É este o protótipo do escritório híbrido

Como ainda não podemos saber do que as pessoas precisam ou querem, mais do que fazer inquéritos, é importante começar a fazer novamente pequenos grupos de pessoas para aprender experiências, e ajustar, ajustar, ajustar.

Por Jonathan Littman, especialista em Inovação e empreendedorismo, autor ou co-autor de 10 livros, incluindo dois best-sellers internacionais

O tinto é melhor do que o branco. Encorpado, rico e complexo – o tinto vale a pena, enquanto que o branco é ligeiro. Óptimo para um dia quente de Verão, mas, sejamos honestos, falta-lhe seriedade. Há mais de um ano que os profissionais estão presos ao equivalente ao vinho branco. O trabalho está disponível apenas num sabor: remoto. O tinto simplesmente não está no menu, e é isso que quero salientar. Sem alternativas, como se pode comparar? As empresas têm operado numa bolha, e a verdade é que assim que as taxas de casos de infecção diminuírem, o trabalho presencial voltará “em força”. Veremos muitas variações.

As empresas estão a promover as suas novas abordagens de trabalho nesse sentido: a “semana de trabalho flexível” da Google prevê mais de três dias por semana no escritório; ou o “local de trabalho híbrido” da Microsoft, que define metade do tempo ou mais no escritório. A IBM, que já promoveu o trabalho remoto – com consequências desastrosas – prevê que 80% a 90% dos seus trabalhadores ficarão numa estrutura híbrida. Wall Street não vê o trabalho à distância com bons olhos e quer os trabalhadores de volta aos escritórios quase a tempo inteiro. O CEO da Goldman Sachs chamou-lhe uma «aberração». Apesar de todo o tempo que tivemos para nos prepararmos, a maioria das empresas parece estar terrivelmente pouco preparada para esta mudança, em grande parte porque lhes falta mentalidade inovadora.

A excepção será São Francisco e Silicon Valley, onde a prototipagem é a essência da cultura empresarial. Com taxas de vacinação elevadas (que deverão cobrir 85% dos trabalhadores profissionais até finais de Julho) e a percentagem de infectados mais baixa dos EUA, as pessoas estão a regressar à cidade. São experiências. Uma obra em curso. Chamamos a isto um MVP – “minimum viable product”. E como ainda não sabemos o que as nossas pessoas precisam ou querem, é imperativo adoptar a abordagem de arranque mais simples – e ajustar, ajustar, ajustar.

A empatia é a base do pensamento e da inovação do design. José Manuel dos Santos, que dirige o design e a experiência do utilizador para as Américas na fabricante global de iluminação industrial Signify, tem alguns conselhos sábios. Não presumam que sabem todas as respostas. Dêem espaço para a descoberta e a adaptação. «Uma das coisas que as empresas devem fazer é compreender a mente das pessoas, ouvir quais são as razões certas, as boas razões para voltar ao escritório», afirma José Manuel dos Santos. «Não julguem, porque se alguém diz que uma boa razão para ir ao escritório é para saber dos mexericos, tomar o pequeno-almoço com os colegas, ou para comer fora de casa duas vezes por semana, continuam a ser razões, certo?»

Da mesma forma, sejam cuidadosos relativamente ao uso de inquéritos. Aprendam com a prática, em vez de fazerem as perguntas da praxe. Há vários meses, a maioria das sondagens aos colaboradores citavam uma preferência pela continuação do trabalho remoto. Essa atitude mudou rapidamente, especialmente nos EUA, com a rápida e eficiente implementação de vacinas. Os estudos mostram agora que a maioria dos trabalhadores quer voltar a um escritório. A única forma de saber realmente o que irão valorizar é chamá-los de volta e ver o que acontece. Mas isso faz-nos chegar à pergunta mais importante: Como?

Experiências rápidas e baratas
Neste momento, faltam-vos dados para saberem exactamente o que as vossas equipas vão querer. Rejeitem a tentação de contratar uma firma dispendiosa de arquitectura ou design. Em vez disso, tragam de volta pequenos grupos de trabalhadores e aprendam com as experiências. É isso que a Salesforce de São Francisco está a fazer, começando por aqueles que estão mais ansiosos por regressar, modestos grupos de 100 colaboradores vacinados que se voluntariam para voltar mais cedo.

Antes de abordarem o mobiliário e a disposição do escritório, devem enfrentar algumas duras realidades, a começar pelo nosso medo da doença ou da morte. Isto requer empatia, principalmente para quem possa ter perdido um ente querido. Depois há o tremendo isolamento social que todos temos vivido. Temos de reaprender a estar uns com os outros. Quão próximos devemos sentar-nos ou ficar juntos? Podemos agora realizar algumas reuniões no exterior, ou em espaços mais abertos, no interior? Almoçar ou beber café juntos será considerado arriscado, mesmo depois de estarmos vacinados?

Podemos confiar que os nossos colegas vão usar as máscaras adequadas? Não são os arquitectos ou consultores que vão responder a estas perguntas. Exemplo: milhares de barreiras de acrílico foram instaladas no ano passado por toda a parte, e foram gastos centenas de milhões de euros em limpezas extensivas, despesas que têm benefícios insignificantes na domesticação do vírus. Evitem o “teatro de higiene”, o tempo e custo desnecessários dos esforços extremos de desinfecção. As investigações mostram cada vez mais que é extremamente improvável que as pessoas sejam infectadas através do contacto com germes em objectos ou superfícies contaminados. Concentrem-se antes na redução do risco de gotículas respiratórias que possam transportar o vírus infeccioso – instalando ou actualizando sistemas HVAC modernos, purificadores de ar e, sempre que possível, abrindo simplesmente janelas. A circulação de ar é benéfica.

A pergunta é, como fazer com que as vossas pessoas se sintam seguras? Comecem com políticas razoáveis que encorajam e apoiam a vossa comunidade. O distanciamento e o uso adequado da máscara é uma das mensagens mais fortes. Mas muitos políticos e executivos continuam a interpretar isto erradamente, estando demasiado próximos uns dos outros enquanto estão em espaços interiores. As máscaras são protectoras, mas ainda é prudente manter a distância dos outros enquanto estiverem dentro do escritório.

Vão precisar de um plano para a fase de transição. Políticas claras com imagens para o uso de máscaras, incluindo o que as pessoas devem fazer se tiverem febre ou não se sentirem bem. Devem imprimir estas mensagens e exibi-las de forma proeminente em torno do espaço de trabalho. Só porque enviaram um email, não significa que todos o tenham lido.

Leia o artigo na íntegra na edição de Julho (nº.127) da Human Resources, nas bancas.

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