errado no seu trabalho? Não tenha medo de dar ouvidos a essa sensação. Dependendo das circunstâncias, pode ter de refazer os seus passos além do inicialmente planeado.
Muitas vezes, os erros acontecem em pontos que não havíamos considerado anteriormente. Por isso é importante perceber que talvez seja necessário “escavar” um pouco mais para encontrar respostas adequadas. Onde podem as coisas ter tomado um rumo inesperado? Analise cada momento ou interacção do seu trabalho em busca de pistas.
Aprenda com os seus erros
Por vezes, a única maneira de aprender a abraçar o poder do double-check é fazê-lo da maneira mais difícil. E isso geralmente acontece por meio da experiência de tentativa e erro. Pense num projecto, tarefa diária recente ou transacção comercial. Em que momento começou a ficar confuso?
Depois de identificar os pontos problemáticos, pode criar uma checklist prática para si mesmo num post-it ou num documento de texto com procedimentos abrangente de double-check.