Randstad: Compreender o que envolve, cativa, motiva e retém

Os dois últimos anos trouxeram à Randstad uma nova experiência em termos de comunicação interna, permitindo partilhar informação relevante, de forma rápida e eficaz, a um maior número de pessoas.

Estas novas oportunidades permitiram à empresa aprofundar uma comunicação de proximidade assente em três pilares – transparência; pró-actividade e orientação. Estes três pilares sustentam a estratégia Human Forward da Randstad e ligam-se de forma directa à comunicação que a empresa pretende potenciar. Paula Lampreia, Learning, Development & Culture director da Randstad Portugal, explicou à Human Resources Portugal os contornos da actividade de comunicação interna na empresa.

Que iniciativas adoptaram mais recentemente na área de Comunicação Interna?
Comunicar significa pôr em comum e esta está a ser a aposta da Randstad no que toca à comunicação interna. Para uma comunicação mais directa e simplificada temos uma rede interna – connect – que todas as áreas utilizam para colocar informação variada, mas útil para o dia-a-dia profissional dos colaboradores. Para potenciarmos a comunicação escrita optámos por mensagens apelativas, construídas para informar de forma construtiva e complementar, criando newsletters informativas – temas de legal, qualidade e SST, HR.

Para a comunicação verbal, criámos um canal com todos os colaboradores, quinzenal – HR News – dinamizado pela Mariana Canto e Castro a nossa directora de RH e Legal, onde são partilhados os principais temas da quinzena – legal, social impact, HR, qualidade e SST. Este espaço de debate quinzenal tem o principal objectivo de informar, mas também de dar voz às nossas pessoas. Para tal, temos sempre prevista a possibilidade de trazer convidados especiais por tema que possam partilhar boas práticas.

Porque o humor também faz parte da comunicação e da partilha, criámos um espaço de partilhas pessoais que apresenta colegas com hobbies que nos motivam a querer e a pensar cada vez mais na relevância do equilíbrio individual. Para estes momentos, que chamamos de Rádio Alcatifa, criámos uma parceria com o Fernando Alvim e, em formato de podcast, vamos tendo conversas com muito conteúdo e humor, que mais uma vez têm como centro dar voz às nossas pessoas.

Descontinuaram algumas iniciativas por deixarem de fazer sentido?
Durante o “lock down” tínhamos uma iniciativa que reunia muitas pessoas, em torno do computador, com vinho, sumo ou chá ao final da tarde das sextas-feiras pelas 17h. Esta iniciativa chamava-se “É sexta-feira”. Convidávamos os colegas a mostrarem os seus super poderes. Assim, descobrimos que temos um colega que, além de liderar equipas, é chef credenciado; um outro que organiza anualmente (com interrupção só em tempo de pandemia) uma festa para amigos com cerveja de todo o mundo, sendo já um especialista nesta matéria; temos também uma colega que poderia dinamizar qualquer tertúlia literária no nosso país pelo gosto que tem pelos livros.

Destacam-se ainda colegas que ultrapassaram desafios de doença de uma forma que nos inspira a fazer mais e melhor a cada dia. Temos colegas especialistas em viagens dentro e fora do país. Temos tanto talento que o “É sexta-feira” tornou-se um momento de aconchego semanal, depois passou a quinzenal e este ano teve o upgrade para a Rádio Alcatifa, juntando o humor do Fernando Alvim às partilhas dos nossos colegas.

Em Fevereiro, referiram que o desafio para a maioria das empresas era definir a opção de modelo de trabalho. Por que caminho optou a Randstad e porquê?
A reflexão sobre um novo modelo de trabalho parte da consulta aos colaboradores. Mais de 80% gostaria de se manter a trabalhar a partir de casa, indo duas vezes por semana ao escritório. Foi este o caminho seguido pela Randstad.

Um sistema híbrido deve pressupor a flexibilidade necessária para nos adaptarmos a necessidades de negócio e motivações dos colaboradores. Porque podemos ter a pessoa que precisa de vir todos os dias para o escritório, aquela que pode ter mais dificuldade em vir todos os dias, a que pela realidade da função que ocupa tem de estar no cliente de forma regular, entre outras.

Esta é a diversidade que temos que considerar. Já em 2012 a professora Lynda Gratton dizia que «há forças em acção que ao longo dos próximos anos destruirão muitos dos velhos pressupostos de um emprego e carreira tradicionais». A mudança no mercado de trabalho está a ver-se agora mas começou há algum tempo e hoje temos de ter a capacidade de pensar em novas soluções para diferentes realidades.

Que papel teve a Comunicação Interna nessa decisão?
A comunicação interna e todas as ferramentas que utilizamos tiveram aqui um papel essencial, quer de esclarecimento, quer de oportunidade para recolher feedback. Serviram os princípios que nos orientam em termos de transparência – disponibilidade sempre presente para esclarecer e escutar; pró-actividade; e orientação – informamos, esclarecemos sempre qualquer dúvida associada de forma a que este regulamento seja sentido por todos que é de e para todos.

