Siemens: #INTHISTOGETHER

Para responder aos desafios trazidos pela COVID-19, nomeadamente na relação com os colaboradores, a Siemens criou o #InThisTogether, um conceito de comunicação que pretendeu criar empatia. E que colocou o foco nas pessoas, em quem recebe a informação e não em quem a emite.

No dia 13 de Março, a grande maioria dos cerca de 2700 colaboradores da Siemens passou a trabalhar a partir de casa, com excepção daqueles cujas funções não o permitiram por exigirem presença física, como os técnicos de manutenção ou aqueles que trabalham com equipamentos especiais, por exemplo.

Nessa altura, o País e as empresas foram confrontados com diversos desafios. Apesar de o home office fazer há muito parte do quotidiano da empresa, era fundamental disponibilizar uma infra-estrutura de tecnologias de informação (TI) robusta de suporte ao teletrabalho, que permitisse dar continuidade às suas operações. Era essencial garantir que as pessoas tinham as condições mais adequadas para poderem desempenhar as suas funções a partir de casa. Mas não só.

Como é que a empresa podia garantir que uma equipa tão grande se mantinha unida e motivada à distância? Como assegurava que as suas pessoas tinham acesso a informação credível e focada sobre a COVID-19, se a informação “chovia” de diversos lados e confundia mais do que esclarecia? Como mantinha o diálogo e a partilha de conhecimento com os seus clientes e parceiros quando já não podia estar “fisicamente” com eles? Para responder a estes desafios, foi criado o #InThisTogether, um conceito de comunicação que pretendeu criar empatia. Colocou o foco nas pessoas, em quem recebe a informação e não em quem a emite, porque a prioridade número um da empresa são as suas equipas e a continuidade das operações. E teve um “tom de voz” que focou sempre as pessoas – sobretudo nas que se mantiveram no terreno para garantir que a empresa, e os clientes, não paravam.

Através deste conceito, e das diversas peças que o suportaram, a Siemens quis mostrar à sua equipa, tão heterogénea, que estavam todos no “mesmo barco”. Que o mais certo era estarem a viver situações semelhantes às de outros coledegas, a experienciar as mesmas emoções e desafios, e que as histórias de superação de uns, podiam ser a inspiração que outros procuravam. Através de vários formatos, foi possível informar, esclarecer e partilhar factos, promover o conhecimento sobre a pandemia e criar um espaço para as emoções, com o envolvimento das pessoas, que tiveram a oportunidade de partilhar as suas experiências com os seus pares.

Informação é chave para enfrentar a pandemia
De forma integrada, foram criadas várias plataformas e iniciativas, destacando-se a peça central da campanha #InThisTogether: um sharepoint, em inglês e português, dedicado à pandemia COVID-19, que agregava toda a informação relevante sobre a matéria, evitando assim que as pessoas tivessem de despender tempo a consultar informação dispersa por diferentes canais corporativos (emails, rede social interna, intranet, live meetings, etc.).

Nesta plataforma, actualizada regularmente por uma equipa multidisciplinar da Siemens, pode-se consultar informação sobre o regresso aos escritórios, ler testemunhos de colaboradores, conhecer as acções de apoio à sociedade que a Siemens desenvolveu nos últimos meses, estar a par das mais recentes notícias sobre as várias áreas de negócio da empresa e os respectivos projectos ganhos e em curso, obter dicas de TI e cibersegurança entre outros. Esta plataforma contou com mais de 10 mil visitas desde a sua criação.

Foram ainda realizadas outras acções internas, que incluíram uma newsletter para colaboradores, emails funcionais com informação relevante, comunicações do CEO, entre outras.

Na fábrica que a empresa tem em Corroios – e para reconhecer o empenho e a dedicação desta equipa que nunca suspendeu a actividade – foi lançada uma campanha de agradecimento em que participaram vários directores da Siemens. Estes não quiseram deixar de reforçar quão importante estava a ser o trabalho da equipa de Corroios, por permitir cumprir os vários compromissos assumidos com clientes de todo o mundo, que operam infraestruturas críticas como hospitais ou Data Centers.

Para além disso, a nível mundial, foi lançada uma plataforma através da qual qualquer colaborador da Siemens pode reconhecer e agradecer o trabalho dos seus colegas blue collars. As frases aqui introduzidas foram partilhadas nos ecrãs das várias fábricas da empresa.

Um regresso ao escritório fácil e seguro
Incluída na #InThisTogether, foi lançada, logo em Junho, no pós-confinamento, a plataforma “Back to the Office” para que o regresso às instalações da empresa fosse o mais seguro e tranquilo para os colaboradores. Esta ferramenta foi desenvolvida especialmente para apoiar o retorno aos escritórios e explicar, com o máximo rigor e de forma prática e acessível, os regulamentos e recomendações em vigor na empresa.

Recorrendo a linguagem e visuais simples, a “Back to the Office” centraliza tudo o que é necessário saber sobre as respostas que a Siemens tem dado às novas necessidades de trabalho e todos os colaboradores, antes de regressar, têm de aceder a esta plataforma para saber como proceder. Em suma, a “Back to the Office” permite:
Fazer o registo de sintomas e de temperatura corporal;
Pedir autorização médica para regressar ao trabalho;
Marcar o posto de trabalho e reservar a refeição;
Saber tudo sobre as medidas de segurança e higiene implementadas;
E obter informação sobre os serviços disponíveis na empresa e as respectivas regras associadas a cada um.

Vídeo Step-by-Step
Os processos são essenciais na gestão. Mas e o target, neste caso os colaboradores? Leem toda a informação que é divulgada? Consultam procedimentos extensos e nalguns casos densos? A resposta é: não tanto quanto gostaríamos. E, por isso, para melhor facilitar a transmissão da informação essencial foi também feito um vídeo – o “Back To the Office | O Filme” – em que foram apresentados aos colaboradores os aspectos essenciais a ter em conta no regresso aos escritórios.

O vídeo teve como objectivo simular, passo-a-passo, o que cada colaborador teria de fazer antes de reentrar nas instalações da empresa e o que teria à sua espera uma vez regressado. Desde o processo automático de medição de temperatura corporal, dos percursos criados ao fornecimento de um kit semanal de máscaras às zonas de segurança, reforço da sinalética e da plataforma digital “Back to the Office”, tudo foi explicado através do filme de forma clara e intuitiva.

Este foi o vídeo com mais audiência interna que a Siemens Portugal alguma vez lançou, tendo sido elogiado por centenas de colaboradores. Além disto, o sucesso transpôs fronteiras, tendo sido reconhecido pela empresa a nível global, com diversas partilhas em redes sociais do grupo como um exemplo de boa preparação para o regresso aos escritórios.

Pulse checks aos colaboradores
Desde o lançamento da #InThisTogether, foram realizados dois inquéritos aos colaboradores com o objectivo de “medir o pulso” da equipa e avaliar o nível de satisfação face às medidas implementadas pela empresa para fazer face à pandemia. A campanha foi uma das iniciativas avaliadas e os resultados foram muito positivos, confirmando a estratégia de comunicação interna aplicada. Estas iniciativas foram valorizadas tanto pelos colaboradores que permaneciam a trabalhar a partir de casa, como pelos que já tinha regressado aos escritórios da empresa ou que se encontravam a trabalhar num dos muitos projectos que a Siemens tem em curso.

Trabalhar numa empresa que se importa
Quando a pandemia se intensificou em Portugal, começaram a surgir pedidos de ajuda de várias organizações que actuam em diversas áreas de actividade. O grupo Siemens Portugal respondeu à chamada e, no âmbito das suas actividades de responsabilidade corporativa, apoiou várias entidades através de diferentes donativos.

Para além de doar dois equipamentos de ecografia pulmonar e cardíaca ao Serviço Nacional de Saúde, apoiou a criação de dois hospitais de campanha, entregou cerca de 100 equipamentos informáticos a associações e escolas com o intuito de apoiar o ensino à distância e a centros de rastreio para que estes pudessem registar as informações recolhidas; foram ainda doados equipamentos de automação para um projecto de investigação sobre ventiladores, levado a cabo por um consórcio dos institutos politécnicos nacionais; foram cedidos 17 equipamentos de detecção de incêndio para o projecto de expansão de um hospital na zona norte do País e foi doado um total de 1000 refeições a 25 famílias, compostas por quase 100 pessoas que moram no concelho da Amadora, onde a Siemens tem a sua sede.

Mas a vontade de ajudar também foi manifestada por muitos dos colaboradores da empresa, que se envolveram nas diversas iniciativas organizadas pela Siemens, participando em recolhas de fundos ou doando material informático, entre outros.

E é claro que todos os conteúdos partilhados internamente sobre responsabilidade corporativa foram dos mais lidos e dos mais amplificados pelos colaboradores da Siemens, que, mais do que nunca, mostraram sentir-se orgulhosos por fazer parte desta organização.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Setembro (n.º 117) da Human Resources, nas bancas.