Como melhorar a Comunicação Interna em 10 passos

Há várias razões para encarar a Comunicação Interna de forma estratégica e como tão importante como aumentar as vendas. Ainda assim, nem sempre é vista como prioridade. Confira estas “lições” que os líderes tendem a ignorar.

 

A importância da melhoria da comunicação interna numa organização deve ser uma questão de senso comum. Segundo um estudo da Towers Watson, as empresas com práticas de comunicação altamente eficazes oferecem mais 47% de retornos totais aos accionistas em comparação com as organizações com má comunicação.

A melhoria na comunicação interna não se limita a afectar os retornos dos accionistas, pode também melhorar o envolvimento dos colaboradores, criar equipas mais sólidas e fortalecer a competitividade da empresa. As práticas de comunicação eficazes ajudam a aumentar a produtividade, a criar um local de trabalho mais adequado, assim como, a reduzir os conflitos entre membros de equipas.

Portanto, há várias razões para encarar a Comunicação Interna de forma estratégica. Infelizmente, as empresas raramente a vêem como prioridade. Mas melhorar a comunicação interna deve ser tão importante como aumentar as vendas. Para oferecer conselhos práticos, resumimos algumas das lições que os líderes tendem a ignorar.

 

1. Encorajem a partilha, as opiniões e o diálogo
A Comunicação Interna não é uma rua de sentido único. A boa comunicação circula para os dois lados. É importante dar feedback aos colaboradores, mas é igualmente crucial ensinar os membros da equipa a dar feedback. O mais importante neste passo é ter uma cultura aberta e de confiança que encoraje o diálogo entre equipas e indivíduos. Quando os colaboradores compreendem o seu papel e o que se espera deles, trabalharão para o sucesso.

2. Os gestores devem liderar pelo exemplo
Seriam capazes de encorajar as pessoas para ficarem a trabalhar num projecto até mais tarde e depois sair abruptamente às cinco da tarde? E seriam capazes de falar abertamente sobre as dificuldades financeiras que a empresa atravessa e depois comprar um novo automóvel de luxo? Espero que tenham dito que não, porque uma das melhores coisas a fazer a liderar pelo exemplo. Se querem que os colaboradores comuniquem bem, têm de fazer o mesmo. Se esperam que as equipas partilhem abertamente informações, terão de se certificar de que fazem o mesmo.

3. Obtenham o apoio dos colaboradores
Liderar através do exemplo é um bom ponto de partida, mas por vezes é preciso um esforço extra para obter o apoio dos colaboradores. Todos os anos, milhões de euros são desperdiçados por causa de má comunicação e de mal entendidos facilmente solucionáveis. Para obter o apoio dos colaboradores, terão de mostrar e fornecer-lhes valor. Por absurdo que pareça, terão de fazer com que fiquem entusiasmados com a importância da visibilidade e partilha de informação. Precisam de mostrar os benefícios que colherão.

4. Os objectivos devem ser públicos
Em média, cerca de metade das empresas não consegue comunicar eficazmente estratégias empresariais aos colaboradores, de uma forma que faça com que as vivam nos seus empregos. É bastante difícil executar uma estratégia quando não se tem bem noção dela. Para tornar o trabalho dos colaboradores mais fácil e significativo, é benéfico publicar os objectivos da empresa, da equipa e dos colaboradores. Tornem-nos claros e visíveis a todos. Um bom método é o dos OPR – Objectivos e Principais Resultados.

5. Usem ferramentas online em vez de reuniões
Os colaboradores que trabalham em escritórios desperdiçam cerca de 3,8 horas por semana em reuniões infrutíferas. Com um bom planeamento, é possível tornar as reuniões da equipa mais eficientes, mas por vezes não vale o esforço. Existem formas mais adequadas de comunicar e colaborar. Uma opção é usar actualizações online e ferramentas informativas. A melhoria na colaboração através de tecnologias sociais pode aumentar a produtividade da interacção em cerca de 20%.

6. Estabeleçam processos regulares
A comunicação deve fazer parte da rotina diária ou semanal, e não apenas usada num boletim anual. As pessoas querem actualizações granulares e em tempo real. Portanto, é altamente recomendável transformar a comunicação num processo semanal com regras definidas.

7. Formem as pessoas na linguagem da partilha
O facto de uma pessoa compreender os seus pensamentos não significa automaticamente que os outros tenham a mesma noção. A maioria das pessoas escreve para si próprias, partilhando informações das suas perspectivas e não para outros. Ainda assim, escrever de uma forma que seja fácil de compreender é uma aptidão que se aprende. Ter um formador pode realmente ajudar no processo.

8. Usem ferramentas móveis
A maior parte das pessoas está acostumada a consumir informação em movimento. A tecnologia moderna acostumou-nos mal com a possibilidade de obtermos uma resposta exacta, independentemente do local onde nos encontramos. Cada vez mais colaboradores trabalham a partir de diferentes partes do planeta e por isso precisam de informações rapidamente. Forneçam ferramentas para a partilha de informações sobre o trabalho em telemóveis e tablets.

9. Falem com os colaboradores
Passem regularmente inquéritos pelos colaboradores para obterem respostas às questões mais importantes na altura. Consciencializem-se daquilo que as equipas sentem e pensam e não se concentrem apenas nos resultados e planos. Ter uma boa noção daquilo que está a ser discutido numa pausa para café e à hora do almoço pode oferecer boas aprendizagens. Este tipo de informação pode ser a difernça entre uma história de sucesso ou de fracasso.

10. Ouçam
Todos os pontos anteriores serão inúteis se não souberem ouvir e assimilar as novas informações. Muitas vezes, ouvir é mais importante do que publicar informações. Pedir opiniões não é suficiente; é fundamental esperar por elas e ouvi-las. No fim de contas, todos temos duas orelhas e uma boca, por isso devemos ouvir mais do que falamos.

 

Este artigo foi publicado na edição de Fevereiro da Human Resources. 

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