Como criar um processo de formação que realmente funciona

Formar adequadamente os colaboradores pode compensar a longo prazo. Ajuda uma organização a funcionar sem percalços e evita erros dispendiosos.

Lembro-me como se fosse ontem. Fui contratada como gestora de produto para um site industrial de comércio electrónico. Afirmei na entrevista que não estava familiarizada com a plataforma que usavam, mas isso não pareceu impedi-los de me contratarem, dizendo que me iriam dar formação. Ofereceram-me o emprego, aceitei, e duas semanas mais tarde dei por mim num cubículo a olhar para um ecrã.

Embora me tivessem dito que teria formação, tive de esperar umas horas até o formador chegar e me ensinar a trabalhar com a plataforma que iria usar. Ao longo da formação, dizia ocasionalmente «não tenho bem a certeza em relação a isto, é melhor falares com pessoa tal» antes de passar ao ponto seguinte que tinha de me ensinar. Ao fim de meia hora, foi-se embora e senti que estava apenas ligeiramente mais informada. Falei com a pessoa que ele me indicou caso tivesse dúvidas, e essa pessoa não me disse muito mais do que «bem, não tinha bem a certeza do que estava a fazer, por isso não sou a melhor pessoa para te explicar.» Decidi aprender sozinha.

Os primeiros meses foram uma prova de fogo, com muitos erros (alguns deles sérios) no ano ou dois que se seguiram, amaldiçoando os meus dias iniciais de ignorância. Não estou sozinha nesta sensação, já que uma das 10 principais queixas dos colaboradores sobre as empresas em que trabalham é a falta de oportunidade de formação. A minha formação fora demasiado rápida e tudo estava desorganizado. Só dependia das notas que tinha tirado enquanto o formador falava. Decidi documentar todas as tarefas, como as fazer, tirar capturas de ecrã e resolução de problemas para que ninguém tivesse de passar pelo mesmo. Fez-me compreender o valor da formação, e como gestores e colaboradores precisam de estar preparados para ela.

Formação para todos os formandos
Vamos concentrar-nos nos quatro tipos mais habituais de formandos: auditivos, visuais, escritores/leitores e cinestésicos. Os formandos auditivos aprendem melhor a ouvir, os visuais a ver, os escritores e leitores a ler e os cinestésicos a fazer. Enquanto as pessoas se podem inclinar para um determinado tipo de aprendizagem, a maioria das pessoas aprende melhor através de uma combinação deles.

Como aprendi por experiência própria, alguém a falar comigo e a seguir comigo um cenário hipotético ajudou-me a aprender, mas deixou-me na mesma com lacunas enormes e sem recursos a que recorrer. Mesmo que tenham pilhas de documentação de formação para os colaboradores, isso não significa que tudo lhes faça sentido.

Eis diferentes formatos a incluir nos materiais de formação:

– Documentos escritos especificando um processo. Podem ser curtos ou extensos, dependendo da matéria a aprender. Devem ter o formato certo para que sejam fáceis de ler e de digerir e para que os colaboradores procurem facilmente no documento a parte específica que lhes está a criar dúvidas.

– Capturas de ecrãs ou vídeos dos processos. São complementares para os formandos visuais e servem de apoio aos documentos escritos. São particularmente úteis para os colaboradores remotos. Embora nem todas as pessoas trabalhem remotamente, a tendência do trabalho a distância aumentou 103% desde 2005, por isso é inteligente ter formações que possam ser úteis para quem está no escritório e para quem trabalha em casa.

– Uma pessoa dedicada que possa responder a dúvidas durante o período de formação. As empresas dizem frequentemente para tirar as dúvidas com alguém da equipa. É um enorme desperdício de tempo para várias pessoas. Uma pessoa pode ser perita numa área, outra pessoa pode ter apenas conhecimentos básicos. Tenham alguns colaboradores de confiança com gosto em ensinar e que tenham tempo para ensinar tarefas específicas, caso contrário terão um colaborador a interromper o trabalho dos outros.

– Tempo para acompanhar a formação. Definam um tempo nas semanas após a formação inicial para acompanhar o colaborador e ver o que ele reteve e que perguntas tem a fazer. Agora que tiveram tempo para experimentarem as coisas sozinhos, estão mais bem preparados para fazer perguntas importantes ou esclarecer dúvidas.

Como conseguir manter tudo simples 
Assim que se fala em formação numa sala, vemos os olhares a desviar-se para o telemóvel, dedos a mexer-se de nervosismo. Embora a formação seja algo que não entusiasma ninguém, o empenho pode ser definitivamente melhorado. Mas há formas de manter tudo simples e eficaz:

– Dividir por tarefas e mantê-las pequenas. Se demora uma hora até a pessoa ter sequer a possibilidade de experimentar qualquer um dos conceitos, a formação é demasiado longa.

– Ser flexível, a rigidez é inimiga da aprendizagem. Apresentem as bases essenciais e revelem como tencionam ensiná-las, mas incluam tempo para perguntas e adaptações se as coisas não correrem como planeado. Geraldine Joaquim da Mind Your Business resume assim: «Um bom formador consegue “ler” quem está à sua frente e sabe se precisa de moldar o discurso, talvez enfatizando certos aspectos que chamam mais a atenção do formando. Isto não significa saltar partes do conteúdo base, mas não vale a pena insistir numa área que só dá origem a bocejos!»

– Envolver, envolver, envolver. Entre mil funcionários de escritório, 33% revelaram que gostariam de ter experiência prática sobre o que estão a aprender. Os vossos colaboradores terão maior probabilidade de reterem as informações se fizerem activamente o trabalho que está a ser ensinado. Incluam tempo para experimentarem novos conceitos, façam perguntas aos colaboradores e certifiquem-se de que eles estão no caminho certo.

– Façam pausas e sejam sociais. Estar sempre a trabalhar aborrece qualquer um, por isso não tenham medo de partilhar histórias, de fazer perguntas após cada secção ou antes de dar início à secção seguinte. Embora a formação possa ser aborrecida, isso não significa que vocês tenham de o ser.

Como é que o vosso processo de formação se desenrola? Deixam uma pilha de documentos na secretária dos recém-contratados? Ou usam uma combinação destas dicas e estratégias para ajudar os novos colaboradores a terem sucesso? Em qualquer dos casos, usem este tempo para reexaminarem os vossos processos. Perguntem aos colaboradores actuais o que gostariam de ter sabido quando começaram a trabalhar, e após cada ronda de formação, continuem a pedir feedback construtivo sobre a melhor forma de aperfeiçoar os vossos processos.

Este artigo foi publicado na edição de Junho (n.º 114) da Human Resources.