De que forma tornam a comunicação da cultura da Randstad eficaz nesse novo contexto de trabalho, principalmente no que diz respeito aos novos colaboradores?
Para os novos colaboradores, criámos a ponte à essência e valores da Randstad com um programa de onboarding que passou para um ano. Este programa inicia antes da entrada do colaborador. O primeiro contacto é feito para preparar o primeiro dia e dar logo as boas-vindas. No primeiro dia, o momento é de informação e formação. É depois feita a ponte com a chefia e com a equipa que acompanham e preparam o colaborador em termos operacionais. Temos posteriormente o GrandStart – programa de um mês de onboarding e os checkpoints – feitos aos três, seis, nove e 12 meses.

Estes momentos de checkpoint são 1:1 que nos permitem comunicar, receber feedback, dar informações essenciais e acompanhar motivações no primeiro ano de presença na Randstad. Aqui são sempre utilizadas todas as ferramentas de comunicação já referidas. Por exemplo, os novos colegas são apresentados a toda a organização através da nossa intranet no dia em que entram e partilham um pouco mais sobre si. Desde o e-mail de boas vindas, aos convites para participação no GrandStart passando pela informação e formação essenciais para o primeiro ano na empresa.

E quais as estratégias de Comunicação Interna para manter e/ou fortalecer, o engagement de colaboradores?
Uma comunicação transparente, clara, informativa que permite cumprir a essência de pôr em comum representa um papel importante na ligação à cultura e à empresa. No entanto, é essencial compreender que a comunicação interna pode ser dinamizada por uma área, mas é de todos. Todos comunicamos, todos esclarecemos, todos partilhamos. E é desta ligação entre pessoas, áreas, líderes e as suas equipas que se consolida o sentido de pertença e a motivação em fazer parte.

Desta forma, manteremos as ferramentas já utilizadas mas apostaremos sempre em acompanhar líderes e equipas a compreenderem a essência e o potencial de comunicarem de forma transparente, pró-activa e orientadora.

Diria que agora, com o trabalho remoto a assumir maior preponderância no modelo híbrido, é mais desafiante conseguir manter o engagement dos colaboradores?
Estamos a viver o processo de adaptação a uma nova realidade. Nesta nova realidade, a gravidade da COVID-19 diminui e o medo também. Estamos vacinados, as máscaras deixam de ser obrigatórias e o distanciamento físico já não é necessário. Voltamos a uma tranquilidade aparente mas já não estamos onde estávamos há dois anos. Hoje temos a consciência de que o trabalho que fazíamos no escritório pode ser feito em casa. Que conseguimos integrar a nossa vida pessoal e profissional sem ter que fazer uma barreira entre ambas, que conseguimos acompanhar mais e melhor a família, e mesmo assim estar mais tempo disponível para o trabalho. Experimentámos o full remote: quem se adaptou e percebeu que funciona quer manter, quem não se adaptou quer voltar. Onde está a tendência?

Na maioria. E essa parece ter-se adaptado e ter visto mais vantagens que desvantagens. Cumpre às empresas alinharem um caminho ligado a estas diferentes motivações. Conseguindo fazê-lo, envolvem e integram. Se não conseguirem, correm o risco de perder talento. Vemos hoje movimentos que nos causam algum espanto, como as últimas notícias sobre a Apple ou as decisões do Elon Musk em relação ao Twitter e percebemos, principalmente, pelas respostas dada pelos colaboradores, que já não é possível impor. Mesmo que se tente, a resposta, mais cedo ou mais tarde, será a saída de pessoas e a dificuldade em reter talento. Mesmo que as marcas sejam fortes, mesmo que as empresas sejam aparentemente sólidas. As políticas e práticas originárias da era industrial estão ultrapassadas. O tempo do controlo está ultrapassado. O engagement está hoje ligado à confiança e à transparência e aqui tudo se liga à comunicação.

Por outro lado, considera que, actualmente, os modelos híbridos são condição para atrair e reter o talento?
O talento que chega agora ao mercado tem por base esta realidade híbrida, pede-a e considera-a um requisito no momento da escolha da empresa. Hoje concorremos não só com empresas locais, mas também com o mercado de trabalho europeu e até mundial. Temos talento nacional a ser desafiado a trabalhar para empresas noutros países a partir de Portugal. Melhores salários e full remote, dois atractivos quase imbatíveis para quem integra agora o mercado de trabalho ou para quem pretende mudar de empresa.

A Comunicação Interna pode “alimentar” a comunicação externa?
A comunicação interna pode alimentar a comunicação externa, sim, e vice-versa, criando momentos de partilha dos nossos colaboradores em momentos de comunicação externa. Somos embaixadores da marca, apresentamo-la a clientes e candidatos e passamos para um caminho de diferenciação quando mostramos, mesmo sem nos apercebermos, o nosso sentido de pertença e ligação à empresa. A melhor voz de uma empresa é a do seu colaborador. Desta forma, o trabalho que é feito dentro da empresa exterioriza- se e deve ser partilhado nos diferentes canais apresentados ao mercado. Acreditamos que os nossos colaboradores são os nossos maiores embaixadores e, por isso, quem melhor que estes para partilhar o que significa fazer parte da Randstad? Por isso, criamos a #eusourandstad.

Num mundo cada vez mais digital, como mantêm a proximidade, sentimento de pertença e humanização na forma como comunicam com equipas em modo remoto?
O contacto presencial é importante e não o podemos desvalorizar. Diria que temos hoje outras formas de interagir para além das que estávamos habituados e é nessa diferença que podemos fazer descobertas incríveis. A proximidade pode manter-se, mesmo à distância. Estes últimos anos são a prova disso. Podemos hoje chegar a mais pessoas, criar momentos de grupo e equipa motivacionais, mesmo estando cada um no seu espaço. Podemos acompanhar individualmente os elementos das nossas equipas em momentos de feedback e de presença, de foco no outro, para sabermos como estão e do que precisam. Tudo pode acontecer à distância de um clique e fazer parte de uma comunicação de proximidade e de pertença, mesmo não estando na mesma sala. Tudo depende do foco e da motivação para o fazermos.

Através de um computador continuamos a ver o outro, conseguimos ver as suas reacções, podemos olhar olhos nos olhos, verbalizar ideias e pensamentos que apoiem uma construção em equipa, um brainstorming ou a construção de um plano de acção. Podemos formar e informar adaptando agendas, de forma mais curta e até mesmo mais eficaz. Reservando hoje a importância da presença para momentos mais alargados de empresa, onde todos os colaboradores se podem encontrar, rever, trocar experiências. Como em tudo, trata-se de uma adaptação a uma nova realidade potenciando o que de melhor cada momento pode trazer.

Quais é que são as iniciativas/ferramentas para as quais os trabalhadores mostram maior propensão?
Cada vez mais a informação clara e construtiva e a comunicação transparente se revelam uma necessidade para os colaboradores sentirem que fazem parte de um todo. Que têm a informação necessária para o seu dia-a-dia de trabalho, mas também que podem contribuir com ideias e sugestões, com feedback, com questões e com informação complementar. Momentos como o HR news (virtual) e os eventos de equipa (presencial) são os que, para a Randstad, mais promovem este caminho de partilha e de construção em equipa.

Como é que medem o impacto junto dos vossos colaboradores?
A avaliação do impacto da comunicação é medido através da nossa plataforma Randstad in touch, com questões específicas para compreender o impacto e alinhar, com base no feedback recebido, estratégias e ferramentas.

Para além da plataforma de engagement, que mede a comunicação no seu todo, a cada ano avaliamos as ferramentas disponibilizadas, e com base no feedback recebido, ajustamos ou alteramos momentos.

O que diria que é fundamental para uma estratégia de Comunicação Interna ser eficaz?
Ser entendida como sendo responsabilidade de todos. A área de recursos humanos pode criar e dinamizar o plano de comunicação interna, estruturar ferramentas que são avaliadas pelos colaboradores e alinhadas em função do feedback dado, criar campanhas internas, estruturar momentos virtuais ou presenciais para partilha de informação, criar dinâmicas de envolvimento de todas as áreas. Mas se a comunicação interna for assumida como tema de recursos humanos e não como ponto relevante da interacção entre os líderes e as suas equipas, perde o incrível potencial que tem de interacção e ligação entre todos.

Qualquer estratégia de comunicação interna tem de ser envolvente o suficiente para que todos sintam que são parte fundamental do todo e que também depende de cada um a dinamização de uma comunicação transparente, pró-activa e orientadora.

Quais considera que serão as grandes tendências neste âmbito, num futuro próximo?
Temos cada vez mais de ter a capacidade de compreender o que envolve, cativa, motiva e retém, não caindo no erro de considerar que o que é pedido por um é igual para todos. Há nuances e variações e já não é viável categorizar, uniformizar, padronizar, criar caixas. Este será um dos grandes desafios da comunicação, num contexto cada vez mais digital, movido por uma causa que já não é local, mas sim global.

Comunicar de forma clara e envolvente, com honestidade e transparência, medindo impacto, aceitando feedback, mudando, adaptando em função desse feedback, permitindo que se compreenda que o que se comunica está alinhado com a estratégia da empresa, a envolvente do negócio, mas é feito por todos, pertence a todos e deve ser dinamizado por todos.

Esta entrevista faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna” publicado na edição de Setembro (n.º 141) da Human Resources